籌備一場會議，尤其是一場大型會議，涉及的環(huán)節(jié)很多，準備周期長，事情繁雜，容易出錯，常常要借助一些專業(yè)的會務管理系統(tǒng)，減輕組織工作量，減少出錯幾率，提升會議滿意度。

那使用常見的會議簽到系統(tǒng)到底能為舉辦會議做些什么呢??

下面通過使用相對容易辦會系統(tǒng)“一指傳會議”來說明這些系統(tǒng)能做些什么。

1. 會議報名

傳統(tǒng)模式靠人工模式，如電話，短信，或郵件，弄個excel表做登記，費時費力，還容易出錯。這種也可以用個第三方報名軟件，如微信報名等工具會有些改善，但是僅限報名。報名完成后，主辦方可根據(jù)參加人數(shù)，來訂活動場地，訂酒店，車票或機票。

能否通過會議系統(tǒng)輔助解決？

可以，自動完成，不會出錯。創(chuàng)建會議后，系統(tǒng)自動生成報名二維碼，參會人掃碼即可報名，報名信息自動上傳到系統(tǒng)報名表。主辦方可以根據(jù)參會人信息進行審核，并自動反饋給參會人報名結(jié)果。

2. 參會通知，門票發(fā)放

參會人報名后，要通知參會人時間，地點，注意事項等，同時把簽到門票提前發(fā)給參會人，會前提醒參會人，會議緊急通知等，傳統(tǒng)一般是通過電話，短信，郵件等方式，也是一個費時費力的活。

能否通過會議系統(tǒng)輔助解決？

可以，自動完成，不會出錯。主辦方可以通過會議簽到系統(tǒng)短信群發(fā)功能，一鍵群發(fā)通知短信，也可以發(fā)送參會門票短信給參會人，同時告訴參會人具體的會議報到地點，注意事項等。

3. 會議收費

參加人參會費用，很多通過銀行轉(zhuǎn)賬方式或支付寶方式支付，然后把轉(zhuǎn)賬截圖通過短信或郵件發(fā)給主辦方確認，主辦方要去一個個核對，是一個非常費時工作。

能否通過會議系統(tǒng)輔助解決？

可以，自動完成。主辦方可以通過傳統(tǒng)方式收費，可以借助會議簽到系統(tǒng)來輔助核對，也可以通過第三方平臺代收費。

4. 會議簽到

若使用傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到方式，需要靠人海戰(zhàn)術(shù)，一個幾百人的活動簽到，弄十多個接待員，耗費很多人力，簽到速度慢，簽到體驗非常不好。

能否通過會議系統(tǒng)輔助解決？

可以，自動完成。會議簽到系統(tǒng)可以生成簽到二維碼，參會人掃碼即可簽到，也可以使用會議簽到手機客戶端軟件，掃提前發(fā)給參會人的二維碼門票來簽到，如一指傳會議的簽到助手，類似掃碼槍功能，簽到速度很快，上萬人簽到都不會出現(xiàn)堵塞。

5. 活動統(tǒng)計

舉辦期間查看簽到情況，有多少人還沒來；活動結(jié)束后，統(tǒng)計一下參會情況，如多少報名沒來的，哪個行業(yè)的人數(shù)多些，有多少是空降的等等，為下次籌備活動提供有益的經(jīng)驗。

能否通過會議系統(tǒng)輔助解決？

可以，自動完成。