8個(gè)方面快速提高項(xiàng)目交付速度
項(xiàng)目完成和項(xiàng)目成功地完成是兩個(gè)不同的概念。作為一個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目管理人員，需要確保項(xiàng)目盡可能地輸出好的成果，這個(gè)成果要滿足以下兩個(gè)基本要求，才能算是真正成功的項(xiàng)目交付，其中 達(dá)到內(nèi)外部客戶滿意的要求 是最重要的。
達(dá)到基本的質(zhì)量要求
達(dá)到內(nèi)外部客戶滿意的要求
以下是整理的8個(gè)方面提高項(xiàng)目交付速度，供大家參考。
提前開始
停止多任務(wù)
設(shè)定預(yù)期
并行增加工作量
減少需求
優(yōu)化依賴關(guān)系
嘗試增加風(fēng)險(xiǎn)
優(yōu)先排序
一、提前開始
如果在項(xiàng)目還沒有正式開始之前，項(xiàng)目經(jīng)理就已經(jīng)知道項(xiàng)目的時(shí)間限制，那么可以提前做好項(xiàng)目的準(zhǔn)備工作。特別是對(duì)于項(xiàng)目需要交付的內(nèi)容做好提前規(guī)劃，對(duì)于確定性的工作形成合適的規(guī)劃，對(duì)于不確定的部分提前做好變化應(yīng)對(duì)。一旦不確定性的工作確定下來，可以節(jié)省項(xiàng)目前期規(guī)劃的時(shí)間，加快整個(gè)項(xiàng)目的交付進(jìn)度。
提前組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，盡早進(jìn)入工作狀態(tài)。
與客戶進(jìn)行需求交流，盡早確定需求范圍和優(yōu)先級(jí)。
對(duì)確定的需求提前進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)劃。
將確定的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)換為項(xiàng)目任務(wù)和工作包，形成初步的項(xiàng)目計(jì)劃。
對(duì)不確定需求，提前制定假設(shè)和方案，待確定后快速推進(jìn)。
提前準(zhǔn)備技術(shù)方案，評(píng)估不同方案的可行性。
預(yù)先確定供應(yīng)商，簽訂合同，準(zhǔn)備材料。
制定項(xiàng)目進(jìn)度表、資源計(jì)劃，確定項(xiàng)目范圍。
提前測試相關(guān)工具、環(huán)境，確?？捎眯浴?/p>
制定風(fēng)險(xiǎn)管理策略，識(shí)別可能的風(fēng)險(xiǎn)因素。
二、停止多任務(wù)
許多報(bào)告和研究表明，在項(xiàng)目中不斷從一個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)向另一個(gè)任務(wù)是一種不切實(shí)際的工作方式，而且這種方式反而會(huì)讓工作效率變得更低。項(xiàng)目經(jīng)理需要確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員每天留出專用的時(shí)間專注于某一個(gè)任務(wù)，這樣他們才能更好地完成工作，更少地分心，更有可能在截止期限前完成任務(wù)。
制定項(xiàng)目工作規(guī)范，建立不間斷工作時(shí)間段，減少隨機(jī)任務(wù)切換。
對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)間進(jìn)行合理規(guī)劃，留出至少2-3小時(shí)的專注工作區(qū)間。
在專注區(qū)間內(nèi)，關(guān)閉通訊工具，減少外部干擾。
制定個(gè)人工作計(jì)劃表，按優(yōu)先級(jí)專注于一項(xiàng)任務(wù)，避免跳躍作業(yè)。
優(yōu)化工作環(huán)境，減少外界干擾源。
建立時(shí)間管理意識(shí)，記錄每個(gè)工作區(qū)間的產(chǎn)出。
跟蹤工作進(jìn)度，衡量多專注工作的效果提升。
培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)自律習(xí)慣，鼓勵(lì)單項(xiàng)任務(wù)深度完成。
合理安排休息，保證工作效率。
不斷優(yōu)化多任務(wù)問題，提升團(tuán)隊(duì)效率。
三、設(shè)定預(yù)期
> 不要總是以為項(xiàng)目的發(fā)起人對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量都關(guān)注，他們可能只會(huì)關(guān)注其中的某一個(gè)方面。項(xiàng)目經(jīng)理要管理項(xiàng)目關(guān)鍵利益相關(guān)者的期望，一定要找出對(duì)方最為關(guān)注的點(diǎn)。這是非常重要的一件事，這樣一旦項(xiàng)目中出現(xiàn)沖突的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理可以做出一定的取舍。如果重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量，并想要提前交付完成，那就可以在保證質(zhì)量的前提下要求增加資源。
與項(xiàng)目發(fā)起人和關(guān)鍵利益相關(guān)方進(jìn)行充分溝通，理解各方的需求和期望。
制定項(xiàng)目三角管理框架，評(píng)估客戶對(duì)成本、進(jìn)度、質(zhì)量、范圍各方面的關(guān)注點(diǎn)。
對(duì)客戶進(jìn)行需求調(diào)研和訪談，確認(rèn)關(guān)鍵的期望指標(biāo)。
構(gòu)建項(xiàng)目目標(biāo)體系，確定客戶的主要關(guān)注點(diǎn)，如質(zhì)量或交付時(shí)間。
根據(jù)主要關(guān)注點(diǎn)設(shè)定項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)，形成項(xiàng)目章程。
進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，識(shí)別可能影響關(guān)鍵關(guān)注點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)因素。
制定風(fēng)險(xiǎn)緩解策略，保證達(dá)成客戶關(guān)鍵預(yù)期。
與客戶持續(xù)溝通，明確范圍變更對(duì)預(yù)期的影響。
在項(xiàng)目執(zhí)行中優(yōu)先保證客戶關(guān)鍵關(guān)注點(diǎn)，做出必要權(quán)衡和取舍。
不斷確認(rèn)客戶的關(guān)注點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)。
四、并行增加工作量
項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)項(xiàng)目中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行審核和分析，看看哪些工作可以早點(diǎn)啟動(dòng)，哪些工作需要和其他任務(wù)一并執(zhí)行。項(xiàng)目經(jīng)理需要同時(shí)注意資源管理，因?yàn)槟銦o法安排同一個(gè)人同時(shí)執(zhí)行兩項(xiàng)任務(wù)，如果確實(shí)增加了工作量，那就需要引進(jìn)更多的人來幫助你進(jìn)行任務(wù)管理。
分析任務(wù)依賴關(guān)系，識(shí)別可以并行執(zhí)行的任務(wù)。
對(duì)獨(dú)立任務(wù)進(jìn)行資源評(píng)估，確定可以增加的并行工作量。
根據(jù)關(guān)鍵路徑，優(yōu)先使關(guān)鍵任務(wù)盡早開始。
對(duì)冗余資源較充裕的任務(wù)適當(dāng)提前啟動(dòng)。
重新制定資源計(jì)劃，擴(kuò)充項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提供并行任務(wù)所需資源。
制定多團(tuán)隊(duì)協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)。
監(jiān)控各并行任務(wù)的進(jìn)展，必要時(shí)進(jìn)行資源調(diào)配。
合理安排任務(wù)優(yōu)先級(jí)，平衡資源使用。
加強(qiáng)項(xiàng)目整體計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)管理。
避免過度并行增加項(xiàng)目管理復(fù)雜度。
五、減少需求
項(xiàng)目經(jīng)理可以與項(xiàng)目發(fā)起人一起商量這個(gè)項(xiàng)目究竟能砍掉些什么，哪些可選的要求能夠取消，將范圍縮小到實(shí)際可以實(shí)現(xiàn)的交付工作量。通過這種方式可以去掉不能為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目主要目標(biāo)增值的任務(wù)，也就是意味著縮小項(xiàng)目的范圍，從而減少交付工時(shí)，加快項(xiàng)目完成進(jìn)度。
與客戶溝通確定核心需求和次要需求。
對(duì)次要需求進(jìn)行價(jià)值分析，評(píng)估其實(shí)施的優(yōu)先級(jí)。
制定不同的交付方案，包含次要需求的全量和簡化版本。
估算各方案的交付進(jìn)度，與客戶討論不同方案的業(yè)務(wù)影響。
根據(jù)客戶的意見，確定移除或簡化的次要需求。
更新需求文檔，移除或標(biāo)記出簡化處理的需求。
重新評(píng)估工作量和交付時(shí)間表，更新項(xiàng)目計(jì)劃。
調(diào)整資源分配，將精力集中在核心需求的交付上。
加強(qiáng)對(duì)范圍變更的管理，避免需求不斷膨脹。
提高客戶溝通頻率，及時(shí)獲取客戶反饋。
六、優(yōu)化依賴關(guān)系
項(xiàng)目中各項(xiàng)任務(wù)之間的依賴關(guān)系在調(diào)度中非常重要，而且往往是項(xiàng)目計(jì)劃中的關(guān)鍵組成部分，也意味著項(xiàng)目任務(wù)必須按照順序進(jìn)行。但是，實(shí)際的項(xiàng)目交付并非一成不變地按照項(xiàng)目經(jīng)理制訂的計(jì)劃來進(jìn)行。這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理要檢查所有的依賴關(guān)系，看看哪些是必需的，哪些是需要去除的。大多數(shù)情況下都能發(fā)現(xiàn)一些可以改變和優(yōu)化的地方。
清理任務(wù)之間不必要的依賴關(guān)系，識(shí)別可以同時(shí)進(jìn)行的任務(wù)。
對(duì)依賴關(guān)系進(jìn)行質(zhì)疑和驗(yàn)證，確定必須依賴的關(guān)鍵任務(wù)鏈。
采用方法設(shè)計(jì)、敏捷開發(fā)等，使任務(wù)模塊更加獨(dú)立。
明確依賴關(guān)系中的關(guān)鍵路徑任務(wù)，縮短其時(shí)長。
對(duì)冗余依賴任務(wù)進(jìn)行重構(gòu)、優(yōu)化或外包。
增加資源投入，使依賴任務(wù)可以并行推進(jìn)。
引入新的技術(shù)或方法，簡化任務(wù)流程，減少依賴。
加強(qiáng)溝通協(xié)作，使信息流通，及時(shí)消除依賴。
監(jiān)控依賴關(guān)系變化，及時(shí)更新項(xiàng)目計(jì)劃。
繼續(xù)尋找簡化依賴的新思路。
七、嘗試增加風(fēng)險(xiǎn)
很多時(shí)候，過于保守地執(zhí)行計(jì)劃會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度緩慢。如果出現(xiàn)這種情況，為了更快地交付，項(xiàng)目經(jīng)理可以嘗試做出一些改變而不是墨守成規(guī)。項(xiàng)目本身的存在即是一種風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該簡單地避免風(fēng)險(xiǎn)，而是要學(xué)會(huì)管理風(fēng)險(xiǎn)，需要查看項(xiàng)目規(guī)劃階段時(shí)的假設(shè)，看看能否通過一些假設(shè)來推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度。
識(shí)別項(xiàng)目進(jìn)展緩慢的領(lǐng)域，尋找可采取的風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)增加進(jìn)行成本效益分析，評(píng)估收益和代價(jià)。
優(yōu)先選擇對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度影響顯著、風(fēng)險(xiǎn)較可控的方案。
制定風(fēng)險(xiǎn)緩解和應(yīng)急策略，做好風(fēng)險(xiǎn)管理。
留出時(shí)間和資源增加風(fēng)險(xiǎn)緩沖。
與團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)方溝通，獲取支持。
監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)狀況，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整策略。
加強(qiáng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，衡量風(fēng)險(xiǎn)的成效。
記錄風(fēng)險(xiǎn)管理過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
不斷提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和管理能力。
八、優(yōu)先排序
項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)工作量和要求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，將低優(yōu)先級(jí)的工作或項(xiàng)目延后，提前完成項(xiàng)目中的高優(yōu)先級(jí)部分。
明確項(xiàng)目關(guān)鍵路徑和里程碑節(jié)點(diǎn)。
根據(jù)客戶需求與項(xiàng)目目標(biāo)，確定各項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。
制定優(yōu)先級(jí)評(píng)估矩陣，評(píng)分確定任務(wù)順序。
優(yōu)先安排關(guān)鍵路徑和高優(yōu)先級(jí)任務(wù)所需資源。
優(yōu)化資源計(jì)劃，將非關(guān)鍵任務(wù)適當(dāng)推遲。
對(duì)低優(yōu)先任務(wù)簡化要求，減少工作量。
提前完成高優(yōu)先級(jí)任務(wù)，為后續(xù)任務(wù)創(chuàng)造緩沖。
與客戶溝通，獲取對(duì)優(yōu)先級(jí)的確認(rèn)。
監(jiān)控進(jìn)展情況，必要時(shí)調(diào)整任務(wù)優(yōu)先級(jí)。
持續(xù)總結(jié)和改進(jìn)優(yōu)先排序的決策機(jī)制。
