一、格式主體

（一）標題

1.一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列應當使用梯形或菱形。

2.由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

3.發(fā)文機關名稱應當使用法定全稱或者通用的規(guī)范化簡稱。

4.文種作為中心詞不可省略，要求準確、恰當、規(guī)范。

（二）主送機關

1.編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。

2.是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。

3.主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

4.同類型機關內的同級別機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間使用逗號分隔。

5.直接向社會公眾發(fā)布的公文，不需標注主送機關。

（三）正文

1.公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。

2.文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。

3.正文中引用公文時，必須先引用標題、后引用發(fā)文字號。

（四）附件說明

1.如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。用以表示公文附件的順序號和名稱。

2.如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）。

3.附件名稱后不加標點符號。

4.附件名稱較長需回行時，與上一行附件名稱的首字對齊。

（五）發(fā)文機關署名

1.在成文日期之上、以成文日期為準居中編排。

2.署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（六）成文日期

1.一般右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。月、日不編虛位（即1不編為01）。

2.署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。

3.聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（七）印章

1.單一機關行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

2.聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

3.有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文、電報、紀要可以不加蓋印章。

（八）附注

1.居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

2.用以表示公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（九）附件

1.應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。

2.“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行；附件標題居中編排在版心第三行。附件格式要求同正文。

3.用以表示公文正文的說明、補充或者參考資料。

4.?公文附件是正文內容的組成部分，與正文具有同等效力。

二、版頭

（一）份號

1.一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2.公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限

1.一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。如“機密★1年”。

2.涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

3.凡未標注保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。

（三）緊急程度

1.一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。

2.緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。

3.電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文機關標志

1.居中排布，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色。

2.由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

3.聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前。

4.聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號

1.編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

2.聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人

1.由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。

2.上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

三、法定公文文種

法定公文種類主要有十五種，分別為：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

（一）決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

【關鍵詞】無會議無決議。

（二）決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

【關鍵詞】獎懲均可以；用決定撤銷決定。

（三）命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

【關鍵詞】強制性；只能嘉獎不能懲罰。

（四）公報：適用于公布重要決定或者重大事項。

【關鍵詞】新聞性、報道性。

（五）公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

【關鍵詞】國內外告知。

（六）通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

【關鍵詞】一定范圍內告知。

（七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

【關鍵詞】行文具有多向性（可上可下可平行）。

（八）通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

【關鍵詞】要求下級執(zhí)行；批轉/轉發(fā)/印發(fā)。

（九）通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

【關鍵詞】獎懲均可以；側重于教育性、說理性。

（十）報告：適用于向上級匯報工作、反映情況，回復上級機關詢問。

【關鍵詞】事前/事中/事后均可報告；單向性。

（十一）請示：適用于向上級機關請求指示、批準。

【關鍵詞】必須事前請示；（期復性）雙向性。

（十二）批復：適用于答復下級機關請示事項。

【關鍵詞】被動性。

（十三）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

【關鍵詞】由政府提報；向同級人大/人常。

（十四）函適：用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

【關鍵詞】不相隸屬。

（十五）紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

【關鍵詞】記載主要情況而非所有情況；唯一的記錄性公文。

四、常見文種辨別

（一）通告、通報、通知的區(qū)別

1.通告：一定范圍內告知公眾遵守；行文對象為公眾；事前行文。

2.通知：要求下級機關周知并執(zhí)行、批轉、轉發(fā)；行文對象為下級機關；事前行文。

3.通報：表彰、批評，針對已發(fā)生的事項，具有教育性，說理性；行文對象為公眾或下級機關；事后行文。

（二）公告和通告的區(qū)別

1.公告：發(fā)文機關多為高級別行政機關及其職能部門；國內外均可告知；發(fā)布內容為重要事項或法定事項。

2.通告：發(fā)文機關為黨政機關、企事業(yè)單位、社會組織等；一定范圍內告知；發(fā)布內容為公眾應當遵守或周知的事項。

五、行文規(guī)則

（一）基本行文規(guī)則

1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

2.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

越級行文的情況：

（1）遇有特殊重大緊急情況，如戰(zhàn)爭、自然災害等，如逐級上報，可能會延誤時機，造成重大損失時；

（2）經(jīng)多次請示直接上級，長期未得到解決的重大問題；

（3）上級領導或領導機關交辦，并指定越級直接上報的事項；

（4）直接上下級機關有爭議，而無法解決的重大問題；

（5）詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯(lián)系；

（6）對直接上級機關或領導進行檢舉、控告。

（二）上行文規(guī)則

向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

1.原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

3.下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，

應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

5.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

6.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

（三）下行文規(guī)則

向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

4.涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

（四）特殊行文規(guī)則

同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

六、公文的擬制辦理和管理

（一）公文擬制

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

1.起草：機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

2.審核：公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

3.簽發(fā)

（1）公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。

（2）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

（3）聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。

（二）公文辦理

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

1.發(fā)文辦理

發(fā)文辦理主要程序是：

（1）復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

（2）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

（3）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（4）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

2.收文辦理

收文辦理主要程序是：

（1）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（2）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（3）初審。對收到的公文應當進行初審。

（4）承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。

（5）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（6）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

（7）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

3.整理歸檔

（1）需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

（2）兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。

（3）機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

（三）公文管理

1.黨政機關公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

2.公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

3.公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文機關批準。涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

4.復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

5.公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

6.不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

7.機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

8.新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。