企業(yè)該如何打造響應(yīng)型供應(yīng)鏈模式之需求流程要義

在前幾周的文章中，曉閑系統(tǒng)介紹了一個需求流程的步驟及各步驟的內(nèi)容。

那些內(nèi)容并不能徹底闡明清楚需求流程這個概念，在今天的文章中，曉閑將會更進(jìn)一步闡明一個需求流程的核心方面。下面，曉閑將會介紹其中的一些關(guān)鍵所在。

1.流程核心

當(dāng)企業(yè)在執(zhí)行需求流程時，應(yīng)當(dāng)注意的是環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)是不一樣的。在一個完整的需求流程中，有些環(huán)節(jié)非常重要，而有些環(huán)節(jié)并不重要，這些次要環(huán)節(jié)不過是形式上重要的環(huán)節(jié)，而實質(zhì)上屬于最不重要的環(huán)節(jié)。

在曉閑看來，在整個需求流程中，需求產(chǎn)生環(huán)節(jié)是整個流程中最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，它會決定一個需求的合理性和需求流程的合理性，其成功與好壞決定了整個企業(yè)需求端和供應(yīng)端管理的質(zhì)量好壞，另外，它決定了一個企業(yè)是否應(yīng)該繼續(xù)為這樣的一個潛在需求而支付額外的更多的成本以及為了支付這些成本是否有價值。

因為不合理的需求的執(zhí)行或者企業(yè)內(nèi)部的不合理的需求流程，企業(yè)會為此而付出相應(yīng)的代價卻沒有任何產(chǎn)出。

有的企業(yè)因為不重視需求評估的管理流程（也就是曉閑所說的需求產(chǎn)生環(huán)節(jié)）或者無人認(rèn)真管需求產(chǎn)生這個環(huán)節(jié)，最終企業(yè)在不合適的時機(jī)執(zhí)行了某個需求的采購，最終導(dǎo)致企業(yè)遭受了本可以避免重大損失。

在不合適的時機(jī)采購可能意味著這個采購活動的原料原本就不該采購（因為沒有需求），也可能是因為在價格非常高的時間點采購而導(dǎo)致產(chǎn)生嚴(yán)重的存貨跌價準(zhǔn)備；

也有企業(yè)因為不重視需求產(chǎn)生管理而在采購合同審批環(huán)節(jié)中將已經(jīng)批準(zhǔn)生效的需求申請退回，其退回原因是考慮降低不必要的成本，這意味著：企業(yè)曾經(jīng)批準(zhǔn)這個需求的決策是無效的；

在曉閑看來，不論是上面的哪一個場景，它的發(fā)生其實本質(zhì)上意味著一個企業(yè)的需求流程是有問題的，也就是曉閑上次文章所論述的“輕需求審核，重采購審核”的問題，它本質(zhì)上體現(xiàn)了流程制定者的思維中存在的隨意和不重需求管理的思維弊端。

而按照重要性排序，排列在需求產(chǎn)生環(huán)節(jié)之后的環(huán)節(jié)則是需求評估和需求定義環(huán)節(jié)，需求評估環(huán)節(jié)則關(guān)系到未來企業(yè)的采購流程成本以及采購物料的成本高低和合理性。

需求評估環(huán)節(jié)則主要是明確采購需求以及進(jìn)行成本預(yù)算。

企業(yè)在需求評估環(huán)節(jié)中明確自己的需求是什么，并產(chǎn)生相應(yīng)的需求方案，其重要性值得考量。

為什么需求評估重要性要排在需求產(chǎn)生之后呢？

這是因為：如果一個需求本身就不合理或者不該發(fā)生，那么，企業(yè)內(nèi)部是不該去進(jìn)行曉閑所說的需求評估的。企業(yè)是盈利機(jī)構(gòu)，它不應(yīng)該為了一個不該產(chǎn)生的需求而執(zhí)行后續(xù)的方案評估以及采購環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生較多的沉沒成本。

有的企業(yè)不重視需求流程的執(zhí)行，“需求部門”隨意提交一些未經(jīng)過嚴(yán)肅評估的需求，待采購部門經(jīng)過各種途徑去進(jìn)行詢價和談判后，“需求部門”的負(fù)責(zé)人一看這個需求的成本，也覺得成本過高，最終決定“不買了”，如果在需求生效之后再采購，那為什么要浪費這樣的人力成本去推動采購而最終又不采購呢？

不合理的流程制度會產(chǎn)生高昂的人力成本損失，更糟糕的是——可能沒人會意識到這是一種成本。

此外，資源匹配是一個相對比較重要的環(huán)節(jié)，它會產(chǎn)生一定的影響，畢竟在這個環(huán)節(jié)中，“需求部門”需要進(jìn)行需求評估以確定自身的需求能否得到滿足，但其重要性就僅限于此了。

而項目規(guī)劃是一件非常重要的事情，它是啟動需求的源泉，不過呢，項目規(guī)劃往往是被需求流程本身以外的力量驅(qū)動的。

因此，對于一個需求流程而言，其重要性并沒有那么大，因為在需求流程中，一個幾千萬的大項目可能不一定會驅(qū)動企業(yè)發(fā)起一次采購行為，而一個幾千塊錢的項目可能都需要企業(yè)走一次采購流程，一個潛在需求能不能通過整個環(huán)節(jié)并不取決于項目規(guī)劃本身，而是取決于更加重要的需求產(chǎn)生等環(huán)節(jié)。

而最后一個環(huán)節(jié)需求生效環(huán)節(jié)基本上屬于整個環(huán)節(jié)中最不重要的環(huán)節(jié)，它不過是一個形式上重要但實際不重要的環(huán)節(jié)，它的作用在于給予企業(yè)最后一次慎重決策的機(jī)會。

2.流程特征

需求流程是一個非常正式的流程，在這個流程的執(zhí)行過程中，企業(yè)內(nèi)部需要格外留意其中的嚴(yán)肅性問題以及其他一些特征，下面曉閑將會介紹其中的幾個重要特征。

A.執(zhí)行嚴(yán)肅

需求流程是一個嚴(yán)肅的流程，對于任何相關(guān)方而言都需要嚴(yán)肅對待，這里不僅包括“需求部門”，而且還包含審核人和審批人。

a.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

如果“需求部門”需要向公司層面申請采購原料、設(shè)備等物資時，應(yīng)當(dāng)盡量拿出一些客觀的標(biāo)準(zhǔn)去陳述采購的必要性，請注意需求的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)是非主觀的。

其中的關(guān)鍵在于需求部門應(yīng)當(dāng)提供充分的理由去支持其需求的合理性，對于重大項目或者資金支出較高的需求，需求部門甚至應(yīng)當(dāng)出具書面文件說明以支持為其采購該需求的合理性。比如：讓需求部門出具說明描述其采購數(shù)量的合理性。

當(dāng)然，對于需求流程而言，其中的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)并不僅僅只是這一個維度，需求流程的審核和批準(zhǔn)同樣應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)內(nèi)部何時可以批準(zhǔn)一個采購申請都取決于這個需求是否滿足相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以及交付物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面是否能夠得到滿足。

b.嚴(yán)格執(zhí)行

需求流程的嚴(yán)肅性還體現(xiàn)在另外一個方面，那就是——需求的審批、執(zhí)行和取消都非常嚴(yán)肅。

需求審批

需求審批的嚴(yán)肅性體現(xiàn)在流程中的3個環(huán)節(jié)，分別是：需求產(chǎn)生、需求評估和需求生效。不管在哪個環(huán)節(jié)中，審批都是一件嚴(yán)肅的事情。

在需求產(chǎn)生環(huán)節(jié)中，由專業(yè)人士評估資源匹配的結(jié)果，以判斷資源是否充足的問題。

而在需求評估環(huán)節(jié)中，由專業(yè)人士評估是否需要投資資源來采購所需購買的物資。

而在需求生效環(huán)節(jié)中，企業(yè)擁有了一次否定某個需求是否應(yīng)當(dāng)被采購的機(jī)會。

由于企業(yè)內(nèi)部通過了3次嚴(yán)肅的審批流程，這意味著這個需求不應(yīng)當(dāng)是隨意的，而是非常嚴(yán)肅的事情。

需求執(zhí)行

而需求執(zhí)行的嚴(yán)肅性主要體現(xiàn)在采購團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)交付掉‘需求部門“所需的物資。

由于需求流程審核的嚴(yán)格性，這意味著一個需求的需求時間、數(shù)量和參數(shù)都是嚴(yán)格的，應(yīng)該被嚴(yán)格執(zhí)行的，因此，在采購團(tuán)隊實際實施采購的環(huán)節(jié)中，不應(yīng)該出現(xiàn)討價還價的問題。

比如：如果需求要求必須30天內(nèi)交付掉所需的物資，一旦通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徤暾垖徟鞒?，那么，采購團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)盡一切可能在30天內(nèi)交付掉全部的物資。

當(dāng)然，在企業(yè)內(nèi)部容易出現(xiàn)討價還價的問題卻不影響項目的實施，其原因可能在于2個方面：

其一、全部的流程本身就不規(guī)范，“需求部門“自己未能嚴(yán)格執(zhí)行流程，提出的采購申請很隨意，那么，五十步笑百步，他們不應(yīng)該當(dāng)方面要求采購團(tuán)隊按時間到貨。

其二、需求本身不合理，有的“需求部門“提出申請要求在30天內(nèi)交付貨物，但實際上可能1年內(nèi)都用不上這些東西，只是“需求部門“覺得應(yīng)該買以及應(yīng)該在30天內(nèi)拿到這些東西才能放心，這同樣意味著：公司內(nèi)的流程是存在問題的。

需求取消

需求取消的嚴(yán)肅性主要體現(xiàn)在2個方面：

其一、超過規(guī)定時間不需采購的物資，應(yīng)當(dāng)取消采購

其二、需要取消采購的物資，其取消應(yīng)當(dāng)由“需求部門“提交需求取消申請或者說明

一個嚴(yán)格經(jīng)過審批的需求，其采購的必要性和及時性是受到企業(yè)內(nèi)部的嚴(yán)格考核和審查的，這樣才意味著企業(yè)管理的合理性。

而如果一個需求始終不能被實施，比如需求部門通知需求暫時不需采購的，這本質(zhì)上就意味著：需求已經(jīng)發(fā)生了變化（比如：不再需要采購該物資），或者曾經(jīng)的需求評估等等環(huán)節(jié)都出現(xiàn)了錯誤或者偏差（即：原本就不應(yīng)該買該物資）。

不管是上述的哪一種情況，一旦一個需求到某個時間節(jié)點還不需要啟動采購，那就意味著這個流程是不合理的，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)取消該物資的采購。

企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該在需求流程中制定嚴(yán)格的需求終止的時間節(jié)點，比如物資交付的周期為6個月的，該需求采購的終止時間點可能需要定在2個月內(nèi)終止，也就是說：如果從采購申請審批通過，如果過了60天還不需要采購該物資，即該采購需求就應(yīng)該被終止掉，原來的采購申請中的該物資的采購單就無效了。

另外，要終止一個需求，應(yīng)當(dāng)由“需求部門“出具正式的說明，通知采購團(tuán)隊終止采購需求。一旦某個采購申請通過了嚴(yán)格地審批，那么，采購團(tuán)隊沒有終止采購申請的權(quán)限，他們能做的就是繼續(xù)執(zhí)行該物資的采購。

c.人員恰當(dāng)

在需求流程中，規(guī)范的流程應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的崗位和部門負(fù)責(zé)每個環(huán)節(jié)的執(zhí)行、規(guī)劃、審核和審批，且其原則應(yīng)當(dāng)是按照分權(quán)、分級的原則對不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)。

應(yīng)當(dāng)規(guī)定在流程中究竟誰具備權(quán)限去提出一個采購申請。

對于生產(chǎn)部或者公司層面上經(jīng)常會用的物料類型，合格的物料需求提出者可能并不是來自于用這個物料的部門，其原因在于這個部門并不能評估物料申請的合理性，而計劃專員卻恰恰是合適的崗位。

而對于部門使用或者部分項目使用的物料，可能需求部門的使用人變成了合適的需求發(fā)起人。

而其中比較關(guān)鍵的是：究竟誰負(fù)責(zé)需求的審核以及審批呢？

其根本的標(biāo)準(zhǔn)在于：這個申請的需求資金規(guī)模多大，批準(zhǔn)這個申請的風(fēng)險有多大，什么崗位或者什么人能為這個需求承擔(dān)風(fēng)險或者負(fù)責(zé)。

本質(zhì)上，這里關(guān)注的就是需求的資金規(guī)模以及崗位的能力水平高低。

比如：對于某些關(guān)系到企業(yè)存亡的采購申請而言，在需求產(chǎn)生環(huán)節(jié)中能夠獲得企業(yè)通過，其批準(zhǔn)人可能需要企業(yè)內(nèi)部最專業(yè)的人員評估，而且還可能需要企業(yè)老板批準(zhǔn)方可往下一步走。

因此，不同的企業(yè)需要根據(jù)自身的情況以及需求特征而選定適合的人員負(fù)責(zé)整個需求流程的關(guān)鍵節(jié)點的審核人和審批人。

3.支持工具

在需求流程中，企業(yè)要評估一個需求，其必要性就在于企業(yè)自身清楚自己的全部需求以及物資的使用和分配情況。

而要想實現(xiàn)上述的目標(biāo)，有一個工具是必不可少的，那就是ERP軟件。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在ERP系統(tǒng)中將全部需要重要的且可能出現(xiàn)多次購買的需求的合同或訂單執(zhí)行情況全部更新好，在對需求流程進(jìn)行評估時，ERP管理的重點在于關(guān)注其采購情況、分配情況以及庫存情況。

因此，采購信息、入庫信息、領(lǐng)料信息、消耗情況等等信息都是整個工作安排的必不可少的信息。

如果項目涉及到了設(shè)備，那么，在ERP系統(tǒng)中，還應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)設(shè)備的安裝和使用信息。

不過呢？有些企業(yè)在日常的管理工作中，并不愿意為了ERP而支付費用，或者不愿現(xiàn)在就支付相關(guān)費用，或者現(xiàn)在還沒準(zhǔn)備好ERP系統(tǒng)。

不管怎么樣，這樣的公司就是沒有使用ERP系統(tǒng)的。

對于沒有ERP系統(tǒng)的企業(yè)，則該公司應(yīng)當(dāng)使用電子表格建立一整套完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的功能。

除了ERP系統(tǒng)或者信息統(tǒng)計外，企業(yè)內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)建立良好的物料編碼規(guī)則。

在需求流程中，企業(yè)內(nèi)部需要關(guān)注的物料編碼的原則是——盡量用同一個物料號代替不同供應(yīng)來源的相同或者相近的物料，換句話說：如果2個物料是可以相互替代的，那么，盡量采用一個物料編碼替代它們。

用相同的物料編碼代表不同來源的同一種東西，就可以統(tǒng)計清楚一種需求的現(xiàn)有供應(yīng)情況。而使用多種物料編碼時，反而不容易統(tǒng)計清楚。

舉例來說：一個企業(yè)現(xiàn)在考慮是否要采購工業(yè)級丙酮原料，該公司有15家丙酮供應(yīng)商，如果該公司將15個供應(yīng)商的丙酮建立多個物料號，那么，就容易出現(xiàn)統(tǒng)計信息的遺漏，畢竟企業(yè)要將15種編號的原料信息全部統(tǒng)計上是不容易的，但如果用一種編號替代所有廠家的丙酮原料，最終不容易出現(xiàn)錯誤，可能遺漏總的丙酮采購量、消耗量和庫存量。

總的來說，在需求管理流程中，有2種必不可少的工具，它們分別是：ERP系統(tǒng)或者統(tǒng)計表格，以及良好的物料編碼規(guī)則。

當(dāng)企業(yè)在管理自身的需求流程時，應(yīng)當(dāng)盡量把握上面的3個方面，如此，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)更好的需求流程的管理，而且可以盡可能降低流程成本。

以上內(nèi)容為需求流程的全部內(nèi)容，在后續(xù)的內(nèi)容中，曉閑將會介紹其他供應(yīng)鏈方面的內(nèi)容。