在企業(yè)的日常管理中，文件管理的重要性不容忽視，隨著科技的發(fā)展，越來越多的企業(yè)將目光投向了企業(yè)文件管理工具，那么該如何選擇企業(yè)文件管理工具呢？首先我們來看看在文件管理過程中可能存在什么樣的問題，先明晰自己的需求，再進行工具的選擇。

企業(yè)文件管理中可能存在的問題

1.文件分散

通常，企業(yè)的各個文件都沒有統(tǒng)一的存儲和管理，而是四處分散在各個部門與項目組中，存儲在員工的個人設(shè)備中。這樣就會導(dǎo)致在使用時，無法快速找到文件，甚至文件會有丟失的風(fēng)險。這不僅極大地影響了工作效率，而且當(dāng)發(fā)生人員流動時，各種文件的交接也是個頭疼的問題，不利于企業(yè)文件知識的沉淀。

2.內(nèi)部文件管理不清晰

部分企業(yè)文件蘊含著企業(yè)的業(yè)務(wù)機密。然而不清晰的管理方式無疑增大了文件泄露的風(fēng)險，惡意刪除泄露企業(yè)文件的新聞比比皆是。傳統(tǒng)文件管理方法無法應(yīng)對企業(yè)對于文件控制的需求。

3.文件協(xié)作效率差

沒有高效的文件協(xié)同方式，就意味著團隊的協(xié)同力無法最大化的發(fā)揮著出來。文件來回傳輸，版本的更改導(dǎo)致團隊內(nèi)部文件版本不統(tǒng)一，需要共同處理文件時只能依賴輪流傳輸編輯的方式，在這個過程中，不僅增加了文件協(xié)作的時間，而且會導(dǎo)致工作失誤的出現(xiàn)。

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