當(dāng)多個(gè)計(jì)劃在運(yùn)行但無法跟蹤支出和資源時(shí)，項(xiàng)目失敗的可能性更高。高效的項(xiàng)目跟蹤可以使團(tuán)隊(duì)保持一致，預(yù)見潛在風(fēng)險(xiǎn)，并確保項(xiàng)目及時(shí)、成功完成。

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跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度需要跟蹤什么

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跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度意味著根據(jù)預(yù)定的基準(zhǔn)，持續(xù)評(píng)估和交流不同任務(wù)的狀態(tài)。這包括監(jiān)控三個(gè)關(guān)鍵參數(shù)：時(shí)間、成本和質(zhì)量。有效跟蹤這些要素可讓你知道項(xiàng)目是否步入正軌。

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●?時(shí)間跟蹤： 是否遵守了里程碑和最后期限？如果沒有，是什么原因造成了延誤？

●?成本跟蹤： 預(yù)算是在預(yù)算范圍內(nèi)還是超支了？如果成本失控，在哪些方面可以節(jié)省開支？

●?質(zhì)量跟蹤： 工作是否達(dá)到了要求的標(biāo)準(zhǔn)和期望？如果沒有，需要做出哪些改進(jìn)？

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雖然這看起來簡(jiǎn)單明了，但在處理許多任務(wù)（通常相互關(guān)聯(lián)）和管理不同規(guī)模的團(tuán)隊(duì)時(shí)，復(fù)雜性就會(huì)出現(xiàn)。

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有效跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的技巧

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1. 確定明確而現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)

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首先要清楚地了解您想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及計(jì)劃如何衡量它。目標(biāo)可以是項(xiàng)目可交付成果、截止日期或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的形式。

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2. 定期更新和溝通

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養(yǎng)成定期更新跟蹤并向所有利益相關(guān)者傳達(dá)項(xiàng)目狀態(tài)的習(xí)慣。有效的溝通能讓項(xiàng)目經(jīng)理定期回顧項(xiàng)目的現(xiàn)有工作。

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項(xiàng)目經(jīng)理還可以每周或每月與團(tuán)隊(duì)開會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)應(yīng)該是了解項(xiàng)目工作的最新情況、所處階段以及討論遇到的障礙。

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3. 設(shè)定嚴(yán)格的期限和里程碑

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有些項(xiàng)目需要幾個(gè)月甚至幾年的時(shí)間才能完成，因此，項(xiàng)目經(jīng)理可以將這樣一個(gè)大型項(xiàng)目分成幾個(gè)階段性目標(biāo)，或是分解為更小的、可管理的任務(wù)，以評(píng)估項(xiàng)目是否按時(shí)完成。此外，項(xiàng)目經(jīng)理還可以通過檢查團(tuán)隊(duì)是否實(shí)現(xiàn)了里程碑來評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)度。

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4. 通過客戶反饋衡量定性進(jìn)度

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綿延數(shù)月甚至數(shù)年的項(xiàng)目可以進(jìn)行定性分析。為此，你可以選擇這兩種方法之一或?qū)⑺鼈兘Y(jié)合起來：

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●?每月或每季度舉辦一次會(huì)議，與客戶聊天以了解反饋，這也有助于建立客戶關(guān)系。

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●?向客戶發(fā)送反饋或滿意度調(diào)查。請(qǐng)他們?cè)u(píng)價(jià)你的工作、服務(wù)和溝通質(zhì)量。

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5. 建立項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告

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狀態(tài)報(bào)告的目標(biāo)是概述項(xiàng)目正在發(fā)生的情況及其原因，該報(bào)告應(yīng)該易于理解的。首先弄清楚哪些信息對(duì)您自己衡量進(jìn)度的目的有用，并考慮它對(duì)其他人有用的可能性有多大。

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6. 利用智能工具跟蹤進(jìn)度

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從手動(dòng) Excel 表到項(xiàng)目跟蹤軟件，企業(yè)可以通過多種方式跟蹤項(xiàng)目。在這些工具中，項(xiàng)目管理軟件比其他方法更方便，使項(xiàng)目跟蹤更加輕松省事。此類軟件可自動(dòng)執(zhí)行項(xiàng)目跟蹤任務(wù)，實(shí)時(shí)鳥瞰整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況。項(xiàng)目經(jīng)理還可以使用該工具生成報(bào)告，將當(dāng)前進(jìn)度與預(yù)期進(jìn)度進(jìn)行比較。

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在選擇項(xiàng)目管理軟件時(shí)，實(shí)時(shí)功能是第一考慮要素，可幫助你查看實(shí)際進(jìn)度。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件能自動(dòng)提供實(shí)時(shí)進(jìn)度數(shù)據(jù)，擁有管理項(xiàng)目、資源和成本的功能，廣泛適用于衡量關(guān)鍵目標(biāo)。

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●?促進(jìn)項(xiàng)目規(guī)劃：提供系統(tǒng)內(nèi)文檔共享、甘特圖、看板視圖以及其他敏捷工作流程。

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●?分配任務(wù)：在團(tuán)隊(duì)成員之間分配任務(wù)并在系統(tǒng)上標(biāo)記任務(wù)，每個(gè)人都知道自己需要做什么。

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●?跟蹤時(shí)間： 幫助管理任何類型的項(xiàng)目，還可以配合工時(shí)表來跟蹤每項(xiàng)任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間以及所取得的進(jìn)展。

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●?監(jiān)控項(xiàng)目任務(wù)狀態(tài)：可使用自定義標(biāo)簽，一目了然地看到項(xiàng)目進(jìn)度、任務(wù)進(jìn)度和子任務(wù)進(jìn)度；跟蹤可顯示關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的執(zhí)行情況，讓你了解自己是否達(dá)到目標(biāo)。

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●?設(shè)置項(xiàng)目時(shí)間表：定義所有重要的項(xiàng)目開始和結(jié)束日期，包括資源配置的可視性，了解擁有哪些資源，還需要哪些資源。

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●?工作流程自動(dòng)化：可以從預(yù)先準(zhǔn)備的模板中進(jìn)行選擇以開始使用，也可以完全自定義自己的工作流程以滿足團(tuán)隊(duì)的需求。

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●?移動(dòng)端應(yīng)用：可通過團(tuán)隊(duì)喜歡的任何設(shè)備隨時(shí)隨地訪問任務(wù)并進(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

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8Manage PM項(xiàng)目管理軟件消除了項(xiàng)目跟蹤的大量手動(dòng)工作，并且在查看項(xiàng)目狀態(tài)時(shí)可以真正節(jié)省時(shí)間。項(xiàng)目經(jīng)理可以快速生成報(bào)告，并更深入地了解如何跟蹤目標(biāo)。

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總結(jié)

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無論是想改善團(tuán)隊(duì)溝通，還是只想加快項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目跟蹤工具都是將所有重要信息和協(xié)作集中到一處的最佳方式。

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富有價(jià)值的項(xiàng)目管理軟件8Manage PM不僅能提高工作效率，還能通過自動(dòng)化、與當(dāng)前工具的集成以及在移動(dòng)設(shè)備上工作的靈活性，幫助你維持項(xiàng)目范圍和預(yù)算。