隨著信息化與數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，很多行業(yè)在積極推進(jìn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化轉(zhuǎn)型，當(dāng)然，煤炭行業(yè)也不例外。煤炭作為國(guó)內(nèi)一個(gè)重要的能源產(chǎn)業(yè)，煤炭行業(yè)的檔案管理問(wèn)題一直備受關(guān)注。傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化、信息化、高效化的要求，急需一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、高效的煤炭行業(yè)檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化管理目標(biāo)。下面談一談會(huì)博通煤炭檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)解決方案。

一、煤炭行業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.傳統(tǒng)檔案管理方式工作效率低下。

傳統(tǒng)的手工管理方式，由于操作繁瑣復(fù)雜，需要大量的人力物力和時(shí)間成本，很容易出現(xiàn)信息重復(fù)、錯(cuò)誤、遺漏等問(wèn)題，導(dǎo)致工作效率低下。

2.安全性欠缺。

傳統(tǒng)檔案管理方式缺少有效的安全機(jī)制，檔案信息的泄露和損失難以避免，給煤炭行業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的不良影響。

3.檔案存儲(chǔ)空間有限。

傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)只能依賴于物理存儲(chǔ)介質(zhì)，空間有限，在檔案數(shù)量不斷增加的情況下，存儲(chǔ)空間就會(huì)導(dǎo)致需要頻繁移動(dòng)或淘汰部分檔案，不利于長(zhǎng)期保存和管理。

二、煤炭行業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)目標(biāo)

1.實(shí)現(xiàn)煤炭檔案數(shù)字化管理。

通過(guò)建設(shè)煤炭檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)的檔案數(shù)字化處理、存儲(chǔ)、檢索等功能的實(shí)現(xiàn)，提高信息的集成度和共享度，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)。

2.提高工作效率。

煤炭檔案管理系統(tǒng)能夠有效提高工作效率，縮短了檔案查找的時(shí)間，改善了文件傳遞與處理的效率，減少了檔案整理和維護(hù)的工作量，提高了工作效率和檔案歸檔的速度。

3.確保安全性。

煤炭檔案管理系統(tǒng)建成后，可通過(guò)設(shè)置權(quán)限、加密等手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全保障，加強(qiáng)檔案信息的保密性和完整性。

4.實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存。

煤炭檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)備份，可以使檔案在存儲(chǔ)方面取得長(zhǎng)足進(jìn)展，對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存具有特殊的意義。

三、會(huì)博通煤炭檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施方案

1.建設(shè)新型網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。

采用數(shù)字復(fù)制、數(shù)字掃描等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)數(shù)字檔案，并通過(guò)新型網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)全局檔案的綜合管理。

2.優(yōu)化搜索功能。

應(yīng)用AI技術(shù)將大量信息歸并后，建立多組織/多角色的共享平臺(tái)，便于精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)查找，提高數(shù)據(jù)調(diào)用速度。

3.確保數(shù)據(jù)安全。

通過(guò)統(tǒng)一規(guī)范，建立安全管理和權(quán)限管理模式，盡可能地堵塞數(shù)據(jù)損毀的漏洞，對(duì)外授權(quán)訪問(wèn)。

4.引進(jìn)可視化檔案管理應(yīng)用。

采用先進(jìn)的可視化技術(shù)，在煤炭檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)各種分類檔案的可視化管理，便于管理人員進(jìn)行直觀化操作，提高管理效率。

5.檔案管理規(guī)范化。

形成完整的檔案管理規(guī)范，對(duì)企業(yè)內(nèi)的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)行培訓(xùn)，構(gòu)建高信任管理體系，規(guī)范行業(yè)檔案管理。

四、信息化建設(shè)后的優(yōu)勢(shì)

1.整合各類信息，有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成共享，減少重復(fù)建設(shè)，優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，節(jié)約成本。

2.提升工作效率，使設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)更加順暢，操作更加規(guī)范，并加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性、保密性，規(guī)范操作流程。

3.為后續(xù)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用預(yù)留好了基礎(chǔ)，為業(yè)務(wù)拓展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為行業(yè)發(fā)展建立了可靠的數(shù)據(jù)支撐。

使用煤炭檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)是煤炭企業(yè)重要的信息化建設(shè)措施，對(duì)于保證數(shù)據(jù)的安全性和檔案存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性有重要的意義。將利用互聯(lián)網(wǎng)集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、加密、可視化技術(shù)應(yīng)用到煤炭檔案管理中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)、審批、流轉(zhuǎn)和共享，提高信息整合度和共享度，加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，為健康、穩(wěn)定、可持續(xù)的煤炭資源開(kāi)發(fā)和利用提供有力的支撐。

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