商務(wù)信函怎么寫？

商務(wù)信函是指企業(yè)在開展商務(wù)往來的過程中，用于溝通信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談交易、磋商問題時使用的函件。在商務(wù)活動中，商務(wù)信函起著取得聯(lián)系、溝通買賣愿望、達(dá)成交易、履行合同、促進(jìn)貿(mào)易的作用。

商務(wù)信函主要具有商務(wù)性和憑證性特點。所謂商務(wù)性，是指它主要用于商貿(mào)活動的磋商，與一般信函相比，它的內(nèi)容比較單一。所謂憑證性，是指貿(mào)易雙方來往的商務(wù)信函可作為訂立合同、協(xié)議的憑證，一旦雙方當(dāng)事人發(fā)生爭執(zhí)或糾紛，商務(wù)信函也可作為解決矛盾和糾紛的重要憑證。

商務(wù)信函一般包括信頭、標(biāo)題、行文對象、正文、落款、附件等部分，以下是湖南企發(fā)的小伙伴為您總結(jié)的寫作格式：

1.信頭

商務(wù)信函一般采用本單位特制的信箋，在正文首頁上部已預(yù)先印好信頭，如本單位的名稱、地址、電話、傳真、郵政編碼、電子郵箱等，有的還有商函編號。

2.標(biāo)題

標(biāo)題要概括商務(wù)信函的中心內(nèi)容。有兩種形式：一種是由事由和文種構(gòu)成標(biāo)題，如“希望建立貿(mào)易關(guān)系函”“過期提貨索賠函”；另一種是先寫“事由”兩字，后跟冒號，然后概括該函的中心內(nèi)容，如“事由：要求支付貨款”。

3.行文對象

行文對象即發(fā)函的對象，可以是公司、商號，如“××商行”“××公司”；也可以是個人，一般在名字之后帶上職務(wù)頭銜，以示尊重，如“李××經(jīng)理”。如不清楚對方職務(wù)，可用“先生”“女士”來稱呼。

4.正文

一般包括發(fā)函緣由、發(fā)函事項、希望要求三部分。

（1）發(fā)函緣由。初次去函，可先作自我介紹；已有合作關(guān)系的，可簡述合作情況；雙方頻繁來往的，可直接說明發(fā)函的目的。復(fù)函則要引述對方來函的日期、事由等。

（2）發(fā)函事項。應(yīng)詳細(xì)陳述需告知對方的具體事項，表明自己的看法。復(fù)函一定要針對來函的內(nèi)容作出明確答復(fù)。

（3）希望要求。用一兩句結(jié)束語表達(dá)對收文方的希望和要求，如“特請貴方惠顧并來函詢問”“希望上述答復(fù)能令貴方滿意”等。也可用“特此函達(dá)”“此復(fù)”等慣用結(jié)束語結(jié)束全文。

5.落款

落款包括發(fā)函單位和發(fā)函日期兩個部分。如果以單位名義發(fā)的函，要在發(fā)函單位下一行的發(fā)函日期中間蓋上發(fā)函單位公章。如果以個人名義發(fā)的函，要寫明發(fā)函單位名稱和負(fù)責(zé)人的職銜、姓名，如“××公司經(jīng)理×××”，下一行再寫發(fā)函日期。

6.附件

附件指附在商函之后的相關(guān)材料，如公司簡介、商品價格表、發(fā)票、單證、有關(guān)樣照等。它是函件的重要組成部分，但不是每封函件都有。

以下是湖南企發(fā)的小伙伴為您總結(jié)的寫作注意事項：

1.內(nèi)容明確完整

商務(wù)信函的內(nèi)容必須明白清晰，讓人一看便知道你寫信的目的、要求，因此不能有遺漏、殘缺。比如寫實盤信函，不僅要提出完整的交易條件——商品的名稱、品質(zhì)規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、交貨期、支付方式，而且必須明確規(guī)定有效期限，“上述發(fā)盤×日復(fù)到有效”。如果寫上“以上價格供參考”“價格隨時變動，以通知為準(zhǔn)”等，就不明確，成了虛盤函。如果該發(fā)實盤函誤寫成虛盤函，就會坐失良機，蒙受不必要的經(jīng)濟損失。

2.語言準(zhǔn)確簡明

準(zhǔn)確是指不用有歧義的語句、數(shù)字、術(shù)語，交易條件的標(biāo)注不可模棱兩可。如寫“立即裝運”，具體時間不清楚；“質(zhì)量上乘”，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)未量化都是不準(zhǔn)確的。又如“CIF”與“CFR”僅一個字母之差，卻是兩個不同的價格條款，一旦誤寫將帶來很大損失，萬萬疏忽不得。簡明，即簡單明了，用最經(jīng)濟的語言表達(dá)豐富完整的內(nèi)容，言簡意賅，使對方一目了然。

3.風(fēng)格平實得體

平實，即實實在在。行文時，用平直的敘述。恰當(dāng)?shù)淖h論、簡潔的說明即可，不需要用比喻、夸張等方法進(jìn)行描寫，也不需要抒情。得體，指要根據(jù)不同的情況和不同的對象，使用不同的詞語和語氣。