以“件”為單位進(jìn)行文書檔案整理，是對(duì)以“卷 ”為單位整理檔案工作的延續(xù)，以“件”為單位整理的前提是適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要。

件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計(jì)量單位，它有以下特點(diǎn)：

? 形成是自然的；

? 形式是單個(gè)獨(dú)立成冊(cè)的（實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)體現(xiàn)為一條目錄）；

? 效用是獨(dú)立可用的；

? 是文件歸檔時(shí)的基本保管單位；

01

按“件”裝訂

一般情況以自然形成的每份文件，為一件。

特殊情況

• 正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件，為一件

• 正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件

• 式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊(cè)的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計(jì)表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件

• 正文與文件處理單，為一件

• 正文與發(fā)文稿紙，為一件

• 來文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件；

• 會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，原則上各為一件；

• 一次會(huì)議形成的會(huì)議通知、與會(huì)名單、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話新聞報(bào)道稿等文件各為一件；

• 歸檔前已自然成本（冊(cè)）的會(huì)議記錄本、各種簿冊(cè)（名冊(cè)、圖冊(cè)等），按其固有的裝訂方式，每本（冊(cè)）各為一件；

• 重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件

裝訂前調(diào)整

• 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

• 例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。

• 裝訂前的整修內(nèi)容主要有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。

  
  

裝訂順序

• 正本在前，定稿在后；

• 正文在前，附件在后；

• 原件在前，復(fù)制件在后；

• 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

• 復(fù)文在前，來文在后；

• 中文版本在前，其它文種版本在后；

• 發(fā)文稿紙?jiān)谇埃脑诤螅?/p>

• 文件處理單在前，正文在后；

02

分類

按年度分類：

（1）以每年1月1日至12月31日為一個(gè)自然年度

（2）跨年度形成文件的處理；

• 請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；

• 規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；

• 總結(jié)、決算、報(bào)表，放在針對(duì)的最后一年；

• 會(huì)議文件，放在開幕年；

• 一兩個(gè)內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度；

按組織機(jī)構(gòu)分類：

（1）按單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類，組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列，綜合性機(jī)構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后。

（2）跨部門形成文件的處理

• 業(yè)務(wù)部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門一聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；

• 單位名義召開綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門；

• 參加上級(jí)會(huì)議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門；

• 領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或企業(yè)；

03

排列

歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時(shí)間和重要程度等因素進(jìn)行排列。

①不同保管期限的文件，需分別排列。

②不同機(jī)構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機(jī)構(gòu)（問題）序列排列。

同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。

④因故未及時(shí)歸檔的零散文件，在整理時(shí)可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說明。

04

編號(hào)

05

編目（歸檔文件目錄）

依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的基本條件。

06

裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；同一年度、同一保管期限但不同機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；

07

排架

歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實(shí)體管理。

一般先按保管期限、再按年度、機(jī)構(gòu)或問題排列，具體排列順序根據(jù)分類方案。