會(huì)議資料的準(zhǔn)備是會(huì)議前期籌備工作中的重要一環(huán)，能夠有效的提供有關(guān)該會(huì)議的所有重要信息，讓參會(huì)者在會(huì)前就對(duì)會(huì)議有一個(gè)簡(jiǎn)單的了解，從而在會(huì)議過(guò)程中更好的接收會(huì)議信息。因此在會(huì)議開(kāi)啟前，會(huì)議主辦方都會(huì)準(zhǔn)備以下會(huì)議資料。

快會(huì)務(wù) 會(huì)議管理系統(tǒng)

01文案

文案一般是經(jīng)過(guò)仔細(xì)推敲的，其中清楚列明參加其會(huì)議的目的是什么，以及預(yù)期要達(dá)到的效果。文案的標(biāo)題是以醒目的會(huì)議名稱為主。這樣做效果最佳，寫(xiě)上具有描述性的副標(biāo)題也會(huì)起到很好的效果。文案中必須提供有關(guān)該會(huì)議的所有重要信息，包括會(huì)議的目的、會(huì)議承諾或保證。登記表各項(xiàng)一定要寫(xiě)清楚，所列各項(xiàng)有條理，各項(xiàng)問(wèn)題應(yīng)易于理解，每張表上要有充足的空格以便能寫(xiě)下完整的信息。文案必須保持清新，簡(jiǎn)明和生動(dòng)，能突出想傳達(dá)的信息。

資料的文字寫(xiě)的長(zhǎng)一些比較好，但到底是多寫(xiě)還是少寫(xiě)好，主要取決于文案所描述內(nèi)容的多少而定。以下是對(duì)準(zhǔn)備資料的一些建議：

文案要合理使用文字。

明確告知參會(huì)者參加會(huì)議的意義、會(huì)議的目的等。

有的內(nèi)容要用著重表明以示強(qiáng)調(diào)。

為了引起參會(huì)者的重視，可提供會(huì)議籌劃的最新信息。

如果資料中有圖片，要注以文字說(shuō)明。

正文要簡(jiǎn)明，不要讓重要的信息埋沒(méi)在模凌兩可的段落中。

正文中要有行為指令，如“將你的登記表傳真給我們或打電話告知”或“填表后請(qǐng)及時(shí)上交會(huì)所處”等。

02資料袋

會(huì)議通常需要為每個(gè)與會(huì)者準(zhǔn)備好資料袋并在會(huì)前分發(fā)給他們。資料袋里一般包括以下資料：

會(huì)議議程：

讓與會(huì)者了解的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（或權(quán)威人士）將在會(huì)議上作報(bào)告的提綱或報(bào)告的主要內(nèi)容。

有關(guān)圖文資料：

與會(huì)人員在會(huì)上討論或交流發(fā)言時(shí)需要作記載的表格。

除了紙質(zhì)檔資料外，還可以利用快會(huì)務(wù)創(chuàng)建活動(dòng)會(huì)議，使用會(huì)議資料上傳功能，將會(huì)議資料實(shí)時(shí)展示給參會(huì)者。支持上傳所有活動(dòng)相關(guān)資料，無(wú)格式限制，隨需修改，參會(huì)者可以方便地查看活動(dòng)資料并隨時(shí)下載文件，省去紙質(zhì)會(huì)議資料的制作印刷環(huán)節(jié)，有效節(jié)約會(huì)議資料印制成本，更加綠色環(huán)保。

03會(huì)議簽到表

在會(huì)議開(kāi)始前，為了檢查已經(jīng)通知過(guò)的與會(huì)人員到會(huì)情況（如“準(zhǔn)時(shí)到會(huì)”、“遲到”、“缺席”、“因故請(qǐng)假”等情況），有必要事先準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表。

傳統(tǒng)會(huì)議簽到存在復(fù)雜低效的問(wèn)題，需要花費(fèi)大量人力物力才能完成簽到統(tǒng)計(jì)工作，而利用快會(huì)務(wù)的會(huì)議簽到功能就可以高效率地完成簽到流程，快會(huì)務(wù)提供掃碼簽到、刷臉簽到、定位簽到等4種電子自助簽到方式，簽到數(shù)據(jù)后臺(tái)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、可隨時(shí)查看和導(dǎo)出，能有效防止代簽、防止外人蹭會(huì)，且支持多次簽到，分段活動(dòng)便于統(tǒng)計(jì)。

利用快會(huì)務(wù)籌備會(huì)議，不僅可以方便地進(jìn)行會(huì)議資料的籌備和發(fā)放，還可以幫助你順利完成報(bào)名、簽到、現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)、會(huì)后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等流程，更多辦會(huì)資訊，請(qǐng)關(guān)注快會(huì)務(wù)公眾號(hào)。

五、快會(huì)務(wù)為主辦方提供在智能會(huì)議管理系統(tǒng)

提供從基于平臺(tái)內(nèi)部的內(nèi)容運(yùn)營(yíng)、到體系化的線上營(yíng)銷(xiāo)以及總結(jié)報(bào)告等一站式服務(wù)。

如果您準(zhǔn)備著手布局智能會(huì)議，快會(huì)務(wù)可以提供支持。

快會(huì)務(wù)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，結(jié)合宣傳微站、線上展覽、票務(wù)管理、直播互動(dòng)等核心功能，集展示、引流、互動(dòng)為一體，幫助主辦方提升運(yùn)營(yíng)效率、加速數(shù)據(jù)協(xié)同、加強(qiáng)服務(wù)體驗(yàn)和組織競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)會(huì)展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。