工時(shí)表可以記錄考勤，但你知道它還能幫助你管理項(xiàng)目和監(jiān)控團(tuán)隊(duì)績效嗎？在本文中，了解如何將在線時(shí)間跟蹤與你的日常工作流程相結(jié)合，以調(diào)整你的團(tuán)隊(duì)并提高靈活性。
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在線時(shí)間追蹤與手動
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傳統(tǒng)上，工時(shí)表在每天或每周開始時(shí)打印出來，用來跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)間。但紙質(zhì)工時(shí)表有幾個(gè)缺點(diǎn)：它們可能會丟失，當(dāng)事情發(fā)生變化時(shí)紙質(zhì)表很快就過時(shí)，而且只能有一個(gè)真相來源。
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這就是為什么現(xiàn)代團(tuán)隊(duì)正在轉(zhuǎn)向在線時(shí)間跟蹤技術(shù)。在線工時(shí)表增加了靈活性，允許團(tuán)隊(duì)實(shí)時(shí)報(bào)告工時(shí)。與可打印的工時(shí)表不同，在線時(shí)間追蹤允許你：
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● 實(shí)時(shí)查看變化
● 在需要時(shí)編輯工時(shí)表
● 為特定項(xiàng)目創(chuàng)建工時(shí)表
● 在工時(shí)表上添加多個(gè)變量
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將在線時(shí)間跟蹤與你的團(tuán)隊(duì)的日常工作流程相結(jié)合，可以簡化薪資流程，并幫助你監(jiān)測團(tuán)隊(duì)的可用性和費(fèi)用等事項(xiàng)。它還可以幫助你減少過度工作和倦怠。

如何使用工時(shí)表模板
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工時(shí)表并不難用，但如果團(tuán)隊(duì)成員沒有正確填寫，就會導(dǎo)致工資不準(zhǔn)確，而且修復(fù)起來很麻煩。向你的團(tuán)隊(duì)解釋這個(gè)過程可以防止項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)或不準(zhǔn)確的情況。
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1. 選擇一個(gè)模板
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時(shí)間追蹤的第一步是選擇一個(gè)工時(shí)表模板，這樣你就有了一個(gè)預(yù)設(shè)的時(shí)間表來工作。無論你喜歡關(guān)注團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力還是為客戶計(jì)費(fèi)，你都可以自定義工時(shí)表來滿足你團(tuán)隊(duì)的需要。
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例如，項(xiàng)目工時(shí)表可以跟蹤團(tuán)隊(duì)成員與項(xiàng)目任務(wù)相關(guān)的時(shí)間。團(tuán)隊(duì)成員也可以根據(jù)他們一天中在不同的客戶項(xiàng)目上花了多少時(shí)間來追蹤時(shí)間。
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2. 添加團(tuán)隊(duì)成員的詳細(xì)信息
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每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都需要一個(gè)單獨(dú)的工時(shí)表模板，所以給他們貼上標(biāo)簽很重要。在每個(gè)工時(shí)表頂部，應(yīng)有以下內(nèi)容：
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● 團(tuán)隊(duì)成員姓名
● 經(jīng)理姓名
● 部門
● 薪資期日期
● 薪資水平
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這些信息將使你的團(tuán)隊(duì)有條不紊，并提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的方式來跟蹤工時(shí)表。借助8Manage工時(shí)表軟件，你可以集成時(shí)間跟蹤工具并在需要時(shí)參考過去的工時(shí)表，無論是與其他部門共享、準(zhǔn)備績效評估還是向客戶開具賬單。
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3. 包括自定義類別
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在工時(shí)表模板中添加自定義類別，可以讓你更準(zhǔn)確地了解你的團(tuán)隊(duì)的工作時(shí)間。一些自定義類別包括：
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● 加班時(shí)間
● 休假時(shí)間
● 病假時(shí)間
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根據(jù)你所使用的工時(shí)表，你可以應(yīng)用的其他類別有：
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● 每個(gè)項(xiàng)目的小時(shí)數(shù)
● 應(yīng)付帳單的時(shí)間
● 參加會議的總時(shí)間
● 管理任務(wù)（電子郵件、任務(wù)管理、每周報(bào)告等）
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如果沒有自定義類別，團(tuán)隊(duì)成員可能無法說明他們離開辦公桌的時(shí)間。他們也可能失去對時(shí)間的追蹤，忘記報(bào)告時(shí)間。
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4. 培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)成員使用工時(shí)表
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在使用新工時(shí)表之前，請你的人力資源團(tuán)隊(duì)就如何正確填寫工時(shí)表進(jìn)行一次培訓(xùn)。在會議上，他們可以討論一些行政細(xì)則，例如：
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● 工時(shí)表何時(shí)到期
● 如何處理加班
● 如果工時(shí)表延遲會發(fā)生什么
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5. 跟蹤工作時(shí)間
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當(dāng)團(tuán)隊(duì)接受了如何有效使用工時(shí)表的培訓(xùn)，他們就有責(zé)任相應(yīng)地填寫工時(shí)表。跟蹤時(shí)間是一件你應(yīng)該交給你的團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)，因?yàn)槟愫茈y知道每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在哪里以及他們在做什么。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員跟蹤他們的時(shí)間時(shí)，你可以在需要時(shí)提供幫助。
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有一個(gè)完善的時(shí)間跟蹤流程可以使團(tuán)隊(duì)成員在一天中不會感到被打擾。
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6. 計(jì)算總時(shí)間
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簡單的工時(shí)表模板提供了總工作時(shí)間的清晰視覺效果，但你仍然需要通過將每個(gè)工作日的總時(shí)間加起來計(jì)算總時(shí)間。使用與公司薪資期一致的工時(shí)表的好處是，你在工時(shí)表上的總工作時(shí)間將向團(tuán)隊(duì)成員顯示公司在該期間將支付給他們多少錢。
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計(jì)算工時(shí)表上的總時(shí)間也可以幫助你評估團(tuán)隊(duì)的可用性和計(jì)劃未來的項(xiàng)目。如果你注意到過勞的地方，就利用這些信息來相應(yīng)地調(diào)整團(tuán)隊(duì)的工作安排。
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計(jì)算總工作時(shí)間的最簡單方法是使用在線軟件。
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在一個(gè)平臺上管理工作流程和跟蹤時(shí)間
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如果你想靈活地修正錯(cuò)誤，實(shí)時(shí)跟蹤時(shí)間并監(jiān)測團(tuán)隊(duì)績效，那么在線時(shí)間跟蹤是理想的選擇。有了像8Manage工時(shí)表這樣的工作管理平臺，你可以在一個(gè)平臺上管理從工作流程到時(shí)間跟蹤的所有內(nèi)容。

你可以在8Manage工時(shí)表中添加所有的任務(wù)和項(xiàng)目，為它們分配時(shí)間框架，并將它們分配給你的團(tuán)隊(duì)成員。每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員定期更新他們的進(jìn)度，8Manage系統(tǒng)會跟蹤每個(gè)項(xiàng)目所花費(fèi)的時(shí)間。這樣，你就可以監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展，隨時(shí)進(jìn)行必要的調(diào)整，確保任務(wù)在最后期限前完成。最終，這將有助于更好的時(shí)間管理，更高的生產(chǎn)力和盈利能力。