第三章 事務(wù)文書寫作

第一節(jié)事務(wù)文書概述

一、事務(wù)文書的概念

事務(wù)性文書指法定的行政公文之外的，在國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體日常行政事務(wù)中經(jīng)常并大量使用的公務(wù)文書，主要用來溝通信息、安排工作、總結(jié)得失 、研究問題，有時又稱為“常規(guī)文書”。

在行政工作中，各個部門依據(jù)法定職能開展工作所使用的文書大多為公文。除此之外，各個部門也要借助一些文書進(jìn)行內(nèi)部管理，處理一些日常性工作。這些文書使用靈活、快捷，多在內(nèi)部使用，必要時也可上報或下發(fā)（這種情況下多和公文聯(lián)用）。

二、事務(wù)文書的特點：事務(wù)性文書的特點是在實際工作使用中形成的。

（一）事務(wù)文書要由一定的作者制發(fā)。

?這一特點與行政公文類似，只是事務(wù)文書作者的法定性不及公文那樣嚴(yán)格。公文必須以法定的機(jī)關(guān)、組織或者法定領(lǐng)導(dǎo)人的名義制發(fā)，而事務(wù)文書可以以法定的機(jī)關(guān)、組織的名義制發(fā)，也可以以機(jī)關(guān)、組織的某個部門的名義制發(fā)，也可以以機(jī)關(guān)、組織的領(lǐng)導(dǎo)人或代表的名義制發(fā)。

(二)事務(wù)文書具有鮮明的政治性和很強(qiáng)的政策性。

這一特點與行政公文比較一致。它們都擔(dān)負(fù)著傳達(dá)、貫徹黨和政府的方針政策，處理機(jī)關(guān)公務(wù)的重要任務(wù)，它們的內(nèi)容與政府的政治、政策密切相關(guān)，只是事務(wù)文書的這一特點不及公文那樣顯著而已。

(三)事務(wù)文書要按照長期以來“約定俗成”的慣用體式制作。

在實際工作中，實務(wù)性文書既形成了一套自己的慣用體式，并要按照機(jī)關(guān)、組織的隸屬關(guān)系行文。這一特點也與行政公文類似，只是不像公文那樣必須嚴(yán)格地按照固定的特定體式制作、按照規(guī)定的處理程序進(jìn)行處理。

與公文相比，事務(wù)性文書的制發(fā)程序和行文格式并無嚴(yán)格規(guī)定，同時也不具備法定的權(quán)威性。在必要時，事務(wù)性文書可以公開面向社會，或提供新聞線索，如簡報；或通過傳媒宣傳，如經(jīng)驗性總結(jié)、調(diào)查報告等。

三、事務(wù)文書的作用

（一）指導(dǎo)日常事務(wù)工作。

?事務(wù)性文書是具體事務(wù)在管理過程中產(chǎn)生的，它是管理工作的有機(jī)組成部分。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位為了保證行政管理工作征程進(jìn)行，常常需要通過事務(wù)性文書來落實各項任務(wù)，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，以確保上級領(lǐng)導(dǎo)的指示和精神得到貫徹執(zhí)行。各個職能部門之間也需要通過事務(wù)文書傳遞各種信息，密切業(yè)務(wù)聯(lián)系。比如簡報，就是將各個職能部門的工作匯總相互通報，促進(jìn)大家的相互了解。

（二）宣傳教育作用。

事務(wù)文書以宣傳、貫徹和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)部門的方針政策、法律法規(guī)為己任，通過文書的制發(fā)，介紹經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)，宣傳典型，提高大家的認(rèn)識，促進(jìn)工作的開展。比如計劃、總結(jié)、調(diào)查報告等，都是對現(xiàn)時工作存在的問題、取得的經(jīng)驗進(jìn)行概括提煉，從而起到啟發(fā)、引導(dǎo)、宣傳的作用。

（三）提供歷史文獻(xiàn)資料。

事務(wù)文書中的簡報、會議記錄、大事記等也是反映單位或部門基本工作情況的載體，能夠為人們提供相關(guān)資料，更好地開展和完成各項工作任務(wù)，具有憑證和鑒證的作用。

（四）規(guī)范日常工作行為。

事務(wù)性文書雖不像法律、法令和法規(guī)文書等文書具有很強(qiáng)的法規(guī)性，但它對發(fā)文單位來說具有自律性，比如計劃，一旦審議通過，就成為發(fā)文單位日常工作的一個行為準(zhǔn)則和依據(jù)，沒有特殊情況不能變動。另外，象總結(jié)中提到的一些問題或建議，都是對相關(guān)部門的工作規(guī)律性的認(rèn)識，都會受到重視，并在今后的工作加以改正或?qū)嵤?/p>

四、事務(wù)文書的類型

事務(wù)文書的種類較多，分類的標(biāo)準(zhǔn)也不一。在這里我們將實務(wù)性文書分為計劃類、總結(jié)類、調(diào)研類、信息類、專用書信類。事務(wù)性文書有著“文體隨時”的特點，也就是說隨著社會的發(fā)展需要，事務(wù)性文書會不斷地調(diào)整，充分顯示出該文種的實用性功能，

五、事務(wù)文書寫作的基本要求

???（一）明確寫作目的。事務(wù)文書既然是為了解決日常事務(wù)性工作的，因此，寫作時要首先明確事物的類型，之后再選擇不同的文種來寫作，使事務(wù)文書具有針對性。比如，要對今后的工作提出明確的設(shè)想，就應(yīng)該選擇計劃類的文書；要對已做過的工作進(jìn)行認(rèn)識，找出經(jīng)驗和文體，就要使用總結(jié)類文書；要想弄清事實、解決問題，調(diào)研類文書最適用。

???（二）寫作材料要真實可信。事務(wù)性文書運(yùn)用于具體的工作實踐，對工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和規(guī)范性。因此，其中的所使用的材料要真實可靠，如果對一些問題缺乏深入細(xì)致的調(diào)查研究，材料與事實有出入，那就會給工作帶來損失。比如，調(diào)查報告寫作的目的就是要幫助領(lǐng)導(dǎo)部門弄清一些工作的事實真相，為領(lǐng)導(dǎo)部門提供解決問題的依據(jù)，如果調(diào)查的不深入，不細(xì)致，這樣的報告就會給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)，直接影響到?jīng)Q策。

???（三）寫作的態(tài)度要實事求是。事務(wù)文書寫作的態(tài)度就是對待工作的態(tài)度。事務(wù)文書所涉及的內(nèi)容多是預(yù)見未來、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、作出工作評價等，這種文書的寫作需要秉承實事求是的精神，不虛夸、不飾美，才能抓住事物的本質(zhì)和規(guī)律，促進(jìn)工作的發(fā)展。

對于具體的寫作者來說，要具備以下的基本素質(zhì)：

一是要熟悉自己工作范圍的相關(guān)方針政策、法律法規(guī)，認(rèn)真領(lǐng)會其中的精神，寫作要以此為依據(jù)，并在文章中得以體現(xiàn)。

二是要拓寬個人的知識面，增大個人的信息量，才能寫作高水平、高質(zhì)量的文章。

三是要提高自身理論素質(zhì)，提升對問題的認(rèn)識、分析和判斷能力。一些辦公事務(wù)文書如工作總結(jié)、調(diào)查報告等，寫作中要體現(xiàn)一定的理論性，寫作者必須從大量的材料中提煉出規(guī)律性的意見和建議，而這項工作的完成，依賴于寫作者自身的理性思維能力和分析判斷能力。