如何科學(xué)有效地認識和使用GTD時間管理法則

現(xiàn)象：總在累成狗和閑成豬的狀態(tài)間不斷切換。忙時有各種事件要做，閑時

“嗯？我沒什么事要做??！為什么有的人總是很忙，沒必要用時間管理吧？！“

• 重新認識GTD

GTD雖名為Getting Things Done，但不應(yīng)翻譯為“把事情做完”。因為沒有人能夠在把事情做完（《只顧著完成任務(wù)清單，可能會讓你離目標越來越遠》），GTD強調(diào)的是把你需要做的事情列出來 并處理它們，正如GTD的基本理念：真正的生產(chǎn)力不應(yīng)通過實現(xiàn)的計劃目標數(shù)量來衡量。而應(yīng)由本質(zhì)上有價值的結(jié)果來衡量：把事情處理完、把事情做好。GTD就是對事件經(jīng)行處理。

目前困境：待辦事項混亂，不得不一邊思考有哪些事情要做，一邊思考如何去做。人在短期內(nèi)只能記住有限數(shù)量的事物，且要從長期記憶當中精準地獲取信息是非常困難的。紙筆或者軟件能幫助梳理思緒。GTD的目的：讓大腦清空不混亂、明確知道下一步應(yīng)該做什么。

• GTD的具體流程

舊：收集（Collect）、整理（Process）、組織（Organize）、計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）

新：捕獲（Capture）、明晰（Clarify）、組織（Organize）、回顧（Reflect）、執(zhí)行（Engaged）

注意：1、主動捕獲待辦事項；2、明晰，而不僅是整理；3、強調(diào)回顧的重要性；4、執(zhí)行是主動參與，而不是簡單地做。

回顧中：1、從收集箱拿出的事項不能再 放回收集箱；2、主動拆解項目清單；3、更新等待、可能清單及回收箱；4、確定日期設(shè)置恰當；5、為“回顧”騰出專門的時間，每日、三日 、周；

• ?GTD的具體實踐——從七張白紙開始

要先用白紙或者普通文檔軟件，而不是用高級的應(yīng)用，是為了除機心：要明確自己的所需、能力和習(xí)慣，主動去選擇適合的工具。而不是一開始就上手功能復(fù)雜的工具，為了配合工具特性而扭曲了自我需求。人類聰明在會用工具，但很多人也只會用工具。

分別列出收集箱、可能清單、參考資料、項目清單、執(zhí)行清單、等待清單 、回收箱。

先將代辦捕獲到收集箱中。便完成了GTD的第一個目的：讓大腦清空不混亂

這些事如何安排？

根據(jù)明晰過程中的可否行動、可否一步完成、可否立即完成、是否該我做、和是否有特定時間這幾個標準，將收集箱中的代辦整理到各個清單中。

注意：1、等待清單不等于確認別人是否完成，而是確保任務(wù)順利完成：通知他的ddl并告知利益相關(guān)以激勵他，之后再在dll前提醒。2、等待清單中的事項需要專門思考其可行性、制定計劃（計入執(zhí)行清單）或是等待時機成熟。

將收集箱中的代辦明晰組織，便達到了GTD的第二個目的：明確知道下一步該做什么

• 如何回顧，以及如何為執(zhí)行清單排序？

回顧各清單：1、可能清單：短期不改變，需執(zhí)行相關(guān)代辦。2、等待清單：特定時間前去確認。3、項目清單：劃分每一步行動并計入執(zhí)行清單，主動去拿結(jié)果。4、執(zhí)行清單中的大量代辦：太多需要排序（回收箱參考資料之后再做討論）

執(zhí)行清單的排序

GTD（大衛(wèi)·艾倫）強調(diào)從小處入手、提高效率。

制作人個人的兩個基本原則：你不可能完成所有事情；盡可能做離你目標更近的事情。

其他暫時保留意見的原則：1、要事第一（史蒂芬·科維《高效能人士的七個習(xí)慣》），強調(diào)從大局入手，根據(jù)自己的使命、價值觀來規(guī)劃人生，從而著重處理對你來說較為重要的事情。2、四象限法則（艾森豪威爾），按照緊迫程度和重要程度將事情劃分到四個象限中，著重處理重要而不緊急的事情，未雨綢繆。3、其他

原則一：你不可能完成所有事情

查看topbook上的兩篇文章：《如何才算有章法》、《只顧著完成清單，可能會讓你離目標原來越遠》。清單中的代辦，需要盡可能的完成且盡可能的做好，前提是：保障充足的睡眠、健康的身體；不以犧牲個人合理的人際關(guān)系和幸福感為前提。

原則二：盡可能做離你目標更近的事情

按照個人的目標權(quán)重來排序

• 重要而不緊急的代辦：執(zhí)行中的四個注意事項

1、能被放進執(zhí)行清單的，都是可以一步搞定的。如果用時較長，要么事情本身非常特殊、要么個人能力有問題、要么態(tài)度有問題

2、做計劃、做方案是每個人的必修課。我們習(xí)慣于規(guī)劃好的義務(wù)教育和人生路徑，以至于真正自主地為自己做計劃時感到困難以至于畏懼逃避。

3、做好時間預(yù)估

4、為特別的事件預(yù)留時間

• 高質(zhì)高效率完成執(zhí)行清單的三個方法

1、一次只處理一件事情。對大腦來說，需要注意力的事項不適合多任務(wù)處理。

2、使用番茄鐘提高效率。（克制無關(guān)瑣事）

3、打破“負罪感幻覺”

• 參考資料的意義和篩選標準

進回收箱的判斷：事件本身會變化；不符合GTD的兩個目的。

參考資料的特性：一切可被記錄的，就可被參考；參考價值的高低是相對的。

如何選擇：1、回歸常識、避免追求新、奇、怪；2、提高信息的檢索、辨別能力。（多檢索、多辨別、多思考來鍛煉）3、提高參考資料的存檔標準（搜索引擎能找到的、前線平常的，不存檔；新概念，但換湯不換藥的不存檔）

個人知識庫：現(xiàn)階段工作所需參考資料；只會，或?qū)χ腔鄣囊娊狻?/p>

• 如何選擇 適合你的GTD工具？

沒有100%契合任何人的應(yīng)用，放棄一勞永逸的想法；盡量參考官方推薦，總有其道理；考慮遷移成本、放棄成本。；考慮你的硬件設(shè)備，全平臺不一定好；給自己足夠時間試錯；不是軟件幫你做到什么，而是你如何使用軟件；便利不等于高效，不要舍本逐末，除心機；GTD不一定必須使用某一款應(yīng)用，也不一定使用應(yīng)用。