我是拉小登，一個(gè)愛(ài)梳頭的 Excel 老師。

今日目標(biāo)：3 個(gè)表格設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)。

每次直播的時(shí)候，我都會(huì)很有危機(jī)感。

一方面，現(xiàn)在直播講?Excel?的人太多，太多了，要講出差異化的內(nèi)容，把人留住，太難了。甚至，你直播間里付費(fèi)講的內(nèi)容，別的直播間直接免費(fèi)講解。

另一方面，大家的平均水平都在提高，直播的時(shí)候，經(jīng)常被觀眾刨活，剛講完問(wèn)題，評(píng)論區(qū)就說(shuō)出答案來(lái)了。

在公司里也經(jīng)常有這樣的危機(jī)感，新人進(jìn)來(lái)學(xué)歷一個(gè)比一個(gè)高，腦子也都很聰明，工作內(nèi)容一學(xué)就會(huì)，最關(guān)鍵的，入職工資就比你混了五六年的工資高，上哪里說(shuō)理去？

每次想要跳槽的時(shí)候，我都會(huì)安慰自己，先干著，攢攢經(jīng)驗(yàn)再跳槽，要不然去了其他公司也是一樣的情況。

那么到底什么是經(jīng)驗(yàn)?zāi)?？有哪些新人沒(méi)有，老員工才能掌握的經(jīng)驗(yàn)?zāi)兀?/p>

今天透過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單日?qǐng)?bào)表，分享一點(diǎn)點(diǎn)工作中的表格經(jīng)驗(yàn)。

問(wèn)題描述

下面是某個(gè)車間的品質(zhì)日?qǐng)?bào)表，記錄每天、每個(gè)生產(chǎn)線上產(chǎn)生的不良品的數(shù)據(jù)。非常簡(jiǎn)單。

新人常常被安排做這種表格的記錄員，把數(shù)據(jù)一個(gè)一個(gè)敲到表格里。

每天都是一樣的工作，天天重復(fù)，一眼看到頭。

如果你是老員工，也在做這種記錄工作，可以從下面幾個(gè)方面，優(yōu)化一下表格，找到一些經(jīng)驗(yàn)積累的突破口。

一天一張表

從右上角的日期不難看出，這個(gè)是某一天的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

這就意味著，每天都會(huì)按照這個(gè)格式統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這樣統(tǒng)計(jì)下去會(huì)有哪些問(wèn)題呢？

這就是發(fā)揮經(jīng)驗(yàn)作用的時(shí)候了，預(yù)判一下未來(lái)可能的問(wèn)題。

比如：

▋問(wèn)題 1：跨表統(tǒng)計(jì)麻煩

月底可能需要做數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)，比如：

? 按照線別做匯總，計(jì)算總產(chǎn)量、總不良數(shù)據(jù)

? 按照生產(chǎn)型號(hào)，統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)總量，總不良數(shù)等等

這樣就會(huì)生成新的需求：如何把不同工作表的數(shù)據(jù)合并到一起，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總？

改善建議：

當(dāng)然，我們可以學(xué)習(xí)使用各種插件、VBA 等方法，實(shí)現(xiàn)工作表數(shù)據(jù)匯總。

不過(guò)，如果可以在開始記錄數(shù)據(jù)的時(shí)候做優(yōu)化，統(tǒng)計(jì)可以變的更簡(jiǎn)單。

比如：增加日期列，每天的不良數(shù)據(jù)，往下追加填寫。

這樣后續(xù)匯總統(tǒng)計(jì)生成數(shù)、不良數(shù)的時(shí)候，直接對(duì) B 列或 C 列使用?【SUM 】函數(shù)求和就可以了。也可以用透視表快速完成。

▋問(wèn)題?2：日期格式錯(cuò)誤

2018.4.25 是新手記錄數(shù)據(jù)常見(jiàn)的錯(cuò)誤，本質(zhì)上這是一個(gè)文本。

后續(xù)假如要按照月份、周別統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，是無(wú)法通過(guò)公式把 2018.4.25 轉(zhuǎn)換月或周的。

解決方法：

記錄數(shù)據(jù)的時(shí)候，用 2018/4/25 的格式記錄日期，或者用查找替換，把 2018.4.25 批量替換成 2018/4/25 的格式。

數(shù)據(jù)擠在一個(gè)單元格里

我猜記錄數(shù)據(jù)的人，是對(duì)著紙質(zhì)的日?qǐng)?bào)表，把數(shù)據(jù)敲到表里的。

所以，每條生產(chǎn)線的數(shù)據(jù)都填在了一個(gè)單元格里。

有數(shù)據(jù)化管理經(jīng)驗(yàn)的你，應(yīng)該能預(yù)見(jiàn)到可能出現(xiàn)的問(wèn)題：


▋問(wèn)題 1：數(shù)量無(wú)法求和

不良描述和不良數(shù)量，擠在一個(gè)單元格里，無(wú)法快速對(duì)不良問(wèn)題分類求和。后期會(huì)涉及到復(fù)雜的文本處理需求：

? 把不良描述拆分到單元格
? 提取單元中的數(shù)字

實(shí)現(xiàn)這些需求的公式，都非常的復(fù)雜，可以說(shuō)是編程級(jí)別的。

改善建議：

在記錄的時(shí)候，可以按不良描述，逐個(gè)單元格記錄數(shù)量，方便后續(xù)使用【SUMIF】或者透視表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

同樣的問(wèn)題，線別、生成型號(hào)這兩列中，也出現(xiàn)了文本合并的問(wèn)題，也建議拆分到單獨(dú)單元格里，方便后續(xù)統(tǒng)計(jì)。

▋問(wèn)題2：數(shù)據(jù)不統(tǒng)一

因?yàn)槭鞘謩?dòng)記錄的數(shù)據(jù)，所以出現(xiàn)文字記錄不統(tǒng)一的情況，比如：

??分隔符有時(shí)候用.，有時(shí)候用/
??劃傷被記錄成了：「幫面碰傷/破損/刮傷/鎖模破/夾邊破」或「幫面碰傷/刮傷」

這些不統(tǒng)一，在后續(xù)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，又要花費(fèi)很大的精力，去規(guī)范統(tǒng)一、清洗數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)更準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

改善建議：

??下拉列表：

嘗試在表格中添加下拉列表，確保每次輸入的不良描述，都是統(tǒng)一的。

??二維表輸入：

或者設(shè)置成二維表，在線別和不良描述交叉位置，輸入數(shù)量即可；后續(xù)使用 Power Query 逆透視為一維表清單，然后再用透視表分類求和。

表格引導(dǎo)

有經(jīng)驗(yàn)的表格會(huì)讓人感覺(jué)很好，但是又說(shuō)不出來(lái)哪里好，好到讓你感覺(jué)一切都很自然。

我們可以嘗試增加表格的視覺(jué)引導(dǎo)，讓表格更【好】一些。

▋公式列

可以在公式列的標(biāo)題中，增加【fx】的前綴，提醒用戶這一列是公式自動(dòng)計(jì)算的，不要修改，避免計(jì)算錯(cuò)誤。

▋輸入列

也可以通過(guò)顏色來(lái)區(qū)分公式和輸入列：

??公式列用灰色填充，表示不可編輯
??輸入列用白色，表示需要用戶填寫數(shù)據(jù)

這樣簡(jiǎn)單直接的視覺(jué)引導(dǎo)，可能比鎖定表格，更容易讓填表的人，主動(dòng)的遵守規(guī)則。

PS. 根據(jù)我自己的經(jīng)驗(yàn)，往往加了限制的表格，給我的第 1 反應(yīng)是，怎么解除這個(gè)限制。總結(jié)

富士康的生產(chǎn)車間里有一句話：走出實(shí)驗(yàn)室，沒(méi)有高科技！

無(wú)論多么高精尖的科技，如果要進(jìn)入到量產(chǎn)，應(yīng)用到大眾群體，那一定是非常簡(jiǎn)單，容易執(zhí)行的規(guī)則。

富士康的新員工，培訓(xùn) 1~2 周就能上線生產(chǎn) iphone 手機(jī)，靠的也是這句話。

所以如果一個(gè)表格，要靠非常復(fù)雜的函數(shù)公式來(lái)解決問(wèn)題，那一定不是一個(gè)好的表格。

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