工具之一——記錄表的使用

記錄表是一種從觀察、經(jīng)驗(yàn)或現(xiàn)有的公司文檔和記錄來(lái)收集和記錄數(shù)據(jù)的表格。工作小組或團(tuán)隊(duì)經(jīng)常在他們的工作中使用記錄表收集資料。經(jīng)過(guò)仔細(xì)設(shè)計(jì)的記錄表，可以使記錄的數(shù)據(jù)方便地使用Pareto （帕瑞托）圖、Histogram（直方圖）、Run Chart（折線圖）、Scatter Diagrams（散點(diǎn)圖）和Control Chart（控制圖）。記錄表的資料可以為推進(jìn)持續(xù)改進(jìn)和消除猜測(cè)性工作提供關(guān)鍵性信息。

1、記錄表的用途

組織資料的收集活動(dòng)；

監(jiān)督一系列的任務(wù)或步驟是否已完成（檢查列表）；

在視覺(jué)上進(jìn)行結(jié)果的溝通；

為通過(guò)帕瑞托圖、直方圖、折線圖、散點(diǎn)圖和控制圖等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析打下基礎(chǔ)；

記錄事件發(fā)生的頻率；

記錄事件發(fā)生的地點(diǎn)；

記錄不可測(cè)量的事件的特征或計(jì)數(shù)數(shù)據(jù)，如：合格/不合格、行/不行、好/壞，等。

2、記錄表類(lèi)型

（1）日志式記錄表

為了使用圖表方式進(jìn)行資料的進(jìn)一步分析，工作小組或團(tuán)隊(duì)可以用日志式記錄表來(lái)組織數(shù)據(jù)的收集。

（2）觀測(cè)數(shù)據(jù)記錄表

可以用于收集有度量的數(shù)據(jù)，如時(shí)間、溫度、體積等。

可以用于記錄特征資料。如及格/不及格、接受/拒絕等。

（3）地點(diǎn)、部位記錄表

用于記錄事件發(fā)生的地點(diǎn)和部位等信息。如：工傷事故發(fā)生的地點(diǎn)或人體部位、表明生產(chǎn)瓶頸發(fā)生部位的平面圖、主要客戶群的地理分布圖。

（4）列表式記錄表

列表式記錄表可用于監(jiān)督一系列任務(wù)和步驟是否完成這種記錄表既可用作收集資料又可又作交流結(jié)果。如設(shè)備預(yù)防性維護(hù)列表、工作小組計(jì)劃列表。

3、產(chǎn)生記錄表的步驟

2工具之二——帕瑞托圖的使用

是一種按影響程度大小順序排列顯示對(duì)某一問(wèn)題或機(jī)遇有影響力的因素的圖。

是一種用于從很多有意義的因素中挑選出最重要的幾個(gè)因素的圖。

是一種根據(jù)帕瑞托原則（也稱(chēng)為80/20）原則制作的圖。

1、帕瑞托圖的用途

顯示由數(shù)據(jù)表明的對(duì)問(wèn)題有影響事項(xiàng)的先后順序。

用圖示方式強(qiáng)有力地溝通處理某一個(gè)特別問(wèn)題的重要性。

展示工作小組或團(tuán)隊(duì)的持續(xù)改進(jìn)所帶來(lái)的前后變化。

與“因果”圖聯(lián)合應(yīng)用。在用帕瑞托圖找出問(wèn)題的主要原因后，工作小組可以把主要原因當(dāng)作一個(gè)新的“因果”圖中的結(jié)果。在找到了這個(gè)結(jié)果的原因后，第二層的帕瑞托圖就可以用來(lái)進(jìn)一步分析更深層次的原因。這兩種方法的交替循環(huán)使用是工作小組用來(lái)分析復(fù)雜的項(xiàng)目的非常有效的方法。

表明對(duì)問(wèn)題的整體有影響的其它因素的累計(jì)效果。因此，能很清晰地顯示出對(duì)問(wèn)題有80%以上影響的原因。

2、制作帕瑞托（Pareto）圖的步驟

第一步 定義數(shù)據(jù)表格式

定義你的小組收集感興趣資料的數(shù)據(jù)表格式。

第二步 收集資料

第三步 計(jì)算總數(shù)

從記錄表計(jì)算總數(shù)。有時(shí)經(jīng)計(jì)算后，有些項(xiàng)的出現(xiàn)頻率很小或重要性很低。這些項(xiàng)可以合起來(lái)歸入“其它”項(xiàng)。

第四步 畫(huà)帕瑞托坐標(biāo)軸

1）在圖紙上畫(huà)出左垂直軸和底部的水平軸。

2）將左垂直軸根據(jù)你檢測(cè)到的最大數(shù)值進(jìn)行等分。

3）將底部水平軸按測(cè)試的項(xiàng)目進(jìn)行等分。

4）將頻率最高的項(xiàng)目畫(huà)在最前面，然后是第二高頻率，直至所有項(xiàng)都畫(huà)出來(lái)。這樣，最重要的項(xiàng)出現(xiàn)在最左面，而“其它”項(xiàng)則出現(xiàn)在最右面。

第五步 畫(huà)出帕瑞托柱子

柱子的高度應(yīng)該等于各項(xiàng)目的數(shù)值。相鄰的柱子應(yīng)緊靠一起。

第六步 畫(huà)出每項(xiàng)的累計(jì)曲線

1）畫(huà)出右邊的垂直軸。

2）在右垂直軸與左垂直軸上的最高數(shù)值點(diǎn)的對(duì)應(yīng)位置上標(biāo)出100%，并將以下均分為五部分，標(biāo)出百分?jǐn)?shù)。

3）從最左邊的帕瑞托柱子的左下角開(kāi)始畫(huà)該柱子的對(duì)角線。

4）再將第二項(xiàng)的數(shù)值與第一項(xiàng)相加，從第一項(xiàng)柱子的右上角畫(huà)到相加所得的數(shù)值位置，水平方向等于延伸的寬度應(yīng)等于第二項(xiàng)的寬度。

5）重復(fù)上述步驟直至畫(huà)到圖的右上角。最終的高度應(yīng)等于所有項(xiàng)之和的數(shù)值并畫(huà)到100%的地方。

第七步 加上圖例

日期、資料來(lái)源、責(zé)任人以及圖名等均應(yīng)標(biāo)出。

3工具之三——因果（或：魚(yú)刺）圖的使用

是一種表示結(jié)果（正面的或負(fù)面的）和造成該結(jié)果的原因的圖。

因果圖顯示了每一個(gè)潛在原因與結(jié)果和另外的潛在原因之間的關(guān)系。

要求建立主要的導(dǎo)致結(jié)果和問(wèn)題的原因分支。

畫(huà)出來(lái)很象魚(yú)刺，因而也稱(chēng)為魚(yú)刺圖。

1、因果圖的用途

識(shí)別潛在的導(dǎo)致問(wèn)題和結(jié)果的原因。

圖示地顯示問(wèn)題的潛在原因。

將改進(jìn)的努力集中在導(dǎo)致問(wèn)題的原因上。

將數(shù)據(jù)收集的精力集中在最可能的原因上。

客觀地解釋導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的原因。

2、制作因果圖的步驟

第一步

在圖的右側(cè)將結(jié)果或問(wèn)題畫(huà)在框中。

第二步

定義原因的分類(lèi)，即“魚(yú)骨”。

1）決定要畫(huà)出哪些分類(lèi)。常用的分類(lèi)有：

機(jī)器 方法

材料 人

評(píng)估 環(huán)境

2）將分析的原因與主箭頭平行寫(xiě)下來(lái)。

第三步

建立一系列可能的原因。

1）作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，要決定使用哪一種產(chǎn)生主意的方法。很多團(tuán)隊(duì)用頭腦風(fēng)暴法。

2）作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，要決定找出問(wèn)題所有的原因還是在討論下一個(gè)“魚(yú)骨”前集中在當(dāng)前的“魚(yú)骨”上。

3）提醒團(tuán)隊(duì)成員他們正在分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因而不是解決問(wèn)題的答案。通常要在圖的上面直接寫(xiě)出頭腦風(fēng)暴的問(wèn)題，如右圖。

4）回顧使用方法的規(guī)則。

5）畫(huà)出小“魚(yú)骨”。

4技能之四——如何開(kāi)頭腦風(fēng)暴會(huì)

是一種開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)智慧的技術(shù)。

是一種所有團(tuán)隊(duì)成員的初始想法都能被考慮到的技術(shù)。

1、頭腦風(fēng)暴會(huì)的用途

為團(tuán)隊(duì)工作找出問(wèn)題和機(jī)會(huì)。

確定收集哪些材料。

當(dāng)做出因果圖時(shí)幫助找出可能的原因。

找出潛在的問(wèn)題或機(jī)會(huì)的答案。

找出實(shí)現(xiàn)答案的可能障礙。

2、頭腦風(fēng)暴會(huì)的類(lèi)型

頭腦風(fēng)暴的規(guī)則：

結(jié)構(gòu)化的和非結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴的基本規(guī)則是一樣的。

強(qiáng)調(diào)主意的數(shù)量而不是質(zhì)量。

鼓勵(lì)荒謬的和牽強(qiáng)的主意。

避免對(duì)所出主意的批評(píng)、評(píng)價(jià)和判斷。

應(yīng)鼓勵(lì)對(duì)別人的主意搭順風(fēng)車(chē)和加以發(fā)揮。

非結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴會(huì)：

非結(jié)構(gòu)化的或自由滾動(dòng)式的頭腦風(fēng)暴為團(tuán)隊(duì)成員提供了自由的提出見(jiàn)解和意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。這種方式鼓勵(lì)成員任意地貢獻(xiàn)出盡可能多的主意，直至沒(méi)有人再有新東西可增加了。

結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴會(huì)：

對(duì)于團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人提出的問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)成員一個(gè)接一個(gè)地提出自己的見(jiàn)解。每人每次只能提一個(gè)。當(dāng)某個(gè)成員再也沒(méi)有新的主意時(shí)，可以跳過(guò)。所有的主意都應(yīng)記錄在白紙板上。

這種方式的一個(gè)變種可以用于比較敏感的主題。這種方式要求成員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)安靜地在小紙片上寫(xiě)出自己的主意。當(dāng)時(shí)間到時(shí)，所有的小紙片都交到主持人手上，并粘貼或?qū)懙酱蟀装迳稀?/p>

3、頭腦風(fēng)暴會(huì)的步驟

5技能之五——如何進(jìn)行影響力場(chǎng)分析

是一種分辨出在縮小當(dāng)前狀態(tài)和理想狀態(tài)的差別時(shí)的各種正向作用力（動(dòng)力）和負(fù)向作用力（阻力）的技術(shù)。

1、影響力場(chǎng)分析的用途

分辨和預(yù)測(cè)出阻礙改進(jìn)努力的作用力。

分辨出幫助改進(jìn)的作用力。

幫助分析克服阻力的方法。

2、影響力場(chǎng)分析的步驟

第一步

清楚地定義影響力場(chǎng)分析將運(yùn)用的情景。這可以用作為圖名。

第二步

在頁(yè)面的正中畫(huà)一條垂直線。將此線標(biāo)注為當(dāng)前的情形。

第三步

在頁(yè)面的最右邊一條垂直線。將此線標(biāo)注為期望的情形。

第四步

整個(gè)團(tuán)隊(duì)一起回顧頭腦風(fēng)暴規(guī)則并開(kāi)始頭腦風(fēng)暴出推動(dòng)力。并將這些推動(dòng)力畫(huà)在中間線的左側(cè)。

第五步

接著頭腦風(fēng)暴出阻力并畫(huà)在中間線的右側(cè)。

第六步

團(tuán)隊(duì)在一起討論如何在使推動(dòng)力極大化的同時(shí)，使阻力最小化或消除阻力（可能的話）。

6技能之六——如何進(jìn)行訪談

1、訪談前需做的準(zhǔn)備

要做的 “ 軟 件 ” 方面的準(zhǔn)備

訪談的目的或動(dòng)機(jī)；

設(shè)計(jì)訪談問(wèn)題（ 必談問(wèn)題 、 重點(diǎn)問(wèn)題與一般問(wèn)題）；

選定被訪談人 ， 了解被訪人的心理特征和個(gè)性及訪談的切入方式 ；

從效果出發(fā)確定訪談地點(diǎn)與時(shí)間；

主訪人與記錄人的分工。

要做的 “ 硬 件 ” 方面的準(zhǔn)備

訪談問(wèn)題和問(wèn)題表；

訪談?dòng)涗浻眉垙埢蚬P記本；

記錄用筆（最好有兩只 ）。

2、訪談的基本程序和步驟

3、訪談后要做的工作

及時(shí)將資料匯總；

檢查訪談主要目的是否達(dá)到；

對(duì)訪談資料進(jìn)行分析；

當(dāng)天完成訪談?dòng)涗洷淼奶顚?xiě)；

保留原始訪談?dòng)涗洠詡洳樵儯?/p>

如需再進(jìn)行訪談，作好下一步行動(dòng)計(jì)劃。

文章轉(zhuǎn)自網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除。