隨著檔案在每個人的學(xué)習(xí)、工作中作用越來越重要，國家對檔案的管理和相關(guān)制度也越來越完善。這些外界條件也使得有保管檔案資質(zhì)的國企、事業(yè)單位開始進(jìn)一步重視檔案的管理工作。但是很多企事業(yè)單位其實在檔案保管和利用這一塊，所需要投入的人力和物力并不成正比，所以選擇人事檔案集中管理機(jī)構(gòu)，其實就能很好的解決大部分問題。

首先就是檔案的儲存問題。很多大型國企，每年員工流動性比較大，但是檔案不一定隨著員工離開而及時轉(zhuǎn)出，這就使得庫房會有大量滯留檔案，并且很少有企業(yè)會嚴(yán)格按照檔案“十防”標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)庫房，如果沒有足夠的工作人員進(jìn)行定期整理維護(hù)，很有可能會造成庫房容量不足，檔案可能遭到損壞甚至遺失。

其次就是檔案的利用問題。人事檔案轉(zhuǎn)到企事業(yè)單位，并不是一成不變的，比如員工本人如果涉及公證、財產(chǎn)繼承、學(xué)歷提升等情況，部分證明材料是需要檔案室提供，并加蓋公章；涉及員工的嘉獎、處罰、年度工作評分表等材料，也需要每年進(jìn)行歸檔處理。這就需要檔案室的人手配備達(dá)標(biāo)，有足夠的人力去支撐上述情況。

最后就是檔案管理不規(guī)范。很多企業(yè)將檔案室邊緣化，不重視檔案的進(jìn)出管理，檔案室的管理人員往往并不了解檔案相關(guān)制度、法律法規(guī)，這就會導(dǎo)致檔案工作難以按要求正常開展，檔案的保存、利用等都會存在不規(guī)范問題。

但是如果選擇人事檔案管理機(jī)構(gòu)，就可以大大減少了上述問題，不僅可以幫企業(yè)節(jié)省大量人力物力，同時可以提供專業(yè)的檔案服務(wù)團(tuán)隊、專業(yè)的人事檔案集中管理庫房；在檔案的利用、轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出等方面，可按檔案法律法規(guī)相關(guān)流程要求辦理。