看板是一種相當(dāng)流行的工作管理工具，團(tuán)隊(duì)和組織使用它來(lái)可視化工作流程，限制當(dāng)前正在進(jìn)行的工作，并最大限度地提高流程效率。
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看板的一些主要特點(diǎn)包括：
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? 看板提供了對(duì)工作流程進(jìn)行可視化控制的手段；
? 看板 "映射 "整個(gè)組織的信息，從而改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作；
? 看板還能將瓶頸可視化，從而幫助你優(yōu)化工作流程。
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最基本的看板可以是掛在墻上的一塊簡(jiǎn)單的實(shí)體板，用代表工作項(xiàng)目的便簽紙垂直分欄。如今，數(shù)字看板為用戶提供了更豐富的可能性，可以充分挖掘看板方法的潛力。
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數(shù)字化的看板系統(tǒng)可以幫助整個(gè)組織的團(tuán)隊(duì)在日常活動(dòng)中建立秩序。看板系統(tǒng)使用看板卡、泳道和列來(lái)幫助團(tuán)隊(duì)承諾適當(dāng)?shù)墓ぷ髁?，以確保按時(shí)交付。

如何用 6 個(gè)步驟創(chuàng)建看板工作流？
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接下來(lái)，讓我們通過六個(gè)簡(jiǎn)單的步驟來(lái)了解創(chuàng)建看板的具體過程。
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第 1 步：創(chuàng)建基本看板
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第一次使用看板時(shí)從小規(guī)模開始，以后再擴(kuò)大。你需要做的是創(chuàng)建第一個(gè)看板，并為其命名。你的看板應(yīng)該包含以下四列，它們是看板的關(guān)鍵元素：
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● 想法（Ideas）：記錄你所有天馬行空的想法。
● 待辦/準(zhǔn)備開始（To do）：這里放置所有承諾的工作（卡片）。
● 進(jìn)行中（In progress）：當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員承諾完成工作，工作項(xiàng)目就會(huì)轉(zhuǎn)移到這里。
● 已完成（Done）：這是所有已完成工作（卡片）的欄目。
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第 2 步：定義和規(guī)劃工作流程
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建立一個(gè)基本看板僅僅是開始，繼續(xù)繪制能進(jìn)一步定義工作流程的其他列。這些列應(yīng)逐步反映組織的工作流程。選擇項(xiàng)目可能會(huì)移動(dòng)并且對(duì)你的團(tuán)隊(duì)有意義的列。這樣，你就能輕松發(fā)現(xiàn)并解決工作流程中的問題。
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例如，以基本看板中的 "進(jìn)行中 "一欄為例。在這一列中，你可以創(chuàng)建一個(gè)名為 "等待 "的隊(duì)列。這是一個(gè)額外的步驟，表明你正在處理的任務(wù)需要其他人（可能是你的同事，也可能是你的合作伙伴）采取進(jìn)一步行動(dòng)。將卡片從 "進(jìn)行中 "移到 "等待 "列，表示你的工作依賴于他人，你可以開始處理其他工作。
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第 3 步：可視化所有工作
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制作看板的下一步是將所有已知工作添加到其中。為每一個(gè)需要做但尚未開始的工作項(xiàng)目制作卡片。你可以將新任務(wù)添加到看板的 "待辦事項(xiàng) "列中。這一步很重要，因?yàn)榭窗宓闹饕繕?biāo)是將所有工作可視化。
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第 4 步：讓工作政策清晰可見?
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制定流程運(yùn)行規(guī)則有助于看板發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。將這些政策或指導(dǎo)方針放在看板上可見且易于訪問的位置，讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都了解。
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通過這種方式，你和團(tuán)隊(duì)可以就工作類別、定義新工作開始時(shí)間、任務(wù)完成時(shí)間、服務(wù)水平協(xié)議、看板使用顏色等方面達(dá)成共識(shí)。
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開始時(shí)最好只創(chuàng)建幾個(gè)工作政策，切勿過度。工作政策盡量定義明確、簡(jiǎn)單明了。它們必須是可見的，并且可以討論的。此外，就像看板中的其他內(nèi)容一樣，工作政策也需要不斷改進(jìn)。
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第 5 步：限制正在進(jìn)行的工作（WIP）
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看板注重工作在流程中的持續(xù)流動(dòng)。需要對(duì)能力進(jìn)行管理，以確保工作順利進(jìn)行。流程中的工作項(xiàng)目越多，交付速度就越慢。這就是為什么要明確界定 WIP 限制的原因。
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例如，如果你的團(tuán)隊(duì)有五個(gè)人，建議將 "進(jìn)行中 "一欄的 WIP 限制設(shè)置為最多允許放入 5 項(xiàng)任務(wù)。這意味著每個(gè)成員一次只能處理一項(xiàng)任務(wù)。
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很多人都忽視了這一步的重要性，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為可以進(jìn)行多任務(wù)處理。實(shí)際上，我們的大腦難以進(jìn)行多任務(wù)處理，我們所做的是在多個(gè)任務(wù)之間進(jìn)行上下文切換。在看板中，上下文切換被認(rèn)為是一種浪費(fèi)；它是有成本的，應(yīng)該通過實(shí)施 WIP 限制來(lái)消除。
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第 6 步：建立有利于反饋的氛圍
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這一步是正確開發(fā)看板及其工作流程最重要的一步。隨著情況的變化、員工的更替和產(chǎn)品的發(fā)展，最初適合流程的東西可能不再能滿足這些需求。
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你應(yīng)該虛心聽取隊(duì)友和利益相關(guān)者的反饋和建議，并相應(yīng)地調(diào)整看板。缺少欄目或欄目過于具體都沒有關(guān)系；這些調(diào)整很簡(jiǎn)單，最終會(huì)提高任何看板的使用率和效益。
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結(jié)語(yǔ)
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如果想要提高工作的可見性和持續(xù)改進(jìn)，不妨讓 8Manage 看板系統(tǒng)助你一臂之力。通過上述六個(gè)步驟，你可以在5 分鐘內(nèi)用8Manage系統(tǒng)設(shè)置好第一個(gè)看板，深入體驗(yàn)看板工作流的好處。
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8Manage看板使用簡(jiǎn)單，界面直觀，可描述端到端的工作流程。一個(gè) 8Manage 看板項(xiàng)目從定義其顯示列開始，比如“已申請(qǐng)”、“進(jìn)行中” 和 “已完成”。 在添加看板卡片后，卡片會(huì)根據(jù)其狀態(tài)插入到顯示列中。另外，8Manage 看板還能充當(dāng)實(shí)時(shí)的信息存儲(chǔ)庫(kù)，并在系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實(shí)踐順利開展的其他問題。