從人員成本到運輸和手續(xù)費，采購成本涵蓋了廣泛的費用，這些費用可能會迅速增加。這就是為什么要有一個明確的采購流程，鼓勵競爭性招標，并使供應商輕松與你合作。但是，降低采購成本的最有效方法也許是通過實施一個采購軟件。
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什么是采購成本？
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一般來說，采購成本有兩種類型。大多數(shù)初創(chuàng)企業(yè)將它們視為開展業(yè)務的成本或一般管理費用，但它們確實代表了潛在的節(jié)約機會。
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例如，你的采購部門可以有效地運行，或陷于文書工作中，而采購軟件有助于這一過程。

采購成本有多種形式
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采購成本包括各種費用、物流和供應商成本以及人力資本。作為一項規(guī)則，這些成本包含了采購過程的每一個步驟，每一個步驟在采購平臺上都比較容易。
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商品和服務的成本：換句話說，你的供應商最終收取的基本價格。這是采購部門以外的人比較熟悉的東西。
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人員成本：大多數(shù)人不會這樣想，但擁有采購部門的人員本身就是一種成本。他們必須做歸檔、供應商選擇、采購訂單和審批、付款申請以及其他文職工作。甚至使用采購平臺也需要員工的時間，這也是一種成本。
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運輸和裝卸：這是一個關鍵的采購成本項目。而且，這些費用隨著時間的推移不斷增加，這就是為什么好的采購軟件會記錄這些費用。
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政府費用：特別是對于海外的供應商，你可能需要在運輸之外支付消費稅、關稅和類似的進口費用。這是采購部門在選擇供應商時應該考慮的問題。
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企業(yè)如何降低采購成本？
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采購成本是相對復雜的，包括不那么明顯的管理費用方面。然而，即使是一家初創(chuàng)企業(yè)也可以通過采購軟件和適當?shù)牟少徚鞒虂砉芾磉@些成本。這些采購成本中的大多數(shù)都可以得到謹慎管理，以確保獲得商業(yè)價值。
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1、避免不必要的費用
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在采購申請得到批準之前，要確保這些貨物和服務是必要的。例如，如果沒有適當?shù)膸齑婵刂?，就很容易在時機未到時重新訂購供應。
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俗話說，"一分錢一分貨 "。采購過程中你可能很容易自動選擇成本最低的供應商。然而，如果某樣東西由于質(zhì)量差而總是壞掉，重復采購會使成本迅速上升。尤其是在動蕩的全球供應鏈中，從更遠的地方購買東西可以很容易抵消你比本地供應商節(jié)省的單價。
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2、有明確的采購流程
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你的采購是如何從申購到入庫和最終付款的？一切都盡可能通過你的采購部門，這一點很重要。任何重大的供應采購都需要通過適當?shù)那?。這樣一來，你就可以跟蹤所有的事情，避免異常支出失控等問題。此外，明確的流程可以降低成本，因為每個人都有明確的角色。
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3、嘗試競爭性招標
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大多數(shù)政府實體和一些非營利組織做對的一件事是競爭性招標。在這里，你告訴不同的供應商你想要什么，然后要求他們出價。這可以讓供應商相互競爭，或給你更好的采購訂單條款以換取你的業(yè)務。然而，你也要避免同時購買劣質(zhì)產(chǎn)品。
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4、讓供應商更容易與你合作
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如果你是首選買家，許多供應商會對你更好。例如，他們可能會在其他人之前告訴你即將進行的產(chǎn)品升級，讓你有機會實現(xiàn)價值最大化。或者，你可能得到更好的價格，因為他們重視你的業(yè)務，這是雙贏的。為此，請跟蹤你的供應商并使其易于付款。例如，支付門戶可以成為你整體采購平臺的一部分。在這種情況下，他們會直接將發(fā)票發(fā)送給會計部門。
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采購軟件如何幫助省錢？
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降低成本最有效的方法是實施專業(yè)可靠的采購軟件，它可以簡化采購流程、跟蹤供應水平和發(fā)票，并自動執(zhí)行許多原本需要員工時間完成的任務。
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8Manage SRM采購管理軟件具備創(chuàng)新設計和豐富功能，可以在幾個方面幫助節(jié)省采購成本。首先，它幫助簡化采購流程，使你能夠確定比較具成本效益的供應商，并就貨物和服務進行更好的談判。
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8Manage 采購管理軟件是完全集成的系統(tǒng)，從需求管理開始，通過供應商信息、電子招標、供應商管理、訂單管理、支付和計費、庫存和合同管理將你的整個采購流程數(shù)字化。這樣集中的系統(tǒng)使其容易跟蹤各部門的支出，確定可以降低成本的領域，并對未來的采購做出明智的決定。
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還可以幫助減少管理采購過程所需的時間和資源。其自動化的工作流程可以消除人工流程，減少錯誤的風險，提高效率，使工作人員能夠?qū)Ｗ⒂诒容^多的戰(zhàn)略任務。這可以幫助減少采購的整體成本，因為釋放出的資源可以用于企業(yè)的其他領域。
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此外，采購管理軟件可以提供詳細的報告和分析，使企業(yè)能夠確定節(jié)約成本的機會，并監(jiān)測一段時間的支出趨勢。通過對采購過程的深入了解，企業(yè)可以對供應商的選擇做出比較明智的決定，并為未來的采購談判出比較好的條件。
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管理采購成本對于企業(yè)保持盈利能力至關重要。通過遵循這些實踐并使用采購管理軟件，企業(yè)可以實現(xiàn)降低成本、提高員工生產(chǎn)力并增加業(yè)務價值。