合同管理不善會使你的合同流程效率低下，并產(chǎn)生負(fù)面影響：
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-收入損失
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談判緩慢、審批延遲和里程碑缺失等低效合同代價高昂。如果沒有辦法自動跟蹤最后期限，并得到通知來執(zhí)行時間敏感的行動，就會有錯過最后期限的風(fēng)險。
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-協(xié)作和溝通效率低下
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有效的合同管理需要內(nèi)部和外部利益相關(guān)者之間的高水平合作。使用電子郵件作為主要的溝通方式會很快導(dǎo)致多個混亂的線程。在不知不覺中，你可能會遇到人們使用不同合同版本的情況。

6個合同管理最佳實(shí)踐

使用以下6個合同管理的最佳實(shí)踐將幫助你的團(tuán)隊(duì)管理你的合同：
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1.集中和標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)議
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從頭開始起草合同會減慢合同創(chuàng)建的速度。法務(wù)部可以通過標(biāo)準(zhǔn)化和預(yù)先批準(zhǔn)合同語言和條款來節(jié)省大量時間。這樣一來，合同的創(chuàng)建速度就會加快，其他部門也可以在不涉及法務(wù)的情況下創(chuàng)建一些合同。當(dāng)合同遵循一個模板時，它們更容易編輯和審查，因?yàn)槟銓⒅魂P(guān)注每個交易特有的條款。
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將你的合同存儲在一個中央的、可搜索的存儲庫中，這樣合同是安全的，而且容易找到。當(dāng)有訴訟時，安全存儲合同的重要性就更加明顯。
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2.設(shè)定合理的關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）
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法務(wù)部面臨著用更少的錢做更多的事的壓力，需要向企業(yè)證明自己的價值。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，法務(wù)部必須從被動（對法律威脅）轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃樱ㄖ贫ㄓ绊懯杖牒徒档惋L(fēng)險的策略）。這將需要設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)。
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應(yīng)該設(shè)置的KPI和應(yīng)該跟蹤的指標(biāo)取決于目標(biāo)。例如，你的目標(biāo)是更快地發(fā)送合同。然后，你可以將其分解為具體的關(guān)鍵績效指標(biāo)，比如更快地創(chuàng)建合同，減少審批時間。
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一個好的合同管理解決方案將幫助你跟蹤性能指標(biāo)，使你深入了解你的合同簽訂過程，以及你可以在哪些方面進(jìn)行改進(jìn)以提高效率。
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3.追蹤義務(wù)
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許多人簽署了合同后就忘了，直到出現(xiàn)問題。然而，合同在簽署后變得更加重要。企業(yè)需要你有跟蹤合同的義務(wù)，在一個大型企業(yè)中，可能有成千上萬的有效合同。
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依靠個別員工來跟蹤義務(wù)是有風(fēng)險的，因?yàn)殄e誤是不可避免的。好的合同管理軟件可以幫助你在義務(wù)到期前及時向你發(fā)送電子郵件提醒，從而保持你的義務(wù)。
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4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作和可視性
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在大多數(shù)企業(yè)中，合同管理主要是法務(wù)部的責(zé)任。但是，為了確保整個企業(yè)的合規(guī)性并減少風(fēng)險，法務(wù)部需要與其他部門進(jìn)行有效的協(xié)作。
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用標(biāo)準(zhǔn)的模板和工作流程授權(quán)給其他部門，可以減少你對所有事情的參與。你可以使用8Manage合同管理軟件來確保合同在發(fā)出前得到法務(wù)部的批準(zhǔn)。
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法務(wù)部也需要在不犧牲數(shù)據(jù)安全的情況下使合同可見。正確的合同管理軟件將使你能夠平衡可見性和控制，幫助你定義誰可以訪問每個工作流程和記錄。
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5.溝通自動化
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在合同溝通中使用電子郵件有很多漏洞，因?yàn)殡娮余]件不夠集中。在傳遞信息時，你可能會忘記包括相關(guān)方的地址，或者重要的信息可能隱藏在電子郵件線程中。
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最好的做法是使用專業(yè)的合同管理軟件，跟蹤每項(xiàng)活動并向相關(guān)利益方發(fā)送實(shí)時通知。溝通的自動化確保沒有利益相關(guān)者在所有合同階段被遺漏。
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6.電子簽名（或點(diǎn)擊生效）
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毫不拖延地簽署合同對許多法律部門來說仍然是一個挑戰(zhàn)。除了傳統(tǒng)的濕墨簽名外，還有其他的方式來簽署合同。電子簽名和點(diǎn)擊生效作為在線簽訂合同的有效方式已被廣泛采用。
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電子簽名（或點(diǎn)擊生效）提供了一個無縫的簽署體驗(yàn)。電子簽名使簽署合同像點(diǎn)擊一樣容易，它是網(wǎng)站條款和條件等大批量合同的理想選擇。
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8Manage合同管理解決方案允許你將合同嵌入到用戶的交易流程中，減少PDF或紙質(zhì)合同所固有的摩擦。
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使用8Manage 進(jìn)行合同管理最佳實(shí)踐
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遵守合同管理的最佳實(shí)踐，對與你的業(yè)務(wù)增長相匹配的簽約效率至關(guān)重要。
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8Manage合同管理為企業(yè)提供合同自動化、可審計(jì)的單一事實(shí)來源以及業(yè)務(wù)進(jìn)度和合同活動的實(shí)時視圖。
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● 集中的文件存儲，授權(quán)人員能從一個地方訪問和管理合同；
● 為重要日期自動發(fā)送提醒，確保沒有錯過最后期限；
● 為各種類型的合同創(chuàng)建定制的模板，確保一致性和合規(guī)；
● 允許多個用戶在一份合同上進(jìn)行協(xié)作，確保工作流程順暢；
● 易于快速搜索和檢索合同，消除了耗時的人工搜索
● 提供了對合同執(zhí)行情況的洞察力，跟蹤合同成本、風(fēng)險等指標(biāo)。
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總之，使用?8Manage?合同管理軟件可以確保采用專業(yè)的合同管理方法，更好地促進(jìn)風(fēng)險管理、提高盈利能力，并在合同管理活動的成本與收益方面提供明確的投資回報(bào) (ROI)。