在當今的數(shù)字時代，辦公自動化系統(tǒng)為各種規(guī)模的企業(yè)提供了一系列好處。強大的辦公自動化系統(tǒng)不僅簡化了日常任務，還加快了信息檢索速度。此外，這些工具還可以提高流程可見性并幫助企業(yè)輕松發(fā)現(xiàn)瓶頸。
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如果你正在尋找可以將你的企業(yè)的工作流程提升到一個新水平的辦公自動化解決方案，請不要滿足于任何不具備這五個要素的系統(tǒng)工具。

1.簡單的工作流設計器
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創(chuàng)建工作流曾經是硬核系統(tǒng)編碼員的領域。然而，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)應該從業(yè)務用戶開始，而不是編碼人員。
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當你坐下來試用辦公自動化系統(tǒng)時，請從制定自己的工作流程開始。你能否直觀地創(chuàng)建完成流程所需的任務序列？如果你在前五分鐘內無法弄清楚，則需要繼續(xù)進行下一個選項。
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一款軟件不應該決定你的企業(yè)應該如何設置其運營。相反，它應該幫助你的團隊加強現(xiàn)有流程。
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2.移動兼容性
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你的辦公室是移動的，你所有的工具也應該是移動的。無論你有遠程工作人員，還是只是想在等候航班時辦理登機手續(xù)，你選擇的辦公自動化系統(tǒng)都應該像在總辦公室的電腦上一樣正常工作。
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你的營銷活動不能僅僅因為你需要等待同事休假回來而推遲。
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你應該能夠從安全的云中運行你的核心流程，而不必擔心你的數(shù)據(jù)在哪里或誰在保護它。如果你使用諸如8Manage OA之類的辦公自動化工具 ，那么你的同事可以在他休假的酒店用手機查看營銷計劃。
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3.與其他軟件的集成
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辦公自動化系統(tǒng)可能并不是你運行的唯一軟件。你已經擁有內部數(shù)據(jù)庫、CRM、營銷自動化工具和財務軟件等，當你依賴于如此多的系統(tǒng)時，你需要一個不僅僅局限于自身的工具。
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在所有軟件中，辦公自動化應該是最容易與其他工具集成的。否則，你將無法將數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)推送到另一個系統(tǒng)。
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在進行評估時，查看辦公自動化軟件提供了什么樣的預集成，或者它能否打開對其他云工具的訪問。
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4. 報告和分析
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如何知道你的辦公自動化是否正在產生結果？你不能僅僅根據(jù)團隊的滿意程度來評估流程績效。數(shù)據(jù)是最終的決策者，比較流程的歷史、速度、結果質量等對你的企業(yè)來說很重要。
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采用另一種軟件來衡量你的工作流程數(shù)據(jù)既費時又不必要。為什么不擁有一款內置報告和分析功能的軟件呢？現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)8Manage OA配備了此功能，作為其基本產品的一部分。
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5.訪問控制選項
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就像限制進入辦公場所一樣，你還應該為所有業(yè)務流程設置訪問權限。
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一個好的工作流自動化系統(tǒng)能理解這種敏感的需求，并將訪問控制作為其不可或缺的功能的一部分。在為你的企業(yè)考慮辦公自動化系統(tǒng)時，不要忽視此功能。
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辦公自動化系統(tǒng)有哪些功能？
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一個理想的辦公自動化系統(tǒng)：
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● 需要更少的空間來存儲數(shù)據(jù)
● 簡化數(shù)據(jù)存儲和檢索
● 即時檢索信息
● 無需保存文書工作
● 消除任何數(shù)據(jù)冗余的機會
● 允許多人訪問數(shù)據(jù)
● 減少出錯的可能性
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有效的辦公自動化 (OA) 解決方案——8Manage OA，不僅具備上述基本功能，在幫助企業(yè)消除耗時和重復性任務以降低運營成本和提高員工效率方面還發(fā)揮著重要作用。
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8Manage OA 可以在企業(yè)已經采用的辦公工具（例如文字處理器和演示工具）之上為你提供以下功能：
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1.電子溝通和協(xié)作工具
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8Manage OA 在整個企業(yè)內提供無縫且持續(xù)的溝通流程，從而提高前臺和后臺的工作效率。
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通過自動化審查和批準流程，8Manage OA 可以幫助你的企業(yè)消除瓶頸。員工無需通過電子郵件或電話向主題專家和管理層索要簽名，只需在辦公室或在家中提交請求即可。指定方收到電子通知，請求方輕松跟蹤狀態(tài)，無需不斷跟進。8Manage OA 甚至可以幫助計算每個審批人的置存期，并相應地提醒審批人。
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2.電子表格和工作流程
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8Manage OA 允許你為不同的目的定義不同的表格模板，例如客戶管理、IT 服務、采購請求和員工調查及其相關的工作流程。8Manage OA 輕松存儲、搜索和檢索這些管理表格及其相關文檔。更重要的是，它通過維護審計跟蹤和消除手動數(shù)據(jù)輸入任務來提高合規(guī)性。
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3.電子辦公管理
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8Manage OA 提供調度和任務管理功能。通過任務管理，企業(yè)可以輕松分配和監(jiān)控任務，以及收集和分析績效數(shù)據(jù)。8Manage OA 允許你實施流程級別的改進，使辦公自動化更進一步。
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省錢、省時，邁向未來
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如果你發(fā)現(xiàn)你的辦公室只做到了數(shù)字化，那么現(xiàn)在是時候升級你的工作流程并向辦公自動化邁進了。實現(xiàn)自動化的辦公可以節(jié)省大量的時間和金錢，讓員工專注于真正為企業(yè)帶來價值的事情。