不管是項目需求發(fā)生了變化，還是第一輪可交付成果沒有完全達到預期，在項目范圍定義的初始階段之后可能發(fā)生變化的原因有很多。當這種情況發(fā)生時，你需要準備好一個計劃來處理最后一刻的范圍變更和調(diào)整。

?什么是范圍變更？

?范圍變更是指在功能、布局、質(zhì)量、預算、時間表、責任或項目的其他方面的偏差。

?通常情況下，范圍的變更是由項目經(jīng)理或利益相關(guān)者的謹慎決定造成的。當新的數(shù)據(jù)或信息出現(xiàn)，為現(xiàn)有戰(zhàn)略或計劃提供信息時，也會發(fā)生范圍變更。這些更改內(nèi)置于大多數(shù)敏捷項目管理流程中，是產(chǎn)品開發(fā)過程中健康、富有成效的一部分。

?數(shù)據(jù)驅(qū)動。新的信息或數(shù)據(jù)驅(qū)動的洞察力往往可以揭示出現(xiàn)有工作范圍無法實現(xiàn)預期的結(jié)果。在這種情況下，改變工作范圍是成功的必要條件。

?預算驅(qū)動。簡單地說，有時預算會被削減，這就需要在時間和資源投入上有所轉(zhuǎn)變。如果預算增加，也需要重新評估范圍。

?最后期限驅(qū)動。也許產(chǎn)品需要提前推出才能擊敗競爭對手進入市場?；蛘撸苍S需要推遲時間表，以便為競爭性更高優(yōu)先級的項目騰出時間。任何時間線的調(diào)整都會導致項目范圍的改變。

?資源驅(qū)動。項目資源的任何變化都需要范圍的變化來調(diào)整利益相關(guān)者、所有者、責任等。

?范圍蔓延的發(fā)生是由于業(yè)務需要或戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變之外的原因，通常是由計劃不周的項目或超出原始聲明或工作范圍 (SOW) 的范圍來定義的。不惜一切代價避免范圍蔓延是明智的，以確保你不會為未來的項目樹立先例。?

?管理項目范圍變更的技巧

?不管范圍的定義有多牢固，范圍變更是項目管理過程中不可避免的自然組成部分。但是，即使范圍變更的原因是合理的，它仍然會改變你的原始計劃，需要仔細管理以保持項目的正常進行。

?這里有一些技巧，可以幫助你進行范圍變更管理，而這一切要從建立一個適當?shù)牧鞒涕_始。

?1.理解并溝通變更背后的需求

?變更請求可能來自于執(zhí)行利益相關(guān)者、高層領(lǐng)導或客戶。不管來源如何，在執(zhí)行之前，要確保你完全理解利益相關(guān)者或客戶要求變更的原因。

?提出問題，甚至更好的是，實施一個流程來確保請求者仔細評估變更。

?2.記錄變更

?一旦有變更請求，一定要記錄下來，即使它最終沒有導致范圍變更。這個過程還使你能夠記錄和審查請求，并考慮其他破壞性較小、成本較低或耗時較少的解決方案。?

?通過遵循這個過程，你還能確保有效地將合理的、可實施的范圍變更傳達給你的團隊。

?3.評估變更并了解其對范圍、進度和預算的影響

?評估請求的更改可以從一些簡單的提問開始：

-為什么利益相關(guān)者或客戶要求變更？

-該變更是否與我們的戰(zhàn)略重點相關(guān)并保持一致？

-根據(jù)我們期望的結(jié)果，變更請求是否有意義？

-這個請求是必要的，還是已經(jīng)是范圍內(nèi)的一部分？

-這個變更的緊迫性如何？

?這些問題的答案將幫助你評估請求的合理性，并相應地確定優(yōu)先次序。

?4.考慮影響，讓任何變更得到批準

?當評估并批準了該請求，它還必須得到你的范圍變更審批程序中所列出的執(zhí)行利益相關(guān)者的批準。將請求、范圍變更的細節(jié)、批準的理由以及其他細節(jié)發(fā)送給管理團隊。

?如果你決定范圍變更沒有必要，告知請求者原因。他們可以隨時修改其請求并提交新的請求表。

?5.實施并與團隊溝通

?發(fā)生范圍變更后，一定要讓你的團隊參與并告知他們。通過記錄請求及其評估，你將能夠清楚地證明為什么需要進行調(diào)整，并讓團隊參與變更。

?6.使用項目管理軟件

?像8Manage PM這樣端到端的項目管理軟件可以幫助團隊更好地管理和控制項目范圍變更，并確保項目按計劃進行。

?范圍變更管理：可用于處理事務、問題、缺陷報告、改進需求等溝通，以及對范圍變更請求進行評估和批準。

?知識管理：你和團隊可通過8Manage PM記錄和共享有關(guān)項目范圍的信息，以便更快地響應范圍變更請求。

?項目敏捷性：8Manage系統(tǒng)具有強大的協(xié)作和共享功能，使團隊成員可以實時交流和更新項目范圍變更。

?自動化流程：自動化處理范圍變更請求，并提供通知和跟蹤功能，以確保所有人都了解范圍變更的狀態(tài)和進展。

?數(shù)據(jù)分析：生成實時報告以幫助團隊管理范圍變更的成本和計劃，并提供有關(guān)范圍變更對項目進度的影響的數(shù)據(jù)。

?總結(jié)

?計劃外的變化是現(xiàn)代商業(yè)的一個可預測的部分。實施一個靈活但以流程為導向的方法來管理范圍變更，你可以確保意外的變化不會使項目脫軌。相反，強有效的項目管理可視性將幫助你建立更好的產(chǎn)品并保持業(yè)務的敏捷性。