本文將通過(guò)Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件的功能，結(jié)合一般情況下使用Zoho Projects進(jìn)行項(xiàng)目管理的過(guò)程，為大家展示如何充分利用Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目管理。我們將詳細(xì)介紹任務(wù)看板、文檔管理、甘特圖與報(bào)表、里程碑、issue等功能，基本可以滿足項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目生命周期中對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾的全面管理需求。

　　一、搭建任務(wù)

　　首先我們把項(xiàng)目管理的各個(gè)階段定義一下，比如可以設(shè)置成項(xiàng)目啟動(dòng)、進(jìn)行中、已完成、總結(jié)回顧四個(gè)部分。

一般的項(xiàng)目流程是這樣的，項(xiàng)目初期啟動(dòng)項(xiàng)目之前需要項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目策劃方案、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建、立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目過(guò)程中需要產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、一期成果交付、客戶匯報(bào)PPT、項(xiàng)目中期回顧、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目準(zhǔn)備結(jié)項(xiàng)的時(shí)候需要結(jié)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、文檔梳理沉淀、數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目完成。

　　我們需要把這些項(xiàng)目過(guò)程中用到的東西分別在Zoho Projects中建立任務(wù)，在Zoho軟件中，可以通過(guò)經(jīng)典視圖、列表視圖、看板視圖三種形式觀看任務(wù)狀態(tài)。

　　二、我們可以在文檔板塊建立文件夾，用來(lái)保存項(xiàng)目各個(gè)階段相關(guān)的文檔。

　　在項(xiàng)目管理過(guò)程中，通常會(huì)產(chǎn)生幾個(gè)文件。所產(chǎn)生的具體文件可能因項(xiàng)目及其需求而異，但一些常見(jiàn)的項(xiàng)目管理文件包括:

1. 項(xiàng)目章程：概述項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、涉眾和高層需求。

2. 項(xiàng)目計(jì)劃：包括詳細(xì)的進(jìn)度、預(yù)算、資源分配和風(fēng)險(xiǎn)管理方法。

3. 范圍說(shuō)明：定義項(xiàng)目的邊界和可交付成果，包括目標(biāo)、約束、假設(shè)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

4. 需求文檔：捕獲項(xiàng)目的功能性和非功能性需求，作為設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)。

5. 風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：識(shí)別和記錄潛在風(fēng)險(xiǎn)、其影響和緩解策略。

6. 溝通計(jì)劃：概述項(xiàng)目涉眾的溝通策略，包括頻率、方法和內(nèi)容。

7. 變更管理計(jì)劃：描述管理和控制項(xiàng)目范圍、進(jìn)度和預(yù)算變更的過(guò)程。

8. 質(zhì)量管理計(jì)劃：定義項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)和過(guò)程，以確保項(xiàng)目可交付成果達(dá)到所需的質(zhì)量水平。

9. 進(jìn)度報(bào)告：提供項(xiàng)目績(jī)效的最新信息，包括成果、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。

10. 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)文檔：捕獲在整個(gè)項(xiàng)目中獲得的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，突出顯示最佳實(shí)踐和需要改進(jìn)的領(lǐng)域。

　　這些只是項(xiàng)目管理期間通常產(chǎn)生的文檔的幾個(gè)例子。所需的具體文檔可能根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、復(fù)雜性和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)而有所不同。

　　三、給項(xiàng)目中的重要節(jié)點(diǎn)添加里程碑

　　1、在Zoho Projects中，設(shè)定里程碑是一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程。在項(xiàng)目任務(wù)列表或甘特圖中，找到要設(shè)置里程碑的所需任務(wù)。

　　2、然后把相應(yīng)的任務(wù)設(shè)置為里程碑

　　3.、還可以編輯里程碑名稱(chēng)、描述、開(kāi)始和結(jié)束日期，并將其分配給適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)成員。

　　一旦您設(shè)置了里程碑，它們將出現(xiàn)在項(xiàng)目任務(wù)列表或甘特圖中，允許您跟蹤和監(jiān)控進(jìn)度。里程碑表示重要的項(xiàng)目成果、截止日期或可交付成果，有助于可視化項(xiàng)目進(jìn)度并確定項(xiàng)目里程碑的完成情況。

　　四、如果項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)品bug，可以提交到issues。

　　Issues可幫助您分類(lèi)和確定項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題的優(yōu)先級(jí)，并可以按類(lèi)型或嚴(yán)重性對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)。提交或?qū)雐ssues后，您就可以在此處查看和過(guò)濾它們，甚至生成報(bào)表。

　　1、Bug跟蹤：如果您正在進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，您可以使用Issues特性來(lái)跟蹤和管理軟件中的Bug。這有助于識(shí)別和解決可能影響功能或用戶體驗(yàn)的問(wèn)題。

　　2、任務(wù)管理：當(dāng)您遇到需要立即關(guān)注或需要從主任務(wù)列表中單獨(dú)處理的任務(wù)或活動(dòng)時(shí)，您可以創(chuàng)建一個(gè)問(wèn)題來(lái)跟蹤和管理它。這允許您分別對(duì)這些任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分、分配和監(jiān)控進(jìn)度。

　　3、問(wèn)題解決：如果您在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中遇到任何問(wèn)題或障礙，例如技術(shù)問(wèn)題、資源限制或依賴(lài)關(guān)系，您可以創(chuàng)建一個(gè)問(wèn)題來(lái)記錄并有效地解決問(wèn)題。

　　4、變更請(qǐng)求：如果有任何變更請(qǐng)求或?qū)?xiàng)目范圍、需求或可交付成果的修改，您可以提出一個(gè)問(wèn)題來(lái)跟蹤和管理這些變更。這有助于有效地處理項(xiàng)目中的變更管理。

　　5、協(xié)作和溝通：?jiǎn)栴}功能允許團(tuán)隊(duì)成員就項(xiàng)目中的特定任務(wù)或問(wèn)題進(jìn)行協(xié)作和溝通。團(tuán)隊(duì)成員可以提供更新、共享注釋、附加文件，并共同解決問(wèn)題。

　　使用Zoho Projects中的Issues特性提供了一個(gè)記錄和管理問(wèn)題、bug和重要任務(wù)的中心位置，確保項(xiàng)目進(jìn)度不會(huì)被未解決的問(wèn)題阻礙。

　　五、在用戶功能中，對(duì)項(xiàng)目有關(guān)的人員進(jìn)行管理。

　　Zoho Projects既可以添加本公司的用戶，并對(duì)員工權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。也可以邀請(qǐng)公司外部人員已訪客模式，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行只讀模式的參與。

　　六、項(xiàng)目論壇功能

　　Zoho Projects中有一個(gè)論壇功能，大家可以在論壇中發(fā)帖，其他人也可以瀏覽回復(fù)，溝通很方便

　　七、項(xiàng)目概覽、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)

　　如果你想了解項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)或者情況，可以通過(guò)儀表盤(pán)或者項(xiàng)目頁(yè)面來(lái)實(shí)現(xiàn)。儀表盤(pán)中包含很多小部件，比如任務(wù)狀態(tài)、逾期任務(wù)、團(tuán)隊(duì)狀態(tài)、問(wèn)題狀態(tài)等。