PMO項(xiàng)目管理辦公室是成功企業(yè)的關(guān)鍵管理工具。它對(duì)于推動(dòng)項(xiàng)目的發(fā)展至關(guān)重要，以下是PMO的五個(gè)重要作用：
?
1、項(xiàng)目管理過程的標(biāo)準(zhǔn)化
?
PMO的主要目標(biāo)在于方法、流程和工具的創(chuàng)建和標(biāo)準(zhǔn)化。
?
PMO 可能創(chuàng)建的模板包括：

? 項(xiàng)目建議書模板。這有助于項(xiàng)目經(jīng)理了解商定的計(jì)劃，避免范圍蠕變。
?
??項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告模板。這記錄了在項(xiàng)目實(shí)施過程中如何審查和衡量項(xiàng)目的進(jìn)展。
?
??項(xiàng)目變更請(qǐng)求模板。如有必要，PMO可以起草這份文件，以幫助項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中捕捉變更請(qǐng)求（并評(píng)估其影響）。
?
??項(xiàng)目結(jié)束報(bào)告模板。該文件使團(tuán)隊(duì)能夠評(píng)估已完成的項(xiàng)目，并確定哪些進(jìn)展順利，哪些不順利。
?

為了更好地協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程，PMO可以選擇采用項(xiàng)目組合管理工具，比如8Manage PMO項(xiàng)目管理軟件。這將鼓勵(lì)各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保持一致的流程，并提供對(duì)項(xiàng)目組合的實(shí)時(shí)可見性。

?2、支持項(xiàng)目實(shí)施
?
一個(gè)成功的項(xiàng)目有賴于整個(gè)團(tuán)隊(duì)的支持、有針對(duì)性的培訓(xùn)和公開的溝通。
?
PMO項(xiàng)目管理辦公室將：
??協(xié)助并解決具體問題，如規(guī)劃或分配資源。(并使脫軌的項(xiàng)目或掙扎的團(tuán)隊(duì)重新走上正軌）。
??幫助項(xiàng)目經(jīng)理為他們的項(xiàng)目選擇正確的方法，或幫助他們建立一個(gè)商業(yè)案例。
??促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者的溝通和協(xié)作，確保每個(gè)人都在正確的位置上。
??提供準(zhǔn)確可靠的信息，使利益相關(guān)者在情況發(fā)生急劇變化時(shí)能夠做出最佳決策
??指導(dǎo)和培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理，確保他們獲得正確的技能，并推薦在線項(xiàng)目管理課程。
?
PMO經(jīng)常作為項(xiàng)目的"第一響應(yīng)者"，利用他們的經(jīng)驗(yàn)來發(fā)現(xiàn)問題，提供建議，并解決問題。
?
3.提供所有項(xiàng)目的綜合視圖
?
項(xiàng)目利益相關(guān)者和決策者需要了解項(xiàng)目的來龍去脈。如果沒有充分的了解，他們將很難做出正確的決定。
?
另一方面，PMO也必須熟悉企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況。（特別是與他們想要討好的高管和決策者有關(guān)的情況）。
?
為了彌合項(xiàng)目與利益相關(guān)者之間的差距，PMO提供針對(duì)其高管需求的全面報(bào)告和儀表盤。這意味著你的PMO必須：
?
??設(shè)計(jì)并跟進(jìn)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）。這包括關(guān)于單個(gè)項(xiàng)目的整體健康和進(jìn)展的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，以及項(xiàng)目的整體表現(xiàn)。
?
??圍繞整個(gè)項(xiàng)目組合的預(yù)算、預(yù)測(cè)、實(shí)際情況和利潤(rùn)率傳達(dá)清晰的信息。
?
??正確整合所有的信息和文件，為利益相關(guān)者專門建立一個(gè)項(xiàng)目?jī)x表盤。
?
??提供及時(shí)、準(zhǔn)確的洞察力。實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)對(duì)于任何項(xiàng)目報(bào)告都是至關(guān)重要的。策劃和提供報(bào)告的時(shí)間越長(zhǎng)，信息的價(jià)值就越低。
?
借助8Manage PMO項(xiàng)目管理平臺(tái)，你可以把利益相關(guān)者聚集在一起，為他們提供實(shí)時(shí)的、有針對(duì)性的對(duì)項(xiàng)目的見解。這使他們能夠從一個(gè)單一的事實(shí)來源獲得重要的數(shù)據(jù)、報(bào)告和項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)。
?
4.有效地計(jì)劃和安排資源
?
PMO根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先次序，以及理想情況下對(duì)整體業(yè)務(wù)的影響來分配資源。他們有能力預(yù)測(cè)項(xiàng)目所需的資源，并反過來優(yōu)化最貴資源的使用。
?
為了使這種優(yōu)化盡可能準(zhǔn)確，PMO需要優(yōu)先考慮容量規(guī)劃。為了幫助他們做到這一點(diǎn)，PMO必須能夠運(yùn)行模擬、情景和假設(shè)分析。當(dāng)然，他們需要一個(gè)內(nèi)置這種功能的項(xiàng)目管理軟件。
?
5.戰(zhàn)略組合管理和治理
?
戰(zhàn)略組合管理使你的項(xiàng)目執(zhí)行與你的企業(yè)的戰(zhàn)略愿景相一致。PMO負(fù)責(zé)引導(dǎo)戰(zhàn)略組合管理，確保所有的資源、項(xiàng)目和預(yù)算與你的更高目標(biāo)相一致。
?
通過使用預(yù)先定義的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)分，PMO縮小了項(xiàng)目范圍，并根據(jù)其企業(yè)的目標(biāo)選擇最佳舉措。然后，PMO向高級(jí)管理層或C級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供建議，通過提供合理的商業(yè)案例和明確的成本/效益比率，選擇最符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的候選項(xiàng)目。
?
除此以外，PMO還監(jiān)控項(xiàng)目的整體風(fēng)險(xiǎn)。這不僅限于涉及員工的風(fēng)險(xiǎn)，還包括整個(gè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，如合規(guī)問題或負(fù)面曝光。PMO需要為未來的"高風(fēng)險(xiǎn)"項(xiàng)目建立緩解和預(yù)防計(jì)劃。
?
PMO項(xiàng)目管理軟件：為項(xiàng)目成功鋪好基礎(chǔ)
?
PMO項(xiàng)目管理軟件是確保項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，有助促進(jìn)規(guī)劃、實(shí)施和“經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)”，使項(xiàng)目從概念化到完成。
?
8Manage PMO軟件用于在項(xiàng)目管理辦公室的治理下組織項(xiàng)目、計(jì)劃或項(xiàng)目組合的過程時(shí)提高效率。該軟件的一些功能包括分析、跟蹤、規(guī)劃、資源分配、優(yōu)先級(jí)排序、調(diào)度和報(bào)告業(yè)務(wù)洞察力。所有單個(gè)項(xiàng)目的信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地聚合到 PMO 層，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。團(tuán)隊(duì)知道要做什么，并且你可以透明地了解流程以保持項(xiàng)目順利運(yùn)行。
?
此外，8Manage的實(shí)時(shí)項(xiàng)目組合儀表板以豐富多彩且易于共享的圖形和圖表跟蹤項(xiàng)目指標(biāo)的進(jìn)度。你可以通過有關(guān)狀態(tài)、任務(wù)和時(shí)間表的自動(dòng)報(bào)告獲得更詳細(xì)的數(shù)據(jù)。
?
當(dāng)8Manage PMO項(xiàng)目管理軟件開始使用并使你的項(xiàng)目受益，就會(huì)發(fā)現(xiàn)它是整個(gè)企業(yè)不可或缺的一部分。詳情可聯(lián)系我們申請(qǐng)免費(fèi)試用。