大多數(shù)企業(yè)在尋找合適的采購系統(tǒng)時都會遇到困難。尤其是大多數(shù) CPO 和 CFO ，他們在集中采購系統(tǒng)與分散采購系統(tǒng)之間難以選擇。如果你的企業(yè)尚未建立集中采購，那么將會失去集中采購系統(tǒng)所能實現(xiàn)的杠桿定價。
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什么是集中采購？
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集中采購可定義為將企業(yè)內(nèi)發(fā)生的所有采購活動整合在一起，并將其交給一個對所有采購流程擁有完全控制權的部門。
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集中采購團隊將與企業(yè)的其他部門進行互動，批量采購產(chǎn)品，并以合理的價格進行談判。因此，集中采購被視為精簡和簡化企業(yè)采購的有效方式。
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舉例來說，當你實施集中采購來管理多個商店時，可以防止訂單重復、為大宗采購爭取更好的折扣、減少庫存運輸、組織交易并改善與供應商的關系。
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集中采購的另一個例子是，當你擁有一個標準化的采購系統(tǒng)時，原材料、商品、IT設備、用于維護、修理和操作的MRO貨物以及其他標準服務（如清潔服務）可以很容易地從一個集中的系統(tǒng)中采購。

集中采購的重要性
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隨著業(yè)務的發(fā)展，集中采購變得越來越重要，因每個部門單獨采購的成本相對較高且效率較低。當企業(yè)完全集中化時，大部分采購活動由中央領導，而日常采購活動則交由各部門負責。
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現(xiàn)在的問題是集中采購的戰(zhàn)略效率。企業(yè)的長期經(jīng)營目標通常與集中采購結構相關聯(lián)，集中采購可以改善企業(yè)的長期戰(zhàn)略規(guī)劃。
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此外，通過集中采購，你可以獲得明確的程序效率，而這是分散采購結構無法實現(xiàn)的。集中采購的一個主要優(yōu)勢是消除不必要的重復采購工作。信息和資源共享可以擴大部門采購的折扣范圍，從而降低交付成本。
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集中采購結構還使你有機會與供應商建立并保持良好的關系。它有助于向供應商發(fā)出明確的指示，告訴他們應該向誰報告，因此這將減少不活躍供應商之間的混亂。
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另一個重要因素是，集中采購政策有助于加強內(nèi)部管理控制。有關采購活動的標準化信息流和決策是由最高管理層制定的。
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例如，在集中采購結構中，政策會確定哪些員工有權發(fā)起采購訂單，提供供應商的選擇標準，并設定支出限額。使用集中采購系統(tǒng)可以幫助你解決道德問題并保持機密性。
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集中采購如何為企業(yè)帶來益處？
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在商業(yè)領域，請記住 "人多力量大"。除非你的企業(yè)足夠強大，能夠通過從供應商處獲得最優(yōu)惠的價格來證明自己的實力，否則企業(yè)的發(fā)展就會受到影響。這就是企業(yè)需要集中采購的根本原因。集中采購并非易事，需要付出大量努力，并遵循特定步驟。
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"一刀切 "的解決方案可能因企業(yè)而異，在進行集中采購之前，你需要提出一些具體問題：
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● 公司的管理戰(zhàn)略是否已經(jīng)升級，能否成功應對過渡？
● 是否必須得到高層管理者的支持？效率和成本效益如何？
● 利益相關者如何應對新的轉(zhuǎn)型？
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維持高效的采購部門對企業(yè)的成功至關重要。如果不是100%確信企業(yè)無法充分發(fā)揮采購活動的潛力，那么建議重新考慮集中采購。
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由于采購是企業(yè)的生命線，因此在做出集中化決定時必須確保采購潛力不會在轉(zhuǎn)型后降低。你需要選擇能夠處理集中化活動并具有處理采購軟件專業(yè)知識的專家。
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此外，實施這種轉(zhuǎn)變可能會在員工中引起意見分歧，因為有些人可能拒絕這種劇烈的變化，員工可能會覺得他們的個人采購權被剝奪了。
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這種負面反應可以通過讓員工了解集中和整合的好處來消除。你需要確保你的員工明白，轉(zhuǎn)型是為了企業(yè)的更好發(fā)展，而不是反映他們的績效。
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即使在集中化之后，你也必須將某些采購決策權交給那些擅長購買這些產(chǎn)品的部門。這樣做，你可以與員工保持良好的關系，并使公司不斷發(fā)展壯大。
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但是，集中化的結構可以改善企業(yè)的整體采購活動，提高市場競爭力，并有助于獲得新的機會，在未來建立更牢固的客戶關系。
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采購軟件如何幫助你實現(xiàn)集中化？
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采購軟件的使用將使你的集中化過程變得更加簡單。8Manage SRM 是一款端到端的一站式采購管理軟件。該軟件支持集中式和分散式采購模式，允許你通過直觀的功能（例如可定制的儀表板、報告和數(shù)據(jù)分析）設置自動化規(guī)則，用最小化組織工作來最大化你的利潤。
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● 公平公開的供應商甄選
● 從源頭上控制采購需求
● 自動校驗采購預算并審核
● 公平透明的電子招標
● 360度供應商數(shù)據(jù)視圖
● 一站式采購訂單管理
● 電子化管理合同和發(fā)票
● 實時自動匯總開支數(shù)據(jù)
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在 8Manage SRM 的幫助下，你可以集中采購結構，在投標前輕松合并規(guī)則、折扣和報價，從而加速報價管理。系統(tǒng)可以有效地管理從向供應商下訂單到管理審批的各個步驟，發(fā)票自動生成并從供應商處接收，反之亦然。采購收據(jù)和其他支出可以輕松創(chuàng)建并存儲在 8Manage 系統(tǒng)中，以供將來參考。
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此外，其他任務（例如供應商管理、風險緩解、產(chǎn)品管理和審計）都可以使用 8Manage SRM?采購管理軟件有效完成。