在數(shù)字化辦公時代，每個公司都會有大量的工作文檔，不再以紙質(zhì)保存，其中不乏一些非常機密的類型。如何保證這些文檔的安全性是每個公司都必須要考慮的。數(shù)字化帶來便捷的同時也帶來了威脅。

下面是一些提高文檔安全性的經(jīng)驗方法。

文件服務(wù)器設(shè)置權(quán)限

如果是紙質(zhì)的文件，無論是拿走原件或者是對原件復(fù)制，都會通過檔案管理室的門戶，留下痕跡，但對于現(xiàn)今的文件量，實體的紙質(zhì)文件的管理工作已經(jīng)造成了巨大的負(fù)擔(dān)。而脫離紙質(zhì)的文件過于便捷也就難以察覺甚至是接觸的痕跡都難以留下。

所以就需要一臺文件服務(wù)器來提供外地人員或本地人員從服務(wù)器上下載文件。針對不同級別和部門的員工，應(yīng)該設(shè)置不同的權(quán)限，避免低級別員工接觸到機密文檔。

設(shè)置文件密碼

紙質(zhì)文件在拿到原件后就失去的保護(hù)的屏障。而電子文件所有的安全性較高的文檔都應(yīng)該設(shè)置文檔密碼，打開文檔時必須輸入正確才能瀏覽文檔，并且要定期更換密碼。

離職人員要收回電腦并處理

紙質(zhì)就留在公司，人員流動不會對紙質(zhì)的文件有影響。但電子的文件則可能存儲的員工的電腦上，所以對于離職人員要及時收回電腦，并對電腦中的內(nèi)容進(jìn)行格式化處理，避免電腦中的文檔發(fā)生不必要的外泄。

發(fā)送帶附件的郵件時要進(jìn)行加密

紙質(zhì)的文件不便于遠(yuǎn)距離傳輸，也不會帶來相關(guān)的安全隱患。而電子文件的在獲得遠(yuǎn)距離傳輸?shù)膬?yōu)勢的同時也帶來了泄密問題，所以在發(fā)郵件時如果把文檔作為附件傳輸時，除了要保證文檔本身有密碼外，還要對文檔進(jìn)行壓縮，并對壓縮包進(jìn)行加密，同時也避免顯示壓縮包內(nèi)的文件列表，最大可能的保證安全性。

備份內(nèi)容進(jìn)行加密

紙質(zhì)的備份管理在檔案室，以檔案管理人員與檔案管理制度作為安全保障。而電子文檔則文檔服務(wù)器要定期對文檔內(nèi)容進(jìn)行備份，避免使用中的服務(wù)器出現(xiàn)問題后造成文件丟失。對于備份的內(nèi)容也要進(jìn)行加密保存，這樣即使備份內(nèi)容一旦發(fā)生泄漏時文檔內(nèi)容也不會外傳。

無論是紙質(zhì)和電子都具有各自的優(yōu)劣勢，紙質(zhì)的文件要用增加人力、物力去補足缺點，電子的文件則需要嚴(yán)格的管理制度去彌補缺點。有沒有讓文檔的管理更加便捷與安全的方法。

伊登DMS文檔管理中臺

使用一個文檔管理系統(tǒng)，如伊登DMS，讓死板的程序代替管理制度，既能便捷化工作、提升工作效率，也能保證文件的安全

權(quán)限管理

對用戶設(shè)置權(quán)限，在擁有權(quán)限時才能對文件進(jìn)行訪問與操作，讓無權(quán)接觸文件的人員無法訪問文件。并在文件訪問后留下日志記錄，方便需要時追溯。

文件加密

伊登DMS內(nèi)置文件的加密，與第三方Ipguard集成，保護(hù)文件的安全。

服務(wù)器存儲

伊登DMS不只是一個系統(tǒng)，還會同步部署私有的服務(wù)器，服務(wù)器統(tǒng)一存儲文件，文檔跟隨賬號而不是員工的個人設(shè)備，無論是人員流動還是設(shè)備更新都不會對文檔造成影響。

分享、分發(fā)

伊登DMS設(shè)置分享與分發(fā)模塊，既能在系統(tǒng)內(nèi)直接分享文件，也能通過鏈接在外部傳輸，而系統(tǒng)在解析鏈接后，收到鏈接的用戶也能訪問分享的文件。分享與分發(fā)也會由分發(fā)人員設(shè)置權(quán)限，對流通文件做全面保護(hù)。

備份

伊登DMS企業(yè)文檔庫設(shè)置備份模塊，備份的文檔具有更高的安全與權(quán)限設(shè)置，保證文檔安全。

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