企業(yè)采購中，采購訂單管理概述了從買方到賣方的所有業(yè)務(wù)要求，包含有關(guān)質(zhì)量、時間范圍、商定價(jià)格等詳細(xì)信息。
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電子采購訂單與手動采購訂單
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電子采購訂單是傳統(tǒng)的手動采購訂單的電子版本，兩者有何不同？讓我們來看看。

1.時間
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由于涉及到人工數(shù)據(jù)輸入，手動采購訂單處理需要占用大量時間。而在電子采購訂單的情況下，一切都使用自動工作流程和基于規(guī)則的檢查來完成。與手動采購訂單相比，這節(jié)省了大量的時間。
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2.成本
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由于額外的存儲成本、需要員工付出的更多工作量以及會出現(xiàn)更高的錯誤率，手動采購訂單處理的成本比電子采購訂單高。
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3.準(zhǔn)確性
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由于手動數(shù)據(jù)輸入，手動采購訂單處理是一個容易出錯的過程。在電子采購訂單的情況下，它是自動完成的，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性 。
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4.進(jìn)度跟蹤
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手動采購訂單需要利益相關(guān)者的持續(xù)跟進(jìn)，而在電子采購訂單的情況下，你可以通過工作流程自動化來自動化后續(xù)流程。
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5.供應(yīng)商關(guān)系
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借助電子采購訂單，你可以通過按時付款、實(shí)時通知、減少周轉(zhuǎn)時間和按時審批來加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系。在手動采購訂單流程的情況下，由于人工干預(yù)，供應(yīng)商的審批和付款則需要一定的時間。
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6.可見性
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通過電子采購訂單，你可以實(shí)時了解付款狀態(tài)。而當(dāng)你使用手動支付流程時，溝通較少，透明度較低。
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7.文檔儲存
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電子采購訂單是一份用于向供應(yīng)商索取貨物或服務(wù)的電子文檔。而紙質(zhì)采購訂單是用于向供應(yīng)商索取貨物或服務(wù)的實(shí)物文檔。
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8.觸達(dá)性
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手動采購訂單存儲在柜子里，不是每個員工都能接觸到它們。而電子采購訂單的每個文檔和信息都存儲在云端，員工可以遠(yuǎn)程訪問。
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9.合規(guī)性
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在手動環(huán)境下，將每一次更改都記錄在紙質(zhì)日志中很困難，這會導(dǎo)致高錯誤率和欺詐。而在電子采購訂單的情況下，軟件會自動維護(hù)日志。
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實(shí)施有效的采購訂單管理：數(shù)字化、自動化、集成
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通過上述與手動采購訂單的對比，不難看出電子采購訂單管理比傳統(tǒng)的手動流程更高效。借助新一代先進(jìn)的電子采購系統(tǒng)，比如8Manage SRM采購管理系統(tǒng)，企業(yè)可以跟蹤采購訂單、監(jiān)控庫存水平并以電子方式發(fā)送采購請求。這有助于提高準(zhǔn)確性和效率，同時降低成本。
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● 創(chuàng)建和跟蹤采購訂單
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8Manage允許你手動創(chuàng)建采購訂單或根據(jù)你的采購計(jì)劃自動生成采購訂單。在8Manage采購訂單管理系統(tǒng)，每個采購訂單的信息始終是最新的，采購訂單狀態(tài)更新的即時通知使跟蹤進(jìn)度變得容易，并允許減少不必要的查詢。
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● 創(chuàng)建自定義審批流
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根據(jù)你的組織架構(gòu)和采購類型，8Manage 會自動將預(yù)設(shè)的審核與審批流程與你的采購訂單綁定，給采購訂單提供電子簽名和/或電子蓋章。
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● 通過集成建立協(xié)同效應(yīng)
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高效的采購訂單管理工具應(yīng)該補(bǔ)充企業(yè)當(dāng)前的會計(jì)系統(tǒng)。8Manage SRM可與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，從發(fā)送采購申請、派發(fā)采購訂單到審批發(fā)票，采購與核算同步進(jìn)行。系統(tǒng)幫助你將供應(yīng)商提供的發(fā)票與采購訂單的付款安排和驗(yàn)收狀態(tài)進(jìn)行匹配。
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● 優(yōu)化供應(yīng)商管理
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企業(yè)可通過8Manage采購訂單管理系統(tǒng)設(shè)置供應(yīng)商信息庫并允許他們立即獲得采購訂單、直接在系統(tǒng)中溝通、當(dāng)場創(chuàng)建發(fā)票等，以減少電子郵件、電話等造成的溝通不暢。系統(tǒng)也允許你根據(jù)供應(yīng)商完成訂單的能力來評估其績效。
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結(jié)論
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采購訂單管理是任何成功企業(yè)的重要組成部分，尤其是對于那些渴望成長的企業(yè)而言。實(shí)施電子采購訂單管理不僅可以自動化地處理采購訂單，還為管理人員和參與采購流程的每個人提供最新的進(jìn)度概覽，最大限度地減少錯誤，使整個流程具有時間效率，并確保每筆付款都是合理的。