大型 IT 工作的成本往往遠(yuǎn)高于計(jì)劃，嚴(yán)重的甚至可能會(huì)危及整個(gè)企業(yè)。隨著 IT 系統(tǒng)成為許多行業(yè)的重要競(jìng)爭(zhēng)要素，技術(shù)項(xiàng)目變得越來(lái)越大，涉及到組織的更多部分，如果出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)給公司帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
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那么，公司如何最大限度地提高他們的 IT 項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)按時(shí)交付預(yù)期價(jià)值的機(jī)會(huì)呢？ 對(duì) IT 高管的調(diào)查表明，成功的關(guān)鍵在于掌握四個(gè)廣泛的維度，這些維度共同構(gòu)成了 “價(jià)值保證”的大型 IT 項(xiàng)目的方法論。

該方法由以下要素構(gòu)成：

○專(zhuān)注于管理戰(zhàn)略和利益相關(guān)者，而不是只專(zhuān)注于預(yù)算和日程安排
○通過(guò)確保關(guān)鍵的內(nèi)部和外部人才掌握技術(shù)和項(xiàng)目?jī)?nèi)容
○通過(guò)將激勵(lì)措施與項(xiàng)目的總體目標(biāo)保持一致來(lái)建立有效的團(tuán)隊(duì)
○擅長(zhǎng)核心項(xiàng)目管理實(shí)踐，例如較短的交付周期和嚴(yán)格的質(zhì)量檢查

1、管理戰(zhàn)略和利益相關(guān)者
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IT 計(jì)劃往往很少關(guān)注戰(zhàn)略和利益相關(guān)者，完全根據(jù)預(yù)算和進(jìn)度目標(biāo)來(lái)管理項(xiàng)目。

而表現(xiàn)最好的項(xiàng)目對(duì)計(jì)劃的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值建立了清晰的認(rèn)識(shí)——而不僅僅是技術(shù)內(nèi)容。通過(guò)構(gòu)建強(qiáng)大的業(yè)務(wù)案例并在整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間表上保持對(duì)業(yè)務(wù)目標(biāo)的關(guān)注，成功的團(tuán)隊(duì)可以避免成本超支。例如，他們還可以確保更快的客戶(hù)響應(yīng)時(shí)間，為營(yíng)銷(xiāo)組織獲取更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，或減少所需的手動(dòng)流程數(shù)量。
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高績(jī)效項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還可以改善公司管理其內(nèi)部和外部利益相關(guān)者的方式，例如業(yè)務(wù)和 IT 主管、供應(yīng)商、合作伙伴和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。他們確保項(xiàng)目符合公司的總體業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，并對(duì)利益相關(guān)者的立場(chǎng)進(jìn)行詳細(xì)分析。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不斷與所有業(yè)務(wù)部門(mén)和職能負(fù)責(zé)人接觸，以確保業(yè)務(wù)需求與正在開(kāi)發(fā)的 IT 解決方案之間真正保持一致。
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良好的利益相關(guān)者管理涉及到選擇供應(yīng)商和與他們談判合同時(shí)的遠(yuǎn)見(jiàn)。公司談判人員應(yīng)主動(dòng)識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，例如，將關(guān)注點(diǎn)擴(kuò)大到單價(jià)之外，并尋求建立“雙贏”協(xié)議。這樣做有助于確保公司在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)優(yōu)先獲得供應(yīng)商的最佳人才。

2、掌握技術(shù)和內(nèi)容

根據(jù)需要借助專(zhuān)家?guī)椭?，高?jī)效團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)項(xiàng)目的所有技術(shù)方面，包括IT架構(gòu)和基礎(chǔ)設(shè)施、功能權(quán)衡、質(zhì)量保證、遷移和部署計(jì)劃，以及項(xiàng)目范圍。合適的團(tuán)隊(duì)將理解業(yè)務(wù)和技術(shù)方面的問(wèn)題，這就是為什么公司必須在項(xiàng)目期間指派一些高績(jī)效和經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)家。據(jù)估計(jì)，適當(dāng)?shù)膶?zhuān)家可以通過(guò)他們的判斷和解釋數(shù)據(jù)模式的能力將性能提高100%。

一家公共部門(mén)機(jī)構(gòu)的努力證明了這點(diǎn)。為了消除浪費(fèi)并專(zhuān)注于代表最大商業(yè)價(jià)值的項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)引入了精益技巧。同時(shí)制定了嚴(yán)格的測(cè)試和推廣計(jì)劃以確保質(zhì)量，并引入了明確定義的階段閘門(mén)。通過(guò)這些和其他措施，團(tuán)隊(duì)能夠檢查 95% 的所有測(cè)試用例、修復(fù)關(guān)鍵缺陷并驗(yàn)證修復(fù)，然后再?gòu)膯卧獪y(cè)試階段繼續(xù)進(jìn)行集成測(cè)試。因此，機(jī)構(gòu)最終重新確定并簡(jiǎn)化其 IT 項(xiàng)目的技術(shù)要求。
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3、建立有效的團(tuán)隊(duì)
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大型項(xiàng)目可以在組織中擁有自己的生命。為了有效和高效，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要共同的愿景、共享的團(tuán)隊(duì)流程和高績(jī)效的文化。為了建立一個(gè)穩(wěn)固的團(tuán)隊(duì)，成員們應(yīng)該有一個(gè)共同的激勵(lì)結(jié)構(gòu)，與整體項(xiàng)目目標(biāo)相一致，與個(gè)人工作流程目標(biāo)相對(duì)比。一個(gè)在財(cái)務(wù)上與價(jià)值交付目標(biāo)保持一致的企業(yè)對(duì)技術(shù)團(tuán)隊(duì)還將確保采取所有關(guān)鍵的變更管理步驟，例如，與組織其他部門(mén)的溝通是清晰、及時(shí)和準(zhǔn)確的。

4、擅長(zhǎng)核心項(xiàng)目管理實(shí)踐

為了實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目管理，測(cè)試實(shí)踐無(wú)可替代。其中包括擁有一個(gè)戰(zhàn)略性和紀(jì)律嚴(yán)明的項(xiàng)目管理辦公室，并建立嚴(yán)格的流程來(lái)管理需求工程和變更請(qǐng)求。項(xiàng)目辦公室應(yīng)建立幾個(gè)堅(jiān)固的階段閘門(mén)，以確保高質(zhì)量的最終產(chǎn)品。同時(shí)，它需要爭(zhēng)取較短的交付生命周期，以避免在開(kāi)發(fā)過(guò)程中造成浪費(fèi)。

公司可創(chuàng)建集成的業(yè)務(wù)和 IT 團(tuán)隊(duì)，在各自的工作流中端到端地工作。換句話(huà)說(shuō)，團(tuán)隊(duì)從項(xiàng)目開(kāi)始到完成都參與其中——從定義需求到測(cè)試。這種方法有助于避免階段過(guò)渡期間的誤解，并確保明確的責(zé)任和所有權(quán)。它還促進(jìn)了效率提升和快速交付。

結(jié)論

大型 IT 項(xiàng)目往往耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，通常比預(yù)期的成本更高，而且最重要的是，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的收益。但事實(shí)并非如此。公司可以借助現(xiàn)代項(xiàng)目管理工具幫助 IT 和業(yè)務(wù)共同致力于交付價(jià)值來(lái)取得成功。

8Manage PM集項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、時(shí)間管理、成本管理、文檔管理和業(yè)務(wù)管理于一體，是一款功能完備的項(xiàng)目管理軟件，完美地覆蓋了項(xiàng)目管理的核心流程。

系統(tǒng)有效解決管理者對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的管理與監(jiān)控、掌握每個(gè)項(xiàng)目投入的資源情況，同時(shí)提供了與客戶(hù)的協(xié)作，最大程度加強(qiáng)各個(gè)參與人員的溝通。

8Manage PM實(shí)時(shí)審計(jì)的特點(diǎn)促進(jìn)項(xiàng)目現(xiàn)狀信息或工作流信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和透明度。它向每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員明確作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)需要完成的工作，進(jìn)而促進(jìn)責(zé)任，大幅提升個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的交付能力和效率。