在我們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常會遇到各式各樣的文檔類型，想要把它們都統(tǒng)一管理起來也不是一件容易的事情。后來looklook就去研究怎么樣可以把這一堆文檔整理起來呢？接下來，looklook就從有效的文檔管理展開，和大家分享一下！

有效文檔管理的特點(diǎn)

1.強(qiáng)大的搜索和索引功能

一個(gè)好的文檔管理解決方案能夠?qū)I(yè)務(wù)文件進(jìn)行索引和分類，以便快速檢索。首先，要明確你的組織所關(guān)注的重要信息。例如，你是否需要根據(jù)特定日期或客戶編號來檢索文件？或者你是否需要查找特定類型的文檔？這些都是可以創(chuàng)建索引字段的示例，以提高可搜索性。此外，文檔管理系統(tǒng)還應(yīng)支持關(guān)鍵字和全文搜索。最強(qiáng)大的DMS能夠自動為你的文件編制索引，減少員工手動標(biāo)記的工作量。

2.自動化工作流程

數(shù)字化工作流程可以創(chuàng)建邏輯流程，分配任務(wù)，并在需要時(shí)指定替代人員。工作流程管理還可指定哪些過程會觸發(fā)工作流程，比如存儲傳入的發(fā)票或其他文檔。

文檔管理系統(tǒng)還支持根據(jù)截止日期或文檔狀態(tài)的更改啟動工作流。工作流程管理系統(tǒng)會監(jiān)控和控制工作流程，以便經(jīng)理和員工可以看到每個(gè)步驟的進(jìn)展。這對于頻繁的重復(fù)性任務(wù)和步驟非常適用，可以輕松定義。

員工記錄管理、發(fā)票處理和合同管理是很好的起點(diǎn)，因?yàn)樽詣踊@些流程可以顯著提高生產(chǎn)率并節(jié)省成本。例如，通過與人力資源軟件集成，自動化工作流程可以檢查勞動合同、績效考核等重要文件是否已正確轉(zhuǎn)發(fā)、完成、簽署和保存。

3.集成能力

將文檔管理軟件與現(xiàn)有的其他軟件集成，可以進(jìn)一步增加價(jià)值。比如，DocuWare已成功與500種不同的應(yīng)用程序進(jìn)行集成。例如，你可以將發(fā)票處理數(shù)據(jù)從文檔管理系統(tǒng)傳輸?shù)絊age、QuickBooks、SAP、Microsoft?Dynamics以及其他企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）和客戶關(guān)系管理（CRM）軟件中。

你的人力資源管理和薪資系統(tǒng)也可以使用數(shù)字記錄、表單和工作流程。通過電子郵件集成，你不再需要從收件箱中處理項(xiàng)目，電子郵件和附件可以直接從收件箱中索引并存儲在正確的項(xiàng)目文件中。

怎么進(jìn)行文檔管理

1.注冊和登錄：訪問Helplook的官方網(wǎng)站并創(chuàng)建一個(gè)賬戶。一旦您成功注冊并登錄，您將能夠開始使用Helplook的文檔管理功能。

2.創(chuàng)建文件夾和標(biāo)簽：首先，您可以創(chuàng)建文件夾來組織您的文檔。例如，您可以為不同的項(xiàng)目、部門或文件類型創(chuàng)建文件夾。此外，您還可以為文檔添加標(biāo)簽，以幫助更好地分類和搜索。

3.上載文檔：點(diǎn)擊“上傳”按鈕或拖放文件到Helplook界面中，您可以將文檔上傳到您的賬戶中。Helplook支持各種文件類型，如文本文檔、電子表格、演示文稿、圖像等。

4.編輯和版本控制：一旦文檔上傳成功，您可以使用Helplook的編輯功能對文檔進(jìn)行編輯和修改。此外，Helplook還提供版本控制功能，允許您跟蹤文檔的歷史版本，并輕松恢復(fù)到以前的版本。

5.搜索和過濾：使用Helplook的搜索功能可以快速找到您需要的文檔。您可以根據(jù)關(guān)鍵字、文件名、標(biāo)簽等進(jìn)行搜索，并使用過濾器來進(jìn)一步縮小搜索范圍。

6.共享和協(xié)作：Helplook使您能夠與團(tuán)隊(duì)成員、客戶或合作伙伴共享文檔。您可以設(shè)置不同的訪問權(quán)限，如只讀、編輯或評論。此外，您還可以在文檔上添加注釋和評論，以促進(jìn)協(xié)作和反饋。

7.安全和備份：Helplook采取了嚴(yán)格的安全措施來保護(hù)您的文檔和數(shù)據(jù)。它使用加密技術(shù)保護(hù)文件的傳輸和存儲，并提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保您的文檔始終安全可靠。

總結(jié)

Helplook作為一個(gè)功能強(qiáng)大的文檔管理平臺，可以很好地去組織、搜索和分享文檔，是我們進(jìn)行文檔選擇的不二之選。looklook自己平時(shí)也會把不同的資料放上去，即使是很多不同方向的資料也不會混淆！看起來一目了然~