在疫情的影響下，許多企業(yè)受到了經(jīng)濟(jì)的影響。企業(yè)產(chǎn)值和人員的減少需要提高現(xiàn)有員工的工作效率。項(xiàng)目中的團(tuán)隊(duì)合作是提高企業(yè)產(chǎn)值的重要組成部分。如何提高項(xiàng)目管理中員工的團(tuán)隊(duì)合作效率已成為困擾許多管理者的難題。

許多管理者在領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)無(wú)法有效地管理員工，員工缺乏團(tuán)隊(duì)精神和行為。原因是管理者對(duì)員工的責(zé)任和任務(wù)分配不均勻，管理者缺乏對(duì)員工的有效監(jiān)督，問(wèn)題責(zé)任調(diào)查人員不清楚。這些問(wèn)題將直接導(dǎo)致員工工作效率低下。
如何通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率？作為管理者，選擇項(xiàng)目管理系統(tǒng)Zoho Projects是明智的。Zoho Projects項(xiàng)目在團(tuán)隊(duì)合作的功能項(xiàng)目分工、團(tuán)隊(duì)合作和項(xiàng)目監(jiān)督方面具有很大的優(yōu)勢(shì)。

1、項(xiàng)目分工

周一整理了本周的工作安排，但是如何按照本周的工作安排來(lái)安排呢？“每天，每一項(xiàng)社區(qū)任務(wù)，新媒體任務(wù)，KOL規(guī)劃”快速方便地分配給員工，已成為困擾主管的大問(wèn)題。
一般來(lái)說(shuō)，如果工作過(guò)程中突然有一些相對(duì)簡(jiǎn)單的任務(wù)，我會(huì)用Zoho Projects創(chuàng)建任務(wù)，然后邀請(qǐng)相關(guān)合作伙伴一鍵參與。
當(dāng)我遇到一些相對(duì)復(fù)雜的工作事項(xiàng)時(shí)，我會(huì)用項(xiàng)目來(lái)創(chuàng)建它們。項(xiàng)目可以拆分成一個(gè)個(gè)小的任務(wù)，拆解完成后我們可以邀請(qǐng)相應(yīng)的成員加入。工作安排一目了然，方便快捷，即使工作復(fù)雜，也不用擔(dān)心無(wú)法清晰傳達(dá)給員工。
Zoho Projects還支持自定義模板，這樣可以避免重復(fù)性的創(chuàng)建項(xiàng)目，真的很簡(jiǎn)單快捷。 而且Zoho Projects更有利于企業(yè)在線分配任務(wù)，支持多人任務(wù)的分配，每個(gè)人一目了然應(yīng)該做什么。綜上所述，我認(rèn)為Zoho Projects在項(xiàng)目管理和會(huì)員分工方面做得更好。

2、團(tuán)隊(duì)協(xié)作

在工作場(chǎng)所，各部門(mén)的有效合作是確保工作順利進(jìn)行的重要前提。以社區(qū)運(yùn)作為例。有時(shí)，我們需要通過(guò)一些活動(dòng)來(lái)調(diào)動(dòng)社區(qū)成員的熱情，活動(dòng)海報(bào)的設(shè)計(jì)和文案需要交給運(yùn)營(yíng)部的其他同事。此時(shí)，我們需要進(jìn)行跨部門(mén)的合作和溝通。
在現(xiàn)代職場(chǎng)，面對(duì)面討論工作的所有細(xì)節(jié)并不是最有效的方式，有時(shí)甚至難以實(shí)現(xiàn)。過(guò)去我一直認(rèn)為跨部門(mén)溝通的效率很低。為什么呢？因?yàn)槿毫奶嗔?。為了方便分工交流，我們往往需要拉三四個(gè)小組；數(shù)據(jù)共享更是亂七八糟。你一個(gè)接一個(gè)，我一個(gè)接一個(gè)，最后看什么都不清楚。
然而，有了Zoho Projects，這些問(wèn)題就不算什么了。這款項(xiàng)目管理軟件才能真正支持協(xié)作、討論想法和共享文檔這些重要能力。因?yàn)閆oho Projects可以以任務(wù)的形式準(zhǔn)確分發(fā)給負(fù)責(zé)這一部分的同事，并且可以再任務(wù)下進(jìn)行評(píng)論，同時(shí)擁有動(dòng)態(tài)、聊天、論壇等功能，可以激勵(lì)員工討論和交流項(xiàng)目，并通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作引導(dǎo)員工實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。員工也可以根據(jù)關(guān)鍵事項(xiàng)進(jìn)行有針對(duì)性的溝通。

3、項(xiàng)目監(jiān)督

事實(shí)上，對(duì)于較大的項(xiàng)目管理，管理者很難及時(shí)掌握員工的實(shí)時(shí)工作情況，實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督。特別是當(dāng)工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，員工不可避免地逃避責(zé)任，使管理者無(wú)法明確獎(jiǎng)懲。
領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)時(shí)，我最頭疼的是跟進(jìn)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的工作進(jìn)度。以前的工作報(bào)告往往在微信上，qq等待聊天軟件，這部分內(nèi)容有時(shí)與其他一些話題混合——比如任務(wù)出錯(cuò)，材料需要修改等等……這給我們整合工作進(jìn)度帶來(lái)了困難。我沒(méi)有精力整天更新員工的任務(wù)進(jìn)度，也沒(méi)有辦法每次翻一堆記錄，找出他們現(xiàn)在做了什么。
但是Zoho Projects的功能很好地解決了我的癥結(jié)。它將項(xiàng)目的整體內(nèi)容、完成情況和動(dòng)態(tài)進(jìn)展整合到一個(gè)清新的頁(yè)面中，讓我一打開(kāi)就能準(zhǔn)確定位自己關(guān)心的內(nèi)容。今天做了多少，還有多少?zèng)]做；誰(shuí)完成了什么，有沒(méi)有新的安排？……在這個(gè)頁(yè)面上，我可以找到我需要的答案?，F(xiàn)在，我的思想可以用在更重要的地方，我不需要抓住這些細(xì)節(jié)。

都說(shuō)管理者要有大局觀和統(tǒng)籌能力，我深以為然。但是，如果你想完美地反映這兩種品質(zhì)，你不能僅僅依靠人們自己的努力，你必須適當(dāng)?shù)厥褂靡恍╉?xiàng)目管理工具。以我目前正在處理的社區(qū)運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目為例。在過(guò)去，我同時(shí)推廣三個(gè)任務(wù)是非常痛苦的——不同的人員，不同的安排，不同的內(nèi)容……但現(xiàn)在不一樣了。
在Zoho Projects項(xiàng)目的事項(xiàng)管理界面中，我可以同時(shí)列出我目前負(fù)責(zé)的項(xiàng)目下屬的任務(wù)。我只需要稍微了解一下任務(wù)的每個(gè)部分。如果我需要調(diào)整原來(lái)的任務(wù)安排，我不需要像以前那樣一個(gè)接一個(gè)地通知，同一個(gè)項(xiàng)目的成員可以隨時(shí)查看。
無(wú)論是從分工、合作還是監(jiān)督，我認(rèn)為免費(fèi)項(xiàng)目管理工具Zoho Projects在各個(gè)環(huán)節(jié)都做得更加細(xì)致到位，適合大多數(shù)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目管理中的協(xié)同工作。Zoho Projects可以快速清晰地分配工作，促進(jìn)員工之間的內(nèi)部合作和溝通，加強(qiáng)員工管理。因此，選擇Zoho Projects是一個(gè)非常好的選擇。