經(jīng)過(guò)了多輪內(nèi)部討論之后，教培機(jī)構(gòu)決定開(kāi)始上線一款教培機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)軟件，來(lái)管理消課劃課、點(diǎn)名簽到、請(qǐng)假記錄等等。而接下來(lái)的關(guān)鍵是快速啟用，讓其開(kāi)始發(fā)揮價(jià)值。

那么，如何可以快速啟用一套管理系統(tǒng)軟件呢？如果是全新開(kāi)業(yè)的機(jī)構(gòu)，因?yàn)闊o(wú)需和舊有的數(shù)據(jù)打交道。有的機(jī)構(gòu)卻容易犯難，覺(jué)得不知道應(yīng)該從哪一步開(kāi)始做起。

以下為一個(gè)啟用的前準(zhǔn)備工作的概要供參考。

一、了解系統(tǒng)軟件的基本功能和各個(gè)角色的權(quán)限，并進(jìn)行管理角色的賬戶設(shè)置。

這里可以參閱快速啟用指南以及相關(guān)的解說(shuō)視頻。一般來(lái)說(shuō)，開(kāi)通注冊(cè)的時(shí)候，默認(rèn)是機(jī)構(gòu)的校長(zhǎng)來(lái)開(kāi)立。校長(zhǎng)需要對(duì)系統(tǒng)的主要功能和角色，已經(jīng)有一個(gè)大致的了解。開(kāi)通以后，如果機(jī)構(gòu)的教務(wù)管理工作，由安排了的若干名教務(wù)來(lái)進(jìn)行，那么首先需要將教務(wù)的身份信息錄入系統(tǒng)，并開(kāi)通有關(guān)賬戶的功能。如果機(jī)構(gòu)沒(méi)有設(shè)定教務(wù)，由校長(zhǎng)來(lái)兼任，那么可以直接由校長(zhǎng)來(lái)進(jìn)行下一步。

二、學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)軟件的具體操作，重點(diǎn)放在機(jī)構(gòu)會(huì)日常使用的主要功能。

教培機(jī)構(gòu)最常用到的是，點(diǎn)名扣課、加課時(shí)等課時(shí)管理相關(guān)功能。因此，教務(wù)需要快速熟悉這些基本操作。此外，其他的功能，例如課程設(shè)置、班級(jí)管理、課后點(diǎn)評(píng)等重要功能，也需要學(xué)習(xí)使用。只有這些操作了解并熟練了，才能成為機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)的擔(dān)當(dāng)角色。

三、導(dǎo)入現(xiàn)有的課時(shí)數(shù)據(jù)，完成系統(tǒng)正式開(kāi)啟使用前的重要準(zhǔn)備。

對(duì)于已經(jīng)運(yùn)營(yíng)一段時(shí)間特別是多年的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，由于長(zhǎng)期使用紙張和表格來(lái)進(jìn)行記錄，已經(jīng)形成了一套固有的管理模式和模板。上線系統(tǒng)前后，會(huì)有一段時(shí)間來(lái)進(jìn)行磨合，這是無(wú)可避免的。如何縮短磨合期，讓磨合的過(guò)程變得更加輕松，是可以實(shí)現(xiàn)的。

教務(wù)先要對(duì)機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)情況有一個(gè)全局的了解，同時(shí)盡早獲取數(shù)據(jù)導(dǎo)入的表格模板或者主要的數(shù)據(jù)名稱（也就是管理系統(tǒng)軟件中的數(shù)據(jù)字段）。這之后，需要對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)完成匹配和整理的工作。

由于各家機(jī)構(gòu)處理的時(shí)候會(huì)用自己的方式處理，而管理系統(tǒng)軟件相當(dāng)于是規(guī)整統(tǒng)一的。因此，在整理過(guò)程中，很有可能會(huì)碰到一些不清楚不理解的地方，這也是十分正常的情況。這時(shí)候，教務(wù)應(yīng)該在內(nèi)部統(tǒng)一明確了之后，再和軟件服務(wù)商了解，如何對(duì)此種情況進(jìn)行處理。一般情況下，都可以找到相對(duì)應(yīng)的解決方案。待數(shù)據(jù)導(dǎo)入并檢查了之后，即可準(zhǔn)備正式開(kāi)啟。

四、完成對(duì)其他人員的基本使用培訓(xùn)，并對(duì)家長(zhǎng)進(jìn)行啟用通知。

在此階段，教務(wù)要確保機(jī)構(gòu)的其他人員會(huì)使用主要的功能。例如任課老師需要學(xué)習(xí)如何進(jìn)行點(diǎn)名，以及了解進(jìn)行課后點(diǎn)評(píng)等操作。雖然有關(guān)的功能非常的直觀便捷，教務(wù)為了減少在后期的使用誤差，需要盡可能確保每位涉及到的同事都會(huì)使用。在此階段，還需要完成對(duì)家長(zhǎng)的通知，告知相關(guān)系統(tǒng)的上線，并完成有關(guān)日常通知溝通方式的切換。

至此，所有的基本準(zhǔn)備工作已經(jīng)完成，接下來(lái)就是日常使用了。任何管理系統(tǒng)軟件只有用起來(lái)，才會(huì)起到應(yīng)有的作用，才能發(fā)揮其價(jià)值，最終幫助機(jī)構(gòu)達(dá)到優(yōu)化管理、提升服務(wù)、降本增效的目的。