全面信息化設(shè)置項(xiàng)目辦公室對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行支持和管理，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施起到重要促進(jìn)和保障作用，首先在日常管理方面起到重要作用，在項(xiàng)目收發(fā)文、考勤考核、會(huì)議管理、活動(dòng)管理、辦公場(chǎng)所管理方面做了大量工作。其次，在項(xiàng)目的管理方面，完成了計(jì)劃的協(xié)調(diào)、匯總與溝通，項(xiàng)目方案制定與推進(jìn)，既定事項(xiàng)跟催，項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目宣傳等工作。第三，在項(xiàng)目服務(wù)和協(xié)調(diào)方面，從項(xiàng)目人員用車、用餐、住宿、通訊等方面提供有力的保證；從人員、辦公場(chǎng)所、物品、工具等方面起到重要作用。

? ??從這些方面來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理辦公室比較合格，也取得良好效果。隨著項(xiàng)目的升級(jí)，信息化二期項(xiàng)目ERP和CCS系統(tǒng)分別涵蓋各業(yè)務(wù)模塊功能增強(qiáng)開(kāi)發(fā)和7個(gè)試點(diǎn)企業(yè)的推廣工作，工作面成倍增加，這些都對(duì)項(xiàng)目辦公室提出了更高要求。集團(tuán)總部及其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、成員企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理辦公室也提出項(xiàng)目管理指導(dǎo)和支持方面的多方面需求。鑒于此，信息化項(xiàng)目管理辦公室不能再局限于對(duì)單個(gè)項(xiàng)目支持和管理作用，應(yīng)面向多個(gè)項(xiàng)目，加強(qiáng)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的管理與控制。需要在以下方面進(jìn)行提高。

1、項(xiàng)目程序和工作的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)單個(gè)項(xiàng)目管理和控制。

? ?項(xiàng)目辦需要梳理從項(xiàng)目的啟動(dòng)，計(jì)劃實(shí)施，控制，驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程的流程，對(duì)項(xiàng)目中使用的工具和模板進(jìn)行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結(jié)以往項(xiàng)目知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)確定各項(xiàng)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。對(duì)單個(gè)項(xiàng)目加強(qiáng)管理和控制首先從對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和控制入手，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目是否按項(xiàng)目主計(jì)劃在執(zhí)行，關(guān)注項(xiàng)目工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)的資源，并對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵工作的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。如果說(shuō)我們?cè)谠圏c(diǎn)階段的項(xiàng)目管理是摸著石頭過(guò)河，那么在推廣中，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和有效控制。

2、資源的配置和內(nèi)外協(xié)調(diào)。

? ?合理規(guī)劃配置項(xiàng)目資源，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵資源，避免出現(xiàn)資源沖突。作為信息化項(xiàng)目最關(guān)鍵的資源是顧問(wèn)和業(yè)務(wù)人員，確定各類人員在項(xiàng)目過(guò)程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項(xiàng)目組織的會(huì)議安排，項(xiàng)目各方領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會(huì)議室、培訓(xùn)教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時(shí)還要注意內(nèi)部各組之間的橫向接口和協(xié)調(diào)，要建立整體觀念，實(shí)現(xiàn)各組的協(xié)同管理，建立溝通機(jī)制，使項(xiàng)目部人員能夠在理念、行動(dòng)方式、溝通方面順利暢通。事實(shí)證明，多數(shù)的問(wèn)題出現(xiàn)在接口處，因此項(xiàng)目辦要加強(qiáng)各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協(xié)調(diào)方面，項(xiàng)目辦要做好與項(xiàng)目相關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好與企業(yè)的各個(gè)職能部門(mén)的協(xié)調(diào)，做好合作伙伴以及其他的相關(guān)企業(yè)的溝通，爭(zhēng)取對(duì)項(xiàng)目的理解和支持，推動(dòng)項(xiàng)目工作順利進(jìn)展。

3、做好重點(diǎn)服務(wù)支持功能。

? ?在項(xiàng)目服務(wù)支持和日常的管理方面，項(xiàng)目辦要有所為和有所不為，對(duì)于一些重要的職能如收發(fā)文，重要資源協(xié)調(diào)，重點(diǎn)會(huì)議活動(dòng)組織和宣傳外，其他的服務(wù)職能充分要發(fā)揮各分項(xiàng)目部及項(xiàng)目小組各個(gè)委員的作用，讓各小組負(fù)擔(dān)起自己的行政和日常管理工作。另外就是項(xiàng)目辦可以在集中起來(lái)辦理效率更高的事情上多做一些工作，其他如考核、報(bào)銷、考勤考核等日常管理的職能則能放則放，關(guān)鍵要發(fā)揮好監(jiān)督和檢查作用。另外就是加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的支持，把項(xiàng)目經(jīng)理的要求和原則，能夠執(zhí)行和貫徹下去，使項(xiàng)目經(jīng)理能有更多精力投入到項(xiàng)目的核心工作中去。

? ?目前，項(xiàng)目管理辦公室的突破點(diǎn)做好項(xiàng)目的整體規(guī)劃，建立并實(shí)施項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，包括項(xiàng)目管理工具、可重復(fù)的流程和最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。挑戰(zhàn)就是如何建立一套針對(duì)信息化實(shí)施項(xiàng)目的信息系統(tǒng)，把項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，工具和模板固定下來(lái)，實(shí)現(xiàn)所有的項(xiàng)目都能在系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行。

信息化項(xiàng)目管理辦公室就是要利用先天優(yōu)勢(shì)，逐步提高人員整體素質(zhì)，總結(jié)信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和成果，發(fā)展路徑就是項(xiàng)目支持辦公室-業(yè)務(wù)單元管理辦公室-產(chǎn)業(yè)集團(tuán)項(xiàng)目管理辦公室-總部集團(tuán)級(jí)項(xiàng)目辦公室。方法就是根據(jù)不同階段項(xiàng)目管理辦公室的需求，從組織、流程、系統(tǒng)、職能、標(biāo)準(zhǔn)、方法、能力等方面不斷地提升隨著，這其間需要2-3年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，這也是信息化項(xiàng)目管理辦公室更大的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目管理作為集團(tuán)企業(yè)的重要能力之一，項(xiàng)目辦公室功能和定位通常是作為企業(yè)的戰(zhàn)略管理單位。在全球500強(qiáng)企業(yè)內(nèi)有100多家企業(yè)設(shè)置了集團(tuán)級(jí)別項(xiàng)目管理辦公室，事實(shí)證明項(xiàng)目管理辦公室，并不是帶來(lái)成本的增加，而是在項(xiàng)目的成本有3-4%的節(jié)省，同時(shí)在項(xiàng)目的范圍和項(xiàng)目延期方面都有較大的改善，其中部分企業(yè)實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的組合管理，并與企業(yè)的戰(zhàn)略緊密的聯(lián)系在一起，在集中項(xiàng)目資源，確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，確定項(xiàng)目的立項(xiàng)批準(zhǔn)，項(xiàng)目的監(jiān)督和審計(jì)等方面都起到明顯的效果。

4、做好項(xiàng)目的人員規(guī)劃。

信息化項(xiàng)目對(duì)IT技術(shù)、項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)方面的綜合人才需求量會(huì)日益增大，除了從企業(yè)外部招聘以外，更重要的就是內(nèi)部培養(yǎng)，項(xiàng)目管理辦公室就是要逐步承擔(dān)起這個(gè)責(zé)任。在項(xiàng)目部?jī)?nèi)部通過(guò)輪崗鍛煉等各種方式，進(jìn)行各方面能力的培養(yǎng)，逐步建立自己的項(xiàng)目梯隊(duì)式人才庫(kù)。建立項(xiàng)目中各類人才的通道，通過(guò)項(xiàng)目顧問(wèn)資格認(rèn)證和項(xiàng)目津貼的形式，做好項(xiàng)目成員職業(yè)規(guī)劃和相應(yīng)的信酬福利。保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，同時(shí)要加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的活力，做到人員能進(jìn)能出，實(shí)現(xiàn)一般人員的及時(shí)輪換和優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，為信息化的推廣儲(chǔ)備人才，培養(yǎng)更多的信息化方面的復(fù)合型人才及專業(yè)人才。在做好規(guī)劃時(shí)還要與職能部門(mén)協(xié)同做好各企業(yè)相關(guān)人員的規(guī)劃。

5、重視項(xiàng)目管理方法指導(dǎo)，加強(qiáng)知識(shí)管理。

? ?項(xiàng)目辦要指導(dǎo)和推動(dòng)各成員企業(yè)項(xiàng)目的開(kāi)展，總結(jié)實(shí)點(diǎn)單位項(xiàng)目管理的整個(gè)過(guò)程，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行制定項(xiàng)目總體計(jì)劃，指導(dǎo)項(xiàng)目管理工具和模板的使用。項(xiàng)目辦要加強(qiáng)知識(shí)管理，整理和優(yōu)化項(xiàng)目管理知識(shí)和技能，減小后續(xù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，同時(shí)也可以為其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)信息化提供借鑒。事實(shí)證明，一個(gè)項(xiàng)目的知識(shí)積累量占總知識(shí)量的70%，在知識(shí)轉(zhuǎn)移中逐步沉淀，真正能在下個(gè)項(xiàng)目中使用的只有25%?，項(xiàng)目的知識(shí)管理需要項(xiàng)目辦做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

? ?為了建立起項(xiàng)目管理體系，提高項(xiàng)目的管理能力，逐步向更高一級(jí)的項(xiàng)目管理理辦公室努力，逐步增加管理職能，項(xiàng)目管理辦公室需要明確方向，做好信息化項(xiàng)目群的管理，保證項(xiàng)目的順利完成和增值。