前段時(shí)間，讀到《資治通鑒》第七十九卷中，杜預(yù)對(duì)官員升遷獎(jiǎng)懲制度的深刻見(jiàn)解，對(duì)我啟發(fā)很大。 原文說(shuō)，“古者黜陟，擬議于心，不泥于法；末世不能紀(jì)遠(yuǎn)而專求密微，疑心而信耳目，疑耳目而信簡(jiǎn)書。簡(jiǎn)書愈繁，官方愈偽?！? 什么意思呢？ 古代，人們進(jìn)行官員升遷、獎(jiǎng)懲，更多根據(jù)對(duì)那個(gè)人的綜合評(píng)價(jià)做決策。但在杜預(yù)描述的“末世”，也就是，更為現(xiàn)代或者衰敗的時(shí)代，人們開(kāi)始依賴規(guī)章制度、文檔，以至于忽視對(duì)人本身的綜合評(píng)價(jià)。 它給我的啟示是，考察一個(gè)人檔案重要，還是人重要？ 你肯定說(shuō)“人”，畢竟檔案再好，也不能指望檔案幫你干活，但問(wèn)題是，現(xiàn)實(shí)中檔案更重要，為什么？ 人是虛的，檔案是實(shí)的。

當(dāng)目標(biāo)群體數(shù)量龐大，我們面對(duì)的信息和變量也隨之增加，很難在有限的時(shí)間和資源內(nèi)對(duì)每一個(gè)人進(jìn)行全面而深入的了解和評(píng)估。

比如： 你是個(gè)leader，每天要開(kāi)會(huì)，寫PPT，做決策，這種忙碌和多任務(wù)環(huán)境下，你不可能對(duì)每個(gè)任務(wù)進(jìn)行細(xì)致入微的管理。 這時(shí)，便會(huì)依賴各種管理和時(shí)間規(guī)劃軟件，如日程表、任務(wù)管理、提醒應(yīng)用，來(lái)高效地安排形成，這些工具，像杜預(yù)描述的“檔案”，提供快速，可以全面了解需要做什么的方式。 其他場(chǎng)景一樣，面試者先看簡(jiǎn)歷，相親先了解基礎(chǔ)情況；所以，流程是一個(gè)產(chǎn)品，很多情況下，

流程大于產(chǎn)品。

一

什么是流程（course）？舉個(gè)例子： 下午工作總會(huì)犯困，于是，決定買一杯咖啡提神。下單后，工作人員開(kāi)始行動(dòng)。 他們先準(zhǔn)備好咖啡豆、砂糖和牛奶等材料，然后研磨咖啡豆，接著用熱水沖泡咖啡，最后加入你喜歡的調(diào)味品。 一切準(zhǔn)備就緒，咖啡被遞到你手中，工作人員微笑著說(shuō)：“請(qǐng)您盡情享用。” 整個(gè)過(guò)程就是一套完整流程。 簡(jiǎn)而言之，流程是由兩個(gè)或更多個(gè)步驟組成，旨在完成一個(gè)整體的業(yè)務(wù)行為。每一個(gè)步驟都是這個(gè)“流程產(chǎn)品”中不可或缺的一環(huán)，確保你最終能享受到一杯令人滿意的咖啡。 所以，流程很重要。

一方面，代表效率提升、可預(yù)測(cè)性，協(xié)作簡(jiǎn)化。

有了好流程，我可以避免做無(wú)用功，直接干重要的事，節(jié)省時(shí)間；它像是一張路地圖，讓我提前知道接下來(lái)會(huì)發(fā)生什么，這樣，就不會(huì)手忙腳亂或者措手不及。 再者，當(dāng)大家都按照同一個(gè)流程來(lái)工作，就沒(méi)有混亂和誤解。 我以前帶20個(gè)人小團(tuán)隊(duì)，開(kāi)始流程不完善，大家都朝著各自方向跑，看著挺忙，效率很低。有時(shí)一項(xiàng)任務(wù)要跨過(guò)好幾個(gè)人才能完成，出現(xiàn)很多瓶頸和誤解，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目延期。 后來(lái)，我不再針對(duì)每個(gè)人分類任務(wù)，建立一套項(xiàng)目規(guī)劃流程，明確標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人后，效率有了質(zhì)的飛躍，還減少因信息不對(duì)稱帶來(lái)的煩惱。

另一方面，代表適應(yīng)性和靈活性、便于監(jiān)控和改進(jìn)。

以前跟客戶合作寫稿子，我先用單獨(dú)文檔寫好，然后發(fā)給媒介方。他們修改完后再回傳給我，我再修正，最后再送給甲方。 關(guān)鍵時(shí)，媒介方基于自己角度修正的內(nèi)容，也不一定符合客戶預(yù)期，反而還不如最初第一版。 整個(gè)過(guò)程，繞來(lái)繞去，效率極低，大家也不清楚怎么與我更有效地對(duì)接，后來(lái)，我對(duì)這個(gè)流程進(jìn)行徹底的優(yōu)化。 字節(jié)客戶，我就用飛書；阿里的客戶則用釘釘；騰訊客戶我直接用騰訊文檔；這樣，所有相關(guān)方都能在同一個(gè)文檔里實(shí)時(shí)看到編輯和修訂，一切都清晰明了，工作效率也大大提高了。

二

因此，流程的內(nèi)核是什么？我認(rèn)為是“規(guī)范程序思維”。 就像《資治通鑒》中提到的觀點(diǎn)一樣，如果我們要用一套固定的規(guī)則來(lái)選拔人才，那么，檔案是其中不可或缺的一部分。 對(duì)于管理機(jī)構(gòu)和主管人員來(lái)說(shuō)，檔案是最簡(jiǎn)單、最快速了解一個(gè)人的方法；至于檔案，是否能準(zhǔn)確反映一個(gè)人的真正能力和個(gè)性，可能并不是最重要的。 畢竟，一旦將任何事情規(guī)范化，它就可能偏離最初的目標(biāo)。 例如： 我們通過(guò)考試來(lái)評(píng)估學(xué)習(xí)成績(jī)，通過(guò)KPI來(lái)評(píng)估工作績(jī)效。一旦設(shè)定這些指標(biāo)，它們可能會(huì)偏離實(shí)際想要達(dá)到的目標(biāo)。 此外，規(guī)范化還會(huì)產(chǎn)生另一個(gè)后果，一旦任何工作被程序化，程序的重要性就會(huì)超越一切，無(wú)論它出現(xiàn)的原因是什么，它的存在本身的重要性都會(huì)比最初的目的更高。 簡(jiǎn)而言之，程序是一種限制工作的方式。但是，一旦采取這種方式，我們就必須確保它的合理性和規(guī)范性，這才是最重要的。 比如： 很多公司，最初設(shè)立財(cái)務(wù)報(bào)銷初衷是，讓公司承擔(dān)員工在公務(wù)上的費(fèi)用支出。但實(shí)際操作中，大家都明白有些費(fèi)用無(wú)法按照正常報(bào)銷程序來(lái)處理。 有時(shí)，財(cái)務(wù)部門會(huì)采取一些解決方法，為各個(gè)部門設(shè)立一個(gè)小備用金池，或者允許員工自己先墊付費(fèi)用，然后再通過(guò)收集各種購(gòu)物憑證，來(lái)抵扣支出。 財(cái)務(wù)部門當(dāng)然知道你確實(shí)是花了錢，但因?yàn)樗麄冃枰獙?duì)公司財(cái)務(wù)程序負(fù)全責(zé)，所以，無(wú)論你采取什么措施，總之，只要有發(fā)票來(lái)證明都好說(shuō)話，如果沒(méi)有發(fā)票，就很麻煩。 這樣發(fā)展下去，導(dǎo)致結(jié)果顯而易見(jiàn)，大家圍繞流程跑，更看重流程，而非工作本身。那么，這種按部就班、走程序的思維方式，難道真沒(méi)有好處嗎？ 不是的。 比如，你在工作中有個(gè)想法，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，突然跑過(guò)去會(huì)占用他的時(shí)間，于是，他會(huì)說(shuō)，你怎么想的，把細(xì)節(jié)寫出來(lái)。 這并未因?yàn)樗肟茨銓懙奈淖指?，而是，一旦把東西落地成文件，他可以按照文件要求，知道找哪些人協(xié)助你，這也意味著，你的想法走入公司程序，而不是被忽略了。 反之，你突然跑過(guò)去找他，他即便覺(jué)得挺好，關(guān)鍵也無(wú)法調(diào)動(dòng)別人去幫你；即便能幫你，與你對(duì)接別人，你又要和另一個(gè)人講一遍，是不是很麻煩？ 因此，

一旦你接受按流程辦事、規(guī)范程序思維，你就可以更好的在工作和生活中運(yùn)用它。

就像： 有一份重要的快遞丟了，不要馬上給快遞打電話，畢竟大部分人都知道，打給他們通常會(huì)得到不友好的態(tài)度，甚至避重就輕。 你應(yīng)該直接聯(lián)系郵政管理局，他們是負(fù)責(zé)監(jiān)管快遞業(yè)的部門。一旦你通過(guò)這個(gè)途徑提出投訴，快遞公司將卷入一系列復(fù)雜的程序，這也就意味著，你的問(wèn)題更有可能被認(rèn)真解決，會(huì)得到賠償。 需要注意的是，如果問(wèn)題只是小問(wèn)題，可以商議解決，就沒(méi)必要采取如此大的舉措。 不過(guò)，我身邊有一個(gè)比較狠的例子。前一段時(shí)間，我朋友家的寬帶壞掉了，打官方電話報(bào)修3次，官方都沒(méi)派人，他直接給工信部網(wǎng)站發(fā)了個(gè)電子郵件，把原委都說(shuō)了清楚。 結(jié)果，沒(méi)過(guò)兩天，有人主動(dòng)聯(lián)系他，不僅維修師傅去了，負(fù)責(zé)那個(gè)區(qū)域的小領(lǐng)導(dǎo)也去了，吐槽說(shuō)，“哎呀，你的一個(gè)電話，搞得上級(jí)要求我們必須處理，還要按照流程給他們反饋，修不好也要給理由”。 所以，面對(duì)生活，流程就是關(guān)鍵。 假設(shè)你有解決不了的事，大概率是沒(méi)有走入這件事的系統(tǒng)中，找到那個(gè)系統(tǒng)，想辦法與系統(tǒng)監(jiān)管部門取得聯(lián)系，你就能得到答案。 同理，一項(xiàng)工作也是這樣。一旦進(jìn)入系統(tǒng)，就會(huì)被固有模式推動(dòng)，這是一個(gè)必然的結(jié)果，我見(jiàn)過(guò)很多高管經(jīng)常說(shuō)，“出了問(wèn)題我很煩惱，就拍不到個(gè)人身上，怎么辦？” 在我看來(lái)，是流程的問(wèn)題。

一旦梳理清楚流程，問(wèn)題和漏洞就會(huì)自然浮現(xiàn)出來(lái)。

三

不過(guò)，從個(gè)人角度，我發(fā)現(xiàn)許多人將流程設(shè)計(jì)得過(guò)于繁瑣，反而使工作更加繁重。 拿寫作來(lái)說(shuō)： 一些人使用各種筆記軟件，比如Obsidian、Notion、Flomo等，這些軟件具備各種高級(jí)功能。 他們往往會(huì)沉迷于軟件各種設(shè)置，試圖讓每個(gè)段落、間距看起來(lái)更加完美。甚至，還會(huì)深入研究各種插件和拓展功能。 然而，過(guò)于關(guān)注這些細(xì)節(jié)，往往會(huì)讓他們陷入無(wú)休止的微調(diào)和研究中，分散了注意力，導(dǎo)致創(chuàng)作進(jìn)程被延遲；有時(shí)甚至?xí)萑肱c軟件斗爭(zhēng)中，而忘記了，真正應(yīng)該專注于的內(nèi)容創(chuàng)作本身。 可是，流程太粗糙也絕非好事。許多人在電腦中儲(chǔ)存大量文件，包括工作文檔、照片、音樂(lè)和視頻。 如果沒(méi)有建立明確的文件分類系統(tǒng)、規(guī)范的命名方式，那么，當(dāng)再次查找這些文件時(shí)，就不得不花費(fèi)大量時(shí)間，來(lái)瀏覽整個(gè)文件夾。

這實(shí)際上不僅是一個(gè)整理問(wèn)題，也是一個(gè)流程問(wèn)題。

流程設(shè)計(jì)之所以非常具有挑戰(zhàn)性的一個(gè)主要原因是“人是動(dòng)態(tài)的”，通常情況下，我們傾向于根據(jù)需求、偏好來(lái)推進(jìn)流程。 然而，更明智的方式應(yīng)該，以事情本身為基準(zhǔn)，量化事情的標(biāo)準(zhǔn)，以事驅(qū)動(dòng)流程的設(shè)計(jì)，才是更加有效和可持續(xù)的方法。這是我最大感悟。

四

那么，我如何設(shè)置自己的工作理念、以及流程的呢？ 首先，安排日程，除非提前很久計(jì)劃的大型事件，我通常不會(huì)提前預(yù)定突發(fā)性的小型行程。 例如： 如果有人突然問(wèn)我：“智遠(yuǎn)，明天下午有時(shí)間嗎？想喝杯咖啡談?wù)勀硞€(gè)事情?！? 我會(huì)告訴他，現(xiàn)在沒(méi)有安排，如果需要見(jiàn)面，我們可以隨時(shí)見(jiàn)面，這個(gè)不預(yù)約小日程的想法來(lái)源一本書，叫《完美的混亂》（A Perfect Mess）。 這樣做的原因在于，為了一件很小、立馬可以行動(dòng)的事情而占據(jù)一下午時(shí)間，是真劃不來(lái)。我今年一直在用這個(gè)方法，并發(fā)現(xiàn)非常喜歡，這讓我有更多時(shí)間專注做重要的事。 你也不用完全照做，關(guān)鍵要分辨清楚，哪些事情更重要，雖然有些事、聽(tīng)起來(lái)有趣，但并不值得犧牲更多時(shí)間。 其次，為更好地管理自己的日常事務(wù)，我只保留三個(gè)清單：一個(gè)是馬上要做的，一個(gè)是要關(guān)注的，一個(gè)是稍后做的。 To Do List：一個(gè)需要馬上執(zhí)行的任務(wù)列表。這里的任務(wù)必須完成，而且按照時(shí)間先后排序。

Watch List：一個(gè)用于跟蹤的列表。這些事情可能不需要立刻做，但我需要時(shí)刻關(guān)注它們的進(jìn)展或情況。

Later List：一個(gè)稍后再做的事項(xiàng)列表。也就是，一些我可能想做但不是現(xiàn)在，或者我有空再說(shuō)的事。

如果沒(méi)有特別安排在三個(gè)清單之中的任務(wù)，我通常會(huì)忽略它們。但是，一旦有了任務(wù)，如何進(jìn)行排序？或者說(shuō)，怎么知道明天應(yīng)該做什么？哪個(gè)優(yōu)先？ 我有個(gè)習(xí)慣，每天睡前都會(huì)查看待辦事項(xiàng)清單（To-Do List），從中挑選出明天最重要的3-5項(xiàng)，并將它們記錄在備忘錄中。 第二天，我會(huì)全身心投入到這些任務(wù)中，如果能夠完成，次日，我會(huì)覺(jué)得非常有價(jià)值。當(dāng)然，我也會(huì)在備忘錄上寫下一些，原本沒(méi)有列入待辦事項(xiàng)清單的事情。 這意味著，計(jì)劃不一定能趕上生活的變化，有些事情今天沒(méi)有計(jì)劃，但它出現(xiàn)，且最終完成了。 比如： 突然見(jiàn)到一個(gè)朋友、獲得一些額外的啟發(fā)。這種方式讓我覺(jué)得每一天都充實(shí)而多彩。 有時(shí)候，我一整天都很忙碌，回家后感覺(jué)非常疲憊，但又不太確定自己究竟做了些什么。這時(shí)，“非待辦事項(xiàng)清單”恰巧幫我回想、確認(rèn)當(dāng)天的種種收獲和成就。 很多人會(huì)說(shuō)，遇到拖延問(wèn)題怎么辦？ 在我看來(lái)，要么問(wèn)題太復(fù)雜難以面對(duì)，要么，身體在向我們發(fā)出信號(hào)，告訴你需要休息了。 我的策略是，干不動(dòng)就不干了。該策略，被斯坦福大學(xué)的哲學(xué)教授約翰·佩里（John Perry）稱為“結(jié)構(gòu)化拖延”。 簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，當(dāng)我不想去完成某項(xiàng)任務(wù)時(shí)，不應(yīng)該浪費(fèi)時(shí)間與拖延作斗爭(zhēng)，而是，可以選擇去做其他事情。要知道，大腦會(huì)自動(dòng)根據(jù)任務(wù)的重要性，對(duì)它們進(jìn)行排序。 然而，我們常常傾向于先處理那些相對(duì)不太重要的任務(wù)，以逃避那些更重要的任務(wù)，而事實(shí)上，這樣做卻使我完成了更多的工作。 我真不太喜歡整個(gè)上午都守在電腦前，因?yàn)橐郧暗慕?jīng)驗(yàn)告訴我，長(zhǎng)時(shí)間盯著屏幕，上午什么都做不出來(lái)。 因此，為了避免上午都在電腦前，我會(huì)選擇去做其他事情，比如見(jiàn)朋友、處理一些非電腦工作，等到下午坐在電腦前，效率反而更高，這種調(diào)整緩解了我，每天工作時(shí)的焦慮感。 不過(guò)，我也有一些策略性的無(wú)能時(shí)刻。 例如： 對(duì)于那些雖然可以做，但不緊急的任務(wù)，我會(huì)故意選擇不去做，或者故意將它們做得很糟糕。 等到下一次感到有足夠動(dòng)力和靈感時(shí)，再去接著做。這種做法，會(huì)更有動(dòng)力和創(chuàng)造力，因?yàn)槲也粫?huì)被迫在不合適的時(shí)候完成任務(wù)。 就像參加一個(gè)訓(xùn)練營(yíng)一樣，我曾經(jīng)拖延很長(zhǎng)時(shí)間。雖然知道這是一個(gè)有益的項(xiàng)目，但我總是找各種理由推遲，然而上周，我突然感到了強(qiáng)烈的渴望，于是，決定行動(dòng)了起來(lái)。 這種策略在工作場(chǎng)合也非常有效。 例如： 如果你的上級(jí)要求你撰寫一個(gè)策劃案，而你并不擅長(zhǎng)這個(gè)領(lǐng)域，你可以選擇不浪費(fèi)太多時(shí)間，快速地完成任務(wù)，盡管質(zhì)量可能并不高。 這樣，你的上級(jí)會(huì)了解你的能力，如果有更適合你的任務(wù)，他就會(huì)考慮找其他人去做。 不過(guò)在其他任務(wù)上，你需要展現(xiàn)出出色的表現(xiàn)，以證明自己的能力。否則，就會(huì)被認(rèn)為真無(wú)能，所以，這種策略在不同情境下靈活運(yùn)用，會(huì)取得最佳效果。 值得一提的是，我經(jīng)常會(huì)收到各種邀請(qǐng)，無(wú)論是社交活動(dòng)、講課、還是線上連麥直播。很多時(shí)候，我會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在理性上覺(jué)得應(yīng)該去參加，但內(nèi)心真的不想去。 這會(huì)導(dǎo)致，我的安排充斥著那些我并不真心想做的事情，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，要分辨是否真的想去做某事需要時(shí)間。 我認(rèn)為關(guān)鍵在于，這件事是否讓我感到激動(dòng)，是否為我?guī)?lái)增值可能，如果是的話，那通常是我真正想?yún)⑴c的事情，如果不是，我就會(huì)選擇不去做。 這種方式，幫助我更好地管理日常，確保我投入到那些真正感興趣的事情中。 總的來(lái)說(shuō)

做事，懂流程很重要。

回過(guò)頭來(lái)看，生活中任何一件，看上去井井有條的事，都遵循著一定規(guī)范流程，我們要理解這些流程，適應(yīng)它，但也希望，你不要被它所束縛。