文檔資料記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程、經(jīng)驗(yàn)以及成果，是全公司的寶貴財(cái)富。而一般管理只停留在個(gè)人或部門層面，常常會(huì)因?yàn)閱T工離職而丟失，也會(huì)因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。尤其對(duì)中小微企業(yè)來說，為了節(jié)約成本，對(duì)文檔管理的不重視往往會(huì)造成不可估量的損失。

文檔管理常見問題

1、 文檔眾多、類型各異，散落存儲(chǔ)在員工各個(gè)電腦上，需要查找調(diào)閱時(shí)東奔西跑，非常不便。

2、 員工離職或調(diào)崗后，項(xiàng)目的整體方案資料可能會(huì)丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全。

3、 員工可以不經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶。

4、數(shù)量龐大的文檔資料急切需要實(shí)現(xiàn)組織、歸檔、分類、檢索與查閱。

5、采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，不僅容易丟失，而且大量復(fù)印、打印，紙張成本很高，浪費(fèi)嚴(yán)重，且損壞后不可修復(fù)。

6、對(duì)于相對(duì)敏感的文檔不能實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)控、信息保護(hù)、信息安全傳輸、身份識(shí)別、權(quán)限控制等。

那么現(xiàn)在來說說小暢云檔是如何解決這些問題的。

1. 文檔管理

海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理，內(nèi)置豐富的內(nèi)容類型，支持大部分常見的內(nèi)容形式的集中存儲(chǔ)、新建、下載、編輯等管理。文件切片技術(shù)減少數(shù)據(jù)冗余，大幅降低存儲(chǔ)成本。

2. 快速檢索

內(nèi)置強(qiáng)大的中文檢索組件，包括全文檢索、條件組合檢索兩種方式，幫助用戶便捷精準(zhǔn)的定位到所需文件，同時(shí)提供歷史搜索記錄，方便用戶下次搜索時(shí)有跡可循。

3. 人員管理

按職別角色授權(quán)做內(nèi)容管控、分發(fā)及利用。

4. 查閱審核

支持關(guān)鍵詞、全文內(nèi)容檢索及在線預(yù)覽，所見即所得。

5. 規(guī)則自定

根據(jù)自身情況自定義企業(yè)架構(gòu)極其分支，完美適配公司組織架構(gòu)。

6. 提醒預(yù)警

支持證照、商務(wù)采購合同等重要資料到期預(yù)警設(shè)置。

7. 內(nèi)容加密

文檔統(tǒng)一加密進(jìn)行分布形式存儲(chǔ)，嚴(yán)格管控文件外傳，管控文件的下載拖拽、另存、截屏、打印、生成外聯(lián)等操作管控，保護(hù)核心文件的安全性；顆粒化權(quán)限分配，適配不同權(quán)限管理需求。支持用戶行為日志管理，資料安全有保障