每周一開(kāi)會(huì)的時(shí)候，都要對(duì)比之前的計(jì)劃和實(shí)際完成的情況，只有對(duì)周計(jì)劃完成的情況進(jìn)行檢視，周計(jì)劃才有意義。

在做計(jì)劃的時(shí)候，我們的表格里有很多“預(yù)期”字段，比如“預(yù)期截止（時(shí)間）”、“預(yù)期進(jìn)度”、“預(yù)期工時(shí)”。在進(jìn)行總結(jié)的時(shí)候，還要看“實(shí)際”的情況，需要增加一些字段

比如“實(shí)際截止”，用于對(duì)照“預(yù)期截止”。

比如“實(shí)際進(jìn)度”，用于對(duì)照“預(yù)期進(jìn)度”。

比如“實(shí)際工時(shí)”，用于對(duì)照“預(yù)期工時(shí)”。

我們可以在excel增加列，體現(xiàn)這3個(gè)新的參數(shù)就可以了。（實(shí)際截止、實(shí)際進(jìn)度、實(shí)際工時(shí)）。

好，接下來(lái)我們具體看一下檢視的情況：

一.“預(yù)期截止”和“實(shí)際截止”

比如“預(yù)期截止”是周三，“實(shí)際截止”是周二，那進(jìn)度上就比預(yù)期提前了。

比如“預(yù)期解釋”是周四，“實(shí)際截止”是周五，那進(jìn)度上就比預(yù)期延后了。

如果提前了，我們可以分析一下是什么原因和方法讓工作提前完成了，今后是否可以繼續(xù)使用這些方法。

如果延期了，就要分析一下是什么原因造成了延期，今后的工作如何避免掉類似原因的延期？

二.“預(yù)期進(jìn)度”和“實(shí)際進(jìn)度”

比如一個(gè)工作周期長(zhǎng)，本周計(jì)劃是從0完成到40%，但“實(shí)際進(jìn)度”是20%，那么就是進(jìn)度落后了。

如果進(jìn)度落后了，我們要分析原因是什么？是最最初對(duì)工作規(guī)劃分析不足，還是執(zhí)行者受到了干擾，沒(méi)有按計(jì)劃執(zhí)行？? 這個(gè)問(wèn)題今后可以避免嗎？ 目前落后的進(jìn)度怎么辦，是接受延期，還是想辦法把進(jìn)度趕回來(lái)？

這些問(wèn)題都可以和這位部門(mén)經(jīng)理溝通、討論。

三.“預(yù)期工時(shí)”和“實(shí)際工時(shí)”

比如一項(xiàng)工作你預(yù)估是3天，但實(shí)際完成使用了5天，那么”實(shí)際工時(shí)“就是5天。

如果實(shí)際工時(shí)比預(yù)期工時(shí)多很多，就要分析是什么原因了，是因?yàn)檫@件工作以前沒(méi)有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)？還是自己忽略了其中的很多細(xì)節(jié)，做了過(guò)于樂(lè)觀的估計(jì)？今后在預(yù)估類似工作時(shí)，能不能準(zhǔn)確一些？

四.計(jì)劃外的工作

我建議在總結(jié)上周工作時(shí)候，也要讓大家列出來(lái)計(jì)劃外的工作。計(jì)劃外的工作，可以在excel下方單獨(dú)設(shè)置一個(gè)區(qū)域，逐條展示計(jì)劃外的工作。

計(jì)劃外的工作，就是在上周做周計(jì)劃時(shí)沒(méi)有寫(xiě)的內(nèi)容，那至于為什么有一些計(jì)劃外的工作突然要執(zhí)行，我們要分析這些原因。

有的可能確實(shí)是外部環(huán)境造成的突發(fā)，比如本來(lái)計(jì)劃下周去拜訪客戶，結(jié)果客戶生病了，只能取消這個(gè)溝通計(jì)劃。

但也有一些是公司內(nèi)部溝通不到位，工作安排不到位造成的。計(jì)劃外的工作，包括領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的工作，也有同事突發(fā)的緊急工作需求。當(dāng)進(jìn)行總結(jié)的時(shí)候，我們可以整體看一下這些計(jì)劃外的工作，哪些是可以避免的，對(duì)于那些不可以避免的，以后如何做相應(yīng)準(zhǔn)備？

計(jì)劃外的工作，是excel表格中，最好和原有的周計(jì)劃在視覺(jué)上有所差異，比如增加一個(gè)括號(hào)文字”（臨時(shí)）“，或者整行用不同的顏色。

一方面經(jīng)理可以了解自己部門(mén)遇到了多少突發(fā)事情，逐步去減少突發(fā)的工作。

另外一方面，也讓經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)看到這個(gè)部門(mén)的情況。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)幫助經(jīng)理減少一些干擾，也可能看到部門(mén)之間的溝通問(wèn)題，規(guī)范流程，制定新的制度?？傊褑?wèn)題實(shí)實(shí)在在的放在桌面上，面對(duì)問(wèn)題才能優(yōu)化，才能提高。

理想的狀況當(dāng)然是突發(fā)的工作比例越少越好。我認(rèn)為比較合理的情況是，計(jì)劃外工作不超過(guò)一周工作總量的30%，如果超過(guò)了就要全面分析一下原因了。

其實(shí)，臨時(shí)、突發(fā)的工作多少，反映了領(lǐng)導(dǎo)的性格、公司組織的成熟度。? 現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得.德魯克先生曾說(shuō)過(guò)：好的企業(yè)都是非常安靜的。

最后，我們說(shuō)一下對(duì)于周計(jì)劃文件的管理，我認(rèn)為沒(méi)有必要每次發(fā)送一個(gè)完全單獨(dú)的excel文件展示周機(jī)會(huì)，可以考慮把每周計(jì)劃放到一個(gè)excel文件的不同sheet里。

比如：

sheet1:?第10周工作計(jì)劃

sheet2：第10周工作總結(jié)

sheet3：第11周工作計(jì)劃

sheet4：第11周工作總結(jié)

……

如果你感覺(jué)目前對(duì)以上方式進(jìn)行周計(jì)劃管理、評(píng)估壓力還很大，那么可以先減少字段的使用，逐步使用。? ??

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