企業(yè)在舉辦重要的對(duì)外活動(dòng)時(shí)，大多會(huì)把地點(diǎn)定在北京、上海等一線大城市。因?yàn)楸本?、上海這類城市媒體資源豐富，無論是極具影響力的大眾媒體還是富有代表性的行業(yè)垂直媒體都數(shù)量眾多，信息發(fā)布和傳播也都更加迅速和廣泛，對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)效果和后續(xù)企業(yè)知名度的提升都極為有利。

但有的活動(dòng)，因種種原因不能到北京、上海之類的城市舉辦，或企業(yè)因本次活動(dòng)的特殊意義而選擇了某一城市舉辦，那么企業(yè)往往會(huì)邀請(qǐng)北京、上海的媒體前往外地參加活動(dòng)，進(jìn)行報(bào)道。

當(dāng)企業(yè)邀請(qǐng)媒體到外地參加活動(dòng)時(shí)，需要注意哪些事項(xiàng)，做好哪些安排呢？51媒體網(wǎng)胡sir有幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)分享給大家。

一、確認(rèn)邀請(qǐng)媒體名單和邀請(qǐng)方式。

企業(yè)在外地舉辦活動(dòng)也堅(jiān)持要邀請(qǐng)北京、上海的媒體，自然是看中受邀媒體在大眾或行業(yè)中的權(quán)威性和影響力。具有這種能量的，通常都是知名的主流媒體。而這些媒體一般來說也都比較難邀請(qǐng)。所以除非企業(yè)在媒體業(yè)內(nèi)具有很好的人脈資源，可以自行進(jìn)行邀請(qǐng)，否則最好還是找專業(yè)的媒體邀約機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)邀請(qǐng)。

二、提前向媒體發(fā)出邀請(qǐng)。

由于出差耗費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，往往還需要乘坐飛機(jī)、高鐵等公共交通工具，所以企業(yè)一定要盡量早一些向媒體發(fā)出活動(dòng)邀請(qǐng)。這樣既方便媒體提前報(bào)題和審核，也為購(gòu)買飛機(jī)票、火車票預(yù)留了充足的時(shí)間。

三、為媒體安排出行的交通工具。

根據(jù)路程遠(yuǎn)近不同，企業(yè)可以選擇飛機(jī)、高鐵、大巴等交通工具。乘坐飛機(jī)或高鐵時(shí)，企業(yè)要為媒體記者提前購(gòu)買往返機(jī)票、車票，并安排接待人員在飛機(jī)場(chǎng)或高鐵站接機(jī)、接站；乘坐大巴的話，企業(yè)要提前租好車并安排專人隨車，方便隨時(shí)與媒體溝通。路途較長(zhǎng)時(shí)，最好提前購(gòu)買一些瓶裝水和方便保存和攜帶的食物，以供媒體在路上食用。

四、為媒體安排食宿。

活動(dòng)場(chǎng)地和媒體住宿的酒店經(jīng)常被安排在同一地方。如果活動(dòng)場(chǎng)地不安排在和媒體同酒店，通常也間隔不遠(yuǎn)。當(dāng)兩者距離較遠(yuǎn)的時(shí)候，企業(yè)需要安排車輛接送媒體。

酒店的住宿和飲食都要保證衛(wèi)生、安全。媒體有充足的休息，才能更好地投入工作。

五、協(xié)調(diào)好本地媒體與外地媒體的關(guān)系。

企業(yè)活動(dòng)時(shí)也會(huì)邀請(qǐng)當(dāng)?shù)孛襟w到場(chǎng)參與和報(bào)道。主辦方要分別安排好本地媒體和北京媒體的座位和拍攝區(qū)域，協(xié)調(diào)好兩方的關(guān)系，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行和現(xiàn)場(chǎng)的熱烈氣氛。

51媒體網(wǎng)作為專業(yè)媒體邀約機(jī)構(gòu)，可以為企業(yè)提供一站式媒體邀約服務(wù)。