我是拉小登，一個(gè)會(huì)設(shè)計(jì)表格的 Excel 老師~

「把 Excel 當(dāng)成 Word 來(lái)用」

這是一句玩笑話，我經(jīng)常拿來(lái)形容，拿表格當(dāng)碼字工具的人。

表格真正強(qiáng)大的地方，是做數(shù)據(jù)處理，好嗎？！

但是玩笑歸玩笑，生活中確實(shí)有不少場(chǎng)景，用 Excel 碼字比 Word 更好使。

我在富士康工作了 6 年，用 Excel 來(lái)碼字的表格非常多。

比如我們每天都要寫(xiě)的工作日志↓↓↓

比如，流水線作業(yè)員天天看的 SOP↓↓↓

這些都是用 Excel 來(lái)做的，因?yàn)?strong>相比 Word，Excel 在做文檔方面確實(shí)有幾個(gè)優(yōu)勢(shì)。

? 信息梳理更清晰

? 圖片排版更方便

? 表格分頁(yè)很輕松

? 記錄數(shù)據(jù)易統(tǒng)計(jì)

信息梳理更清晰

有些信息的確用表格，要比在 Word 里碼字要好，這些信息有個(gè)統(tǒng)一的名字，叫做「清單」。

比如 Excel 答疑清單↓↓↓

比如運(yùn)營(yíng)問(wèn)題清單↓↓↓

因?yàn)?Excel 中可以非常方便的添加列，對(duì)信息歸類；同一組數(shù)據(jù)放在一行里，非常的清晰。

即便是用 Word 記錄這些信息，我們也會(huì)不自覺(jué)的，在 Word 中插入一個(gè)表格。

但是，在 Word 里調(diào)整行高、列寬，有多么的痛苦，相信我不用多說(shuō)，大家都深有體會(huì)。

??無(wú)法批量調(diào)整列寬?

??向下兩行列寬不一樣

??表格超出?Word?邊界

總之，用 Word 來(lái)做表格，是一場(chǎng)災(zāi)難。

圖片排版更方便

Word 中的圖片排版，也是一個(gè)非常頭疼的事情。

? 圖片不能拖動(dòng)，放在任意位置

? 放在了任意位置，要么位置亂跳，要么又會(huì)把字蓋住

解決方法倒是有，但是那個(gè)「圖片位置」和「文字環(huán)繞」的兩個(gè)選項(xiàng)，我從來(lái)就沒(méi)弄懂過(guò)。

反倒在 Excel 中，圖片排版更加簡(jiǎn)單直接。

圖表插入到表格里面，想拖動(dòng)到哪里，就拖動(dòng)到哪里。

文字如果被蓋住，調(diào)整一下行高、文字對(duì)齊就可以了。

表格分頁(yè)很輕松

在 Word 里寫(xiě)說(shuō)明文檔的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)「鬼畜式」的分頁(yè)，有沒(méi)有！

? 設(shè)置一個(gè)標(biāo)題，分頁(yè)了

? 調(diào)整圖片大小，分頁(yè)了

當(dāng)你設(shè)置了圖片「文字環(huán)繞」，刪完了不必要的空格、空行，修改了字體字號(hào)，但問(wèn)題還是沒(méi)有解決的時(shí)候，恨不得把電腦都給砸了。

分頁(yè)問(wèn)題在 Excel 中很好解決。

? 設(shè)置分頁(yè)預(yù)覽中分頁(yè)符的位置，可以方便的添加和刪除分頁(yè)。

? 不同的 sheet 代表不同的頁(yè)，內(nèi)容整理非常清晰。

記錄數(shù)據(jù)易統(tǒng)計(jì)

Excel 的強(qiáng)項(xiàng)是數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和整理，結(jié)合這一點(diǎn)，Excel 做記錄文檔會(huì)更加錦上添花。

同事秋小妹同學(xué)，在記錄運(yùn)營(yíng)工作時(shí)，就嘗試《通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)優(yōu)化動(dòng)作》，提高工作效率，同時(shí)讓自己的成果更加顯性化。

一方面，可以更清晰的匯報(bào)工作；

另一方面，也方便根據(jù)以往的數(shù)據(jù)，做復(fù)盤(pán)的整理。

每個(gè)運(yùn)營(yíng)動(dòng)作分門(mén)別類，記錄的非常的詳細(xì)，有分類、有數(shù)據(jù)，有問(wèn)題描述，有改善動(dòng)作。

非常的清晰，對(duì)吧？

但是仔細(xì)觀察一下，這樣的記錄方式，還是很難和 Excel 的統(tǒng)計(jì)能力結(jié)合起來(lái)。

我們分幾個(gè)方面來(lái)看。

▋數(shù)據(jù)不要藏的很深

把這個(gè)記錄動(dòng)作重復(fù)幾十次，數(shù)據(jù)問(wèn)題會(huì)更加顯而易見(jiàn)。

假想一下，今天要做項(xiàng)目總結(jié)復(fù)盤(pán)，如何給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)你的工作成果呢？

很難！

因?yàn)殛P(guān)鍵的數(shù)據(jù)，都藏在我們碼的一堆堆文字里了。

? 每天的點(diǎn)贊動(dòng)作，對(duì)學(xué)員回復(fù)率有幫助嗎？

? 朋友圈點(diǎn)贊和評(píng)論的動(dòng)作，如何變成工作業(yè)績(jī)輸出呢？

? 每天的改進(jìn)動(dòng)作有沒(méi)有效果呢？

想從這么多的數(shù)據(jù)里，找出這些信息、結(jié)論，顯然是有點(diǎn)困難。

▋內(nèi)容避免摻雜混放

表格設(shè)計(jì)中有一個(gè)規(guī)則，就是每列數(shù)據(jù)（或者叫每個(gè)字段），都是獨(dú)立的、不可分割的。

比如我們記錄數(shù)量的 11 人，應(yīng)該要保存成兩列，一個(gè)是數(shù)值「11」，另一個(gè)是單位「人」。

再回頭看一下這個(gè)表格。

「事項(xiàng)」和「數(shù)據(jù)」這兩列的信息顯然是有點(diǎn)多了，可以把這兩列做一個(gè)拆分。

這樣，原來(lái)的日志表格相應(yīng)的變成下面的樣子：

數(shù)據(jù)的部分，也做成方便用函數(shù)公式、透視表統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)表格式。

這樣，我們可以更輕松的統(tǒng)計(jì)某個(gè)運(yùn)營(yíng)動(dòng)作的數(shù)據(jù)總量、趨勢(shì)、平均值，來(lái)評(píng)價(jià)工作量、工作產(chǎn)出。

▋問(wèn)題對(duì)策一一對(duì)應(yīng)

問(wèn)題的描述是一個(gè)考驗(yàn)文字功底和歸納能力的地方。

為了節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)閱讀報(bào)告的時(shí)間，建議把問(wèn)題做歸納整理，用<10 個(gè)字，做小標(biāo)題總結(jié)。

相應(yīng)的，改進(jìn)對(duì)策中的方法數(shù)量，和問(wèn)題的數(shù)量一一對(duì)應(yīng)，也可以減少讀者思考和甄選有用信息的時(shí)間。

總結(jié)

用 Excel 來(lái)記錄文檔，就要體現(xiàn)出 Excel 的優(yōu)勢(shì)，而不是換個(gè)軟件繼續(xù)碼字。

簡(jiǎn)單總結(jié)一下，用 Excel 碼字的優(yōu)勢(shì)在于：

? 操作方便

圖片排版更方便，不需要考慮 Word 中的文字環(huán)繞等問(wèn)題，表格分頁(yè)很輕松，一個(gè)工作表就是一頁(yè)。

? 內(nèi)容清晰

用表格的形式，把信息分成不同的列、行，做成清單，條理清晰。

? 快速統(tǒng)計(jì)

把核心數(shù)據(jù)記錄成單獨(dú)的列，用 Excel 的公式、透視表等功能，快速匯總統(tǒng)計(jì)，輕松呈現(xiàn)自己的工作成果。

對(duì)于大部分的普通人，Excel 的提升方向，和 PPT 是類似的。

不是要寫(xiě)出多么復(fù)雜的公式，也不是做出多么華麗的 PPT；而是讓表格、頁(yè)面變的更有條理、更加容易閱讀。

相應(yīng)的視覺(jué)引導(dǎo)，觀點(diǎn)的歸納總結(jié)，可能是最簡(jiǎn)單的，能快速的被讀者感知到。

如果今天的文章，對(duì)你有所啟發(fā)，就給拉登老師，點(diǎn)個(gè)「贊」吧！

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