采購(gòu)管理中的"異常支出 "是指在企業(yè)預(yù)定的支出規(guī)則之外進(jìn)行的交易。雖然大多數(shù)大型采購(gòu)都是與知名供應(yīng)商合作，并直接通過(guò)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的合同進(jìn)行，但并不是所有的采購(gòu)都是這樣正式進(jìn)行的，這可能會(huì)導(dǎo)致支出不明的問(wèn)題。
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什么原因造成異常支出？
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異常支出很少是惡意的；許多人只是為了完成工作而購(gòu)買產(chǎn)品和服務(wù)，而沒(méi)有過(guò)多考慮當(dāng)時(shí)的采購(gòu)政策。
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非合同采購(gòu)的發(fā)生往往有各種原因：
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● 沒(méi)有控制措施來(lái)執(zhí)行采購(gòu)政策。
● 企業(yè)的采購(gòu)支出可見(jiàn)性差，沒(méi)有人真正知道理想的支出是什么樣子。
● 低效的審批程序會(huì)導(dǎo)致一些員工在他們方便的時(shí)候跳過(guò)正式采購(gòu)。
● 發(fā)生了大量間接支出，這通常較難控制，因?yàn)樗w了與制造公司產(chǎn)品和服務(wù)沒(méi)有直接關(guān)系的交易。

如何控制異常支出？
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雖然異常支出可能難以捉摸，但許多企業(yè)已經(jīng)成功地實(shí)施了正確的工具和控制措施，以打擊大多數(shù)異常支出。一些比較有影響的變化包括：
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1、了解在哪里進(jìn)行了違規(guī)采購(gòu)
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支出的可見(jiàn)性是打擊異常支出的第一步。你需要知道你的企業(yè)在買什么、誰(shuí)在買，以及每筆交易的目的是什么。
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從收集所有的支出數(shù)據(jù)開(kāi)始，這些數(shù)據(jù)可以來(lái)自企業(yè)的任何地方并采用多種形式：
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● 信用卡賬單
● 發(fā)票
● 財(cái)務(wù)文件
● 企業(yè)資源規(guī)劃模塊
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收集所有這些信息；通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化和刪除重復(fù)的數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行清理；并按支出類別、部門或其他方面進(jìn)行分類。獲取正確的支出數(shù)據(jù)永遠(yuǎn)是第一步，因?yàn)槟憧梢詮哪抢镩_(kāi)始分析結(jié)果，以識(shí)別異常支出。
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2、嚴(yán)格控制獲準(zhǔn)的供應(yīng)商
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使用供應(yīng)商管理軟件，對(duì)你的首選供應(yīng)商進(jìn)行可靠記錄，并確保企業(yè)中的任何人都可以隨時(shí)訪問(wèn)它。記錄越容易被查閱，就越有可能被用來(lái)分析開(kāi)支和尋找節(jié)約成本的機(jī)會(huì)。
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制定一份預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單，這些首選的供應(yīng)商將是工作人員進(jìn)行即時(shí)采購(gòu)的關(guān)鍵。
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3、簡(jiǎn)化審批工作流程
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你希望采購(gòu)審批流程足夠嚴(yán)格，以減少異常支出，但也需要足夠精簡(jiǎn)以使員工和團(tuán)隊(duì)不會(huì)將其視為障礙。
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一個(gè)常見(jiàn)的設(shè)置是讓采購(gòu)經(jīng)理要求對(duì)超過(guò)一定價(jià)格的采購(gòu)進(jìn)行審批。這些經(jīng)理需要與財(cái)務(wù)或采購(gòu)部門直接溝通，以便快速響應(yīng)。
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4、界定角色和責(zé)任
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當(dāng)涉及到大規(guī)模交易和預(yù)算規(guī)劃時(shí)，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)和預(yù)算負(fù)責(zé)人掌握主動(dòng)權(quán)，但誰(shuí)負(fù)責(zé)采購(gòu)內(nèi)部日常使用的貨物和服務(wù)？誰(shuí)有權(quán)批準(zhǔn)小額采購(gòu)？
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為了控制異常支出，指定某些團(tuán)隊(duì)和個(gè)人為采購(gòu)者，并在正式的批準(zhǔn)矩陣中規(guī)定開(kāi)支限額。明確表示交易必須通過(guò)適當(dāng)?shù)膶徟鞒滩拍鼙缓炇?。你?yīng)該特別要求每筆交易都要有采購(gòu)訂單。
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5、正確地進(jìn)行采購(gòu)
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支出分析是用來(lái)識(shí)別意外采購(gòu)和未知供應(yīng)商的過(guò)程，問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題：
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● 你的采購(gòu)流程是否完善？
● 它是否過(guò)于詳細(xì)，以至于在工作中變得令人沮喪？
● 你是否真正得到了你能找到的較佳交易？
● 你是如何監(jiān)控一次性的交易？
● 你的員工和團(tuán)隊(duì)對(duì)自己的支出負(fù)責(zé)嗎？
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努力消除異常支出，最終將從總體上提高你的采購(gòu)效率。同樣，你的企業(yè)在處理發(fā)票和減少延誤方面做得越好，員工就越有可能遵循采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的建議。
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6、采用電子采購(gòu)系統(tǒng)
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電子采購(gòu)是解決當(dāng)今許多企業(yè)中猖獗的異常支出問(wèn)題的一個(gè)可行的解決方案。通過(guò)自動(dòng)化和數(shù)字處理數(shù)據(jù)和分析，電子采購(gòu)可以提高企業(yè)的支出分析管理能力，使其對(duì)預(yù)算有較強(qiáng)的控制。
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備受認(rèn)可的8Manage SRM電子采購(gòu)系統(tǒng)支持管理整個(gè)企業(yè)的開(kāi)支，通過(guò)提供透明度、控制和問(wèn)責(zé)制來(lái)幫助減少異常支出，并確保所有開(kāi)支嚴(yán)格合規(guī)。
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● 開(kāi)支數(shù)據(jù)自動(dòng)分類：所有數(shù)據(jù)輸入即自動(dòng)按照分類記錄，一步到位
● 實(shí)時(shí)自動(dòng)地匯總開(kāi)支數(shù)據(jù)：開(kāi)支可視化管理較清晰較全面準(zhǔn)確了解每筆支出的來(lái)龍去脈
● 采購(gòu)流程內(nèi)嵌開(kāi)支智能分析：快速了解采購(gòu)物品的價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)商報(bào)價(jià)的大概偏差
● 開(kāi)支分析與報(bào)表：實(shí)時(shí)的開(kāi)支報(bào)表幫助你清晰了解每一筆采購(gòu)的供應(yīng)商和具體價(jià)格
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在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中，8Manage SRM電子采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控所有的采購(gòu)活動(dòng)，包括尋源、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單與合同，保持所有交易的詳細(xì)審計(jì)跟蹤，這有助于立即發(fā)現(xiàn)任何不尋常的支出，以便迅速采取行動(dòng)。
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最終解決采購(gòu)異常支出
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企業(yè)的異常支出總是對(duì)其支出控制計(jì)劃構(gòu)成威脅，因?yàn)樗赡茈y以識(shí)別和控制。但是，那些能夠有效管理支出的企業(yè)是通過(guò)實(shí)施正確的技術(shù)和流程變革來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
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合規(guī)監(jiān)測(cè)和交易記錄等功能有助于減少每季度從企業(yè)預(yù)算中流出的資金，但同樣重要的是，選擇一個(gè)易于使用的電子采購(gòu)解決方案，以鼓勵(lì)用戶持續(xù)采用，并提供外部支持，以幫助你從中獲得比較大價(jià)值。