采購(gòu)申請(qǐng)與采購(gòu)訂單：有什么區(qū)別？
采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單是采購(gòu)領(lǐng)域的支柱。本文中將講解兩者的含義和區(qū)別，并分享采購(gòu)和財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以輕松實(shí)施的優(yōu)化采購(gòu)流程的技巧。
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采購(gòu)申請(qǐng)到采購(gòu)訂單流程
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從采購(gòu)申請(qǐng)到采購(gòu)訂單的流程包括確定采購(gòu)什么物品、向誰(shuí)采購(gòu)以及采購(gòu)多少。在大多數(shù)組織中，流程是這樣的：
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1-采購(gòu)員提交采購(gòu)申請(qǐng)
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采購(gòu)員需要獲得批準(zhǔn)才能進(jìn)行采購(gòu)，因此他們要提交一份采購(gòu)申請(qǐng)。這是一份內(nèi)部文件，僅請(qǐng)求控制預(yù)算的人（無(wú)論是部門經(jīng)理、采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，還是兩者一起）批準(zhǔn)采購(gòu)。
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2-采購(gòu)申請(qǐng)審批
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采購(gòu)申請(qǐng)需要經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審核人員，并根據(jù)公司采購(gòu)政策中的所有必要項(xiàng)目進(jìn)行檢查。這通常包括審查預(yù)算、業(yè)務(wù)需求、供應(yīng)商可靠性和其他因素。
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3-發(fā)出采購(gòu)訂單
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采購(gòu)申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，就可以用來(lái)創(chuàng)建采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單包含供應(yīng)商履行訂單所需的信息，用于下訂單。
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在采購(gòu)流程中，采購(gòu)申請(qǐng)先于采購(gòu)訂單，因此我們先來(lái)深入了解一下采購(gòu)申請(qǐng)。
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什么是采購(gòu)申請(qǐng)？
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員工每次需要為企業(yè)購(gòu)買商品和服務(wù)時(shí)，都必須獲得財(cái)務(wù)部門的許可。這種許可申請(qǐng)就是采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)的物品可以是辦公用品、庫(kù)存、生產(chǎn)用物品等。
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要代表公司做任何事情，首先需要獲得授權(quán)人的批準(zhǔn)。采購(gòu)申請(qǐng)可以創(chuàng)建審計(jì)跟蹤，確保所有流程的透明度。
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為什么需要采購(gòu)申請(qǐng)？
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主要辦公室負(fù)責(zé)人不可能總是聯(lián)系供應(yīng)商并獲得他們的供應(yīng)。他們需要下屬員工代表他們聯(lián)系供應(yīng)商。然而，當(dāng)他們之間發(fā)生這種直接聯(lián)系時(shí)，就有可能出現(xiàn)欺詐行為。為了防止這種情況，公司采用了采購(gòu)申請(qǐng)工作流程。這樣可以創(chuàng)建審計(jì)跟蹤，使下屬員工對(duì)自己的行為負(fù)責(zé)。
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此外，采購(gòu)申請(qǐng)等內(nèi)部文件比口口相傳的訂單驗(yàn)證方式更好，因其增加了采購(gòu)的真實(shí)性。
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什么是采購(gòu)訂單？
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采購(gòu)訂單是買賣雙方之間的合同，包含價(jià)格、交貨數(shù)量、交貨日期等詳細(xì)信息。
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采購(gòu)訂單遵循采購(gòu)申請(qǐng)的流程。申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，采購(gòu)訂單就會(huì)發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單對(duì)于保存會(huì)計(jì)記錄非常重要。
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為什么需要采購(gòu)訂單？
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采購(gòu)訂單有助于公司跟蹤需要交付的貨物和供應(yīng)商的詳細(xì)信息等。出于審計(jì)目的，你需要有文件表明采購(gòu)部門主管批準(zhǔn)了訂單，為此需要采購(gòu)訂單。
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有時(shí)，供應(yīng)商可能會(huì)在簽訂合同和貨物交付期間提高價(jià)格。你可以使用采購(gòu)訂單作為雙方已經(jīng)商定價(jià)格的證明。采購(gòu)訂單還可以幫助建立一個(gè)非常有序的記錄保存系統(tǒng)。它們使你更容易跟蹤訂單，確保及時(shí)交付貨物。
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采購(gòu)申請(qǐng)與采購(gòu)訂單： 有什么區(qū)別？
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采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)有時(shí)可以互換使用，但它們是公司采購(gòu)系統(tǒng)中兩個(gè)不同的組成部分。
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采購(gòu)申請(qǐng)是內(nèi)部文件，旨在促進(jìn)內(nèi)部支出審批流程：
●?描述提議解決方案或原材料訂單的預(yù)期功能
●?概述供應(yīng)商要求的交貨日期或績(jī)效評(píng)估
●?為采購(gòu)過(guò)程提供從開始到結(jié)束的書面記錄
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采購(gòu)訂單是向供應(yīng)商下訂單時(shí)使用的外部文件：
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●?將談判過(guò)程中商定的功能和參數(shù)編入訂單
●?規(guī)定交貨和驗(yàn)收的履約或合規(guī)期限
●?概述付款結(jié)構(gòu)、可接受的付款方式以及條款和條件
●?提供交付的審計(jì)跟蹤以及未來(lái)預(yù)算所需的數(shù)據(jù)
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采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單在高效流程中的作用
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無(wú)論你是供應(yīng)商還是采購(gòu)員，提高采購(gòu)流程的效率都會(huì)使你的公司受益匪淺。
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如果沒(méi)有既定的規(guī)則和流程，員工就會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間去尋找丟失的信息或糾正因文書工作出錯(cuò)而造成的錯(cuò)誤。
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要做到這一點(diǎn)，一個(gè)簡(jiǎn)單的方法就是使用采購(gòu)自動(dòng)化軟件改進(jìn)采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單流程。
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8Manage SRM采購(gòu)管理軟件可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單審批流程的自動(dòng)化，這比手動(dòng)和紙質(zhì)流程帶來(lái)更多優(yōu)勢(shì)。
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●?可處理不同類型的采購(gòu)需求
●?使用自動(dòng)化來(lái)消除耗時(shí)的任務(wù)
●?允許優(yōu)先使用庫(kù)存，自動(dòng)生成采購(gòu)訂單
●?設(shè)置易于跟蹤的審批工作流程
●?整合支付，使采購(gòu)流程無(wú)縫銜接
●?收貨單(GRN) 與訂單和發(fā)票三向匹配
●?集中數(shù)據(jù)以簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)算和審計(jì)
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使用8Manage SRM，最顯著的好處來(lái)自于通過(guò)消除采購(gòu)訂單流程中繁瑣且耗時(shí)的任務(wù)而節(jié)省的時(shí)間和金錢。
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事實(shí)上，8Manage采購(gòu)管理軟件可將采購(gòu)訂單、發(fā)票處理和其他采購(gòu)工作流程的時(shí)間縮短 56%，但節(jié)省時(shí)間和金錢并不是其唯一的好處。系統(tǒng)還可以與其他軟件集成，各部門的團(tuán)隊(duì)就能更輕松地創(chuàng)建請(qǐng)購(gòu)單。
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這些采購(gòu)訂單隨后會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)給正確的審批人，從而進(jìn)一步簡(jiǎn)化采購(gòu)流程。
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8Manage SRM采購(gòu)管理軟件還能使審計(jì)和監(jiān)管要求更加合規(guī)，因?yàn)樗胁少?gòu)的電子紙質(zhì)記錄都在一個(gè)系統(tǒng)中，而不是保存在不同電腦上的各種紙質(zhì)文件或 Excel 文件中。
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最后，8Manage SRM還能讓公司更輕松地進(jìn)行支出管理，團(tuán)隊(duì)可以為每次采購(gòu)設(shè)定預(yù)算。
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如果團(tuán)隊(duì)希望從采購(gòu)申請(qǐng)到采購(gòu)訂單的過(guò)程中節(jié)省時(shí)間和金錢，并同時(shí)享受其他好處，那么使用8Manage SRM采購(gòu)管理軟件將這些過(guò)程自動(dòng)化是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。
