相信對于很多數(shù)人來說，整理文件、資料都是一件繁瑣的事情。每天有太多的文件、知識、信息、素材來到我們面前。如果我們都隨意對待，不去整理，那么日復(fù)一日，這些資料越積越多，再查找起來就會變得異常困難。

其實整理文件、資料、素材等，我認為需要預(yù)先有一個清晰的思路。比如說我所有用的素材、資料，大概可以分為多少類，常用的又是哪一類？哪一類最難管理，哪一類不太令人滿意需要優(yōu)化，等等等等。

這篇回答，我主要從幾個方面介紹下電腦上文件、資料的管理——

◎ 事件+屬性雙重緯度管理

◎?Mac電腦上文件的整理與查找

◎?碎片化資料、素材的管理方法

◎?分散在各平臺收藏夾的數(shù)據(jù)如何整理

一、事件+屬性雙重緯度管理

以我自己的經(jīng)驗來說，我更習(xí)慣于把資料、文件，按照事件+屬性雙重緯度的進行管理。

什么意思呢？

舉個例子，最近老板丟過來一個項目，讓研究研究，或許后面會變成比較重點大項目，然后丟過來幾份資料。這時候我要根據(jù)老板的要求，再去搜集更多材料，然后同時與客戶溝通，看看項目最終能進展到什么程度。

結(jié)果很遺憾，客戶的意向并不明確，無法推進。但正當(dāng)覺得這個方向沒戲的時候，其他部門又帶來了其他客戶的合作意向，剛好能部分用到上一次準備的所有資料。

那么，就這次項目意向剛開始就產(chǎn)生的資料、文件以及接下來還會陸續(xù)不斷產(chǎn)生的文件應(yīng)該怎么整理呢？

把他們?nèi)慷挤胚M某某大項目（比如智慧校園項目）的文件夾嗎？

可是它們又分屬不同的具體小項目，如果把它們?nèi)繗w到一起，日復(fù)一日資料越來越多，那查找的時候豈不是太麻煩了，根本起不到任何整理的價值。

可是如果把資料都分屬于小的具體項目，但有些文件、資料又是整個大項目方向可以共享的，那怎么辦呢？

這時候就可以用我提到的 事件+屬性雙重緯度管理了。

大家可以明確的是，第一次與一些客戶溝通（比如某地的幼兒園數(shù)字化管理），這算是一個單獨的事件。第二次和另外的客戶溝通（比如某地中學(xué)智慧管理），也算一個單獨的事件，而后續(xù)可能還有更多其他的事件。

而事件有一個特點就是周期性，往往一段時間主要的事件就是一到兩個。

所以我們最好明確資料的所屬事件，這樣我們在歸檔、查找起來就會非常便捷。所以單獨事件可以歸屬一個文件夾。

而有些資料是跨越單獨事件的，這些我們也要復(fù)制出來一份歸到一個單獨的屬性文件夾嗎（比如智慧校園項目的案例資料，或者案例之幼兒園項目的ppt資料而非視頻）。這樣當(dāng)然可以，但未免太過于麻煩。

那么有什么更好的方法嗎，尤其是在Mac電腦上怎么來實現(xiàn)呢？

接下來的章節(jié)就是針對這個的分享

二、Mac電腦上文件的整理與查找

針對上面分享的事件+屬性的雙緯度的文件資料管理方法，具體到Mac電腦上，我們可以使用——文件夾+標簽的管理方式。

上面有提到，每一個獨立的事件，我們給這個事件下所有的文件創(chuàng)建一個文件夾，這個事件下所有的文件資料都歸進來，這個很好操作。而且一個獨立小事件的文件資料不會非常多，所以查找的時候并不會帶來很大的困難。

而跨越很多獨立事件的文件、資料，我們可以給它們打上“屬性”標簽，比如智慧校園我們打一個標簽、幼兒園我們再打一個。

這樣在查找某個項目、事件相關(guān)的文件的時候，我們直接進到相關(guān)的文件夾。如果查找脫離于具體獨立事件的資料時，我們就通過標簽進行篩選。

這樣雙重緯度，就能保證我們很好的管理數(shù)量龐大的文件資料，而且需要的時候一定可以快速、準確的查找到。

很多新入手Mac的朋友可能對于怎樣具體操作標簽還不是非常熟悉。其實也很簡單。

標簽管理的時候，可以在菜單欄處打開“偏好設(shè)置-標簽”，我們可以在里面增加編輯標簽

編輯好的標簽，我們還可以把它拖動到個人收藏標簽里。

當(dāng)我們需要給現(xiàn)有的文件打標簽時可以兩指輕點觸控板打開“更多”菜單（也可以理解為windows的右鍵），直接選擇標簽進行標簽。

而當(dāng)我們新存入一個文件的時候，不僅可以選擇存入哪個文件夾，也可以在下載確認頁選擇添加某個標簽。

這樣就能很好的實現(xiàn)對文件資料的管理。

除此之外，還可以分享幾個“訪達”里的小技巧，可以讓大家操作更便捷。

首先，當(dāng)前常用的文件夾，可以拖動到側(cè)邊欄，這樣直接打開它是不是方便了很多。不常用時，可以再從側(cè)邊欄刪掉。

其次，通過訪達工具欄中的篩選條件查找內(nèi)容也是非常好用的，它不僅可以按照創(chuàng)建時間等排序，還可以按照文件大小、類別、應(yīng)用程序、上次打開時間等等排序（當(dāng)然還有標簽）

事實上，只要熟悉以上操作，對于Mac電腦上可保存的文件、資料的管理應(yīng)該就是沒有問題的。

但是除了整體可保存的文件資料，在實際的工作中，我們不還有很多碎片化的內(nèi)容需要管理嗎？比如沒看完的文章、需要收集下來的不錯的文案、為做一個ppt而查找拷貝的素材等等等等。

針對這樣的素材應(yīng)該怎么管理呢？請繼續(xù)往下看。

三、碎片化資料、素材的管理方法

之所以稱之為碎片化的素材，就是因為太碎了，也太瑣碎了，可能會有再次利用的價值，但如果每個這種素材都單獨都起名字、選擇文件夾的保存在電腦上，實在是不現(xiàn)實。

尤其是，如果遇到不錯的文案想要收集起來，那怎么保存呢？別說單獨整理到一個word上不理想，就是把它摘藏到有道云筆記上，恐怖也覺得不大合適。

這里給大家提供兩個思路，

第一，借助工具，讓自己不必手動的去整理，也能為我們自動記錄下來一些我們沒必要單獨保存整理的素材，以便我們回頭在想用的時候一定能找到。

第二，需要記錄整理的網(wǎng)絡(luò)碎片化素材，我們?nèi)匀豢梢岳蒙厦嬷v的“事件+屬性”雙重緯度的去管理。

上面提到的第一點，我們可以借助復(fù)制記錄工具來實現(xiàn)。比如我們平時為了做方案、做視頻、寫文章，會找很多的素材。往往我們都是需要一個素材，就去找，找到后就復(fù)制然后過來粘貼。再需要再去找，再復(fù)制再粘貼，比較麻煩。

用復(fù)制記錄工具的好處就在于，我們可以集中的去找素材，反正它會幫助我們自動記錄下來。哪里需要粘貼，我們在到復(fù)制記錄列表里找到就可以粘貼下來。很方便。

而且呢，有時候拷貝的素材，因為沒有保存，過幾天想用，就不好找了。這時候有歷史復(fù)制記錄，就會很好的解決你這個問題。

關(guān)于上面說的碎片化素材也可以“事件+屬性”雙重緯度管理，這個我是通過素材內(nèi)容多專輯收藏來實現(xiàn)的。比如目前在進行的事件，我創(chuàng)建一個專輯，總的大方向上我可以也創(chuàng)建一個兩天甚至更多專輯。每次需要收集信息的時候呢，我可以選擇多專輯的保存。而且是一鍵多專輯保存，可不是需要多次保存哦。這樣我在什么場景下查找，都很方便就能找到需要的數(shù)據(jù)。

而且，我可以在網(wǎng)站上通過快捷鍵一鍵收集素材。是不是方便了很多？

可以給大家分享一下我用的這個工具——Collect Boy，一個app，基本上滿足我碎片化內(nèi)容管理的全部需求了。

需要的大家可以到App Store去試一試

apps.apple.com/cn/app/collect-boy-%E5%B0%8F%E5%B0%8F%E6%94%B6%E8%97%8F%E5%8A%A9%E6%89%8B/id6449355038?mt=12

或者大家有其他更好的選擇?？傊@個方法應(yīng)該是可行的。

四、分散在各平臺收藏夾的數(shù)據(jù)如何整理

最后，分散在各個網(wǎng)站平臺內(nèi)的收藏的數(shù)據(jù)也是一大麻煩。最起碼我身邊人都有過這種苦惱。但是沒有辦法，每個平臺都以數(shù)據(jù)安全為由，把你自己存在平臺內(nèi)的數(shù)據(jù)捂的死死的，生怕有第三方工具能輕易的聚攏在一起。

就像，如果我們想聽音樂，我們需要開通好幾個音樂播放器的會員一樣。商業(yè)競爭嘛。

但對于我們普通小民用戶，有什么好辦法嗎？

我的建議是，可以把這些數(shù)據(jù)，自己進行很好的歸類。

怎么歸類呢？比如你收藏的內(nèi)容，有一些是文案類、案例類等，如果換個定義那就是，你將來工作學(xué)習(xí)中需要用到的，需要日積月累的內(nèi)容，這是一類。有一些可能是臨時的技能分享，這時候你可以在腦中判斷一下，這些技能分享，我是需要提醒自己下次再看兩遍學(xué)會呢，還是其他的目的。還有些收集好內(nèi)容后是為了在平臺內(nèi)有更多其他用戶能看到我整理的好內(nèi)容，這個另當(dāng)別論。總之，等等等等，你可以對這些數(shù)據(jù)進行歸類。

就比如說我上面例子里提到的，第一類，這一種恐怕是沒必要收藏在平臺內(nèi)，因為不利于你再次利用，也不利于你整體的整理。這時候你應(yīng)該把這些內(nèi)容提取出來進行摘藏。

例子里面提到的第二類，如果你判斷，你只是想提醒自己過后再看，那你完全可以把內(nèi)容設(shè)為待閱讀。畢竟收藏夾再漂亮，也不如知識全進到我們的腦子里。

你看像這樣一樣，自動標記為稍后閱讀，不是很好嗎

一個快捷鍵，直接幫我收集了這個文章，而且自動標記上了待閱讀。這個功能也是上面分享的那個工具里的——Collect Boy

劃重點，分散在各平臺的數(shù)據(jù)，如果進一步考慮收藏它們的目的，下一步它們的用途，應(yīng)該可以幫助我們更好的收集整合這些內(nèi)容。