作為市場主體，企業(yè)需要建立健全的質(zhì)量管理體系，并且及時更新，以應(yīng)對激烈的市場競爭，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

質(zhì)量體系在很大程度上通過文件化的形式表現(xiàn)出來。《質(zhì)量管理體系要求》(GB/T19001—2016/ISO9001：2015)標(biāo)準(zhǔn)指出，需將對內(nèi)及對外的所有質(zhì)量管理文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括檢索、使用、存儲、防護(hù)、版本控制、保留和處置等。

特別是生產(chǎn)、制造、醫(yī)藥、工程等行業(yè)，為了實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)與管理，落地文控管理已經(jīng)成為管理的硬性需求。

>>>組織不同的崗位對文控的不同需求：

? 管理層：如何提升文控流程協(xié)作的效率？核心的、機(jī)密的文件如何做好安全管控，避免泄露敏感信息？

? 文控部門：文件的版本日益增多，如何對版本進(jìn)行管理？文件的新增、修訂、生效、作廢的全周期是否可自動進(jìn)行狀態(tài)變更，能否提供清晰的各類文件清單？

? 員工：是否能進(jìn)行文件快速的查詢檢索？對于文件的生效、失效、更新是否可以有及時的消息提醒，避免不良隱患？

泛微采知連，協(xié)助組織建立全生命周期的文控數(shù)字化管理體系，圍繞體系文件、制度文件的全生命周期，實(shí)現(xiàn)從文檔發(fā)布、使用、版本控制以及作廢銷毀的全過程管控。

自動化管理文件狀態(tài)、版本、權(quán)限，利用數(shù)字化簽名保障文檔的合規(guī)性，借力智能化組件提升文檔撰寫、校驗(yàn)、審核、搜索的效率。

助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)事前規(guī)范建立、事中流程控制、事后統(tǒng)計追溯的全過程管控。

泛微數(shù)字化文控管理系統(tǒng)應(yīng)用亮點(diǎn)

一、個性化的文控門戶

不同崗位的工作人員可自定義文控門戶界面、欄目、權(quán)限，待辦消息集中提醒、按照權(quán)限、分類推送文件，為管理人員提供清單報表。

二、文件中心

建立統(tǒng)一的文件目錄，分類、分層管理體系文件?？筛鶕?jù)組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)條線進(jìn)行權(quán)限下放，設(shè)置多個部門文件管理員。

可以快速通過目錄檢索的方式查閱文件。在文檔預(yù)覽頁即可查看該文件最新版本及新增、變更的過程文件。

三、文件審計清單

結(jié)合權(quán)限提供各類文件清單，包含：預(yù)審清單、審批中、生效文件清單、待培訓(xùn)文件清單、待分發(fā)文件清單、廢止文件清單等。

能夠按照文件屬性快速檢索、統(tǒng)計，并且可以在線預(yù)覽清單中文件。文控人員可直接通過文件清單進(jìn)行文件分發(fā)、培訓(xùn)、回收等。

四、文件全生命周期管控

1、文件預(yù)審

申請人發(fā)起取號流程，經(jīng)由文控部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行文件的新增。

在線進(jìn)行文件分類，自動文件編號，在預(yù)審流程中確定文件的模板，并且關(guān)聯(lián)附件。

系統(tǒng)自動檢測文件名稱是否重復(fù)。

2、文件新增

質(zhì)量體系文件需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核才能發(fā)布，確保文件格式版本的正確。

申請人發(fā)起文件新增流程時，流程中關(guān)聯(lián)文件取號申請，文件名稱、編號、描述等信息，無需重復(fù)輸入。

按照文件分類和所屬組織，經(jīng)文控及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，文件方可進(jìn)行分發(fā)簽收。

流程自動關(guān)聯(lián)是否培訓(xùn)、關(guān)聯(lián)記錄文件，自動觸發(fā)培訓(xùn)流程。并且在線對Office文件進(jìn)行編輯修改。

3、文件培訓(xùn)＆考試

根據(jù)文件新增審批流程，匯總需要培訓(xùn)的文件，自動觸發(fā)培訓(xùn)安排，在泛微采知連中實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)和考試全過程管理。

生成培訓(xùn)通知，在線反饋；在培訓(xùn)中，通過手機(jī)APP掃碼簽到，系統(tǒng)中維護(hù)題庫，隨機(jī)組卷在線考試。

4、文件分發(fā)、簽收

文件新增、培訓(xùn)流程完成后，文件進(jìn)入待分發(fā)列表，文控人員可一鍵操作，申請補(bǔ)發(fā)已生效文件；并且能夠?qū)堎|(zhì)文件打印份數(shù)進(jìn)行管理。

確保文件可以安全和準(zhǔn)確地分發(fā)給相關(guān)人員。

5、文件復(fù)審

通過關(guān)聯(lián)文件生效及失效日期，在到期前對文控人員進(jìn)行復(fù)審提醒。可在線進(jìn)行文件修訂、作廢、沿用等操作。

6、文件版本控制

通過開啟文檔版本管理，文檔提交后，可再次編輯和更新，系統(tǒng)在查找文件時，僅顯示該文檔的最新版本。避免多個文檔混淆，提高知識的查找效率。

7、文件更新

對已經(jīng)發(fā)布的文檔需要進(jìn)行修改的時候，對文檔的電子印章進(jìn)行撤銷，使其成為失效狀態(tài)。并對文檔內(nèi)容進(jìn)行修訂更新，同時更新狀態(tài)。

8、文檔作廢

文件復(fù)審后若是需要作廢，觸發(fā)文件作廢流程，流程通過后，文件自動作廢，權(quán)限回收。

組織通過統(tǒng)計清單，追溯已作廢的文件。

五、文件規(guī)范、合規(guī)、安全管理

文件信息規(guī)范：

結(jié)合文件目錄，自動化控制文件的基礎(chǔ)信息規(guī)范、文件版本規(guī)范、文件權(quán)限體系、文件流程體系、文件安全要求、以及文件屬性元數(shù)據(jù)。

文件安全管理：

文檔自帶動態(tài)水印，有效保密防泄露，支持文件溯源。

通過接入電子印章，管控組織的各類文件狀態(tài)。例如，經(jīng)審批通過后的文檔，最后經(jīng)文控中心加印電子簽章后才能正式發(fā)布。

同時，采知連提供用戶認(rèn)證、文件存儲、權(quán)限控制、流程控制、密集控制等全面的安全保障。

對于離線文件可集成動態(tài)加解密軟件，對下載到本地的文件進(jìn)行加密控制。

文件合規(guī)受控：

文件的生效、失效、更新、分發(fā)、簽收等環(huán)節(jié)融入數(shù)字身份認(rèn)證、數(shù)字印章、保障文件的防篡改，保障過程合規(guī)。

總結(jié)

集團(tuán)化管控：支持集團(tuán)化分級分權(quán)管控，各分子公司、各廠區(qū)可自行維護(hù)單獨(dú)的質(zhì)量文件、文控流程。

安全合規(guī)保障：通過文件加密存儲、用戶密碼策略控制、文件水印控制和全方位的權(quán)限體系，整合數(shù)字化簽名認(rèn)證，保障文件安全合規(guī)。

文本處理高效：支持?jǐn)?shù)十種文件格式的在線使用；支持Office文件在線編輯、協(xié)同編輯；支持預(yù)制不同類型文件模板，在線快捷調(diào)用。

全生命周期管控：覆蓋從體系文件的新增直至文件失效作廢的全生命周期，全程流程化管理。

低代碼平臺：通過低代碼平臺快速構(gòu)建應(yīng)用，快速適配不同細(xì)分行業(yè)的質(zhì)量文控標(biāo)準(zhǔn)。

全面集成：支持用戶集成、內(nèi)容集成、流程集成，全方位滿足各類需求。

智能化：智能識別文本內(nèi)容，提供文件版本智能對比；通過RPA智能采集，搜集行業(yè)/區(qū)域的質(zhì)量法規(guī)，完善質(zhì)量知識庫；提供智能搜索，結(jié)合關(guān)鍵詞、標(biāo)簽進(jìn)行搜索定位。

泛微采知連，通過保障文件全生命周期管控、數(shù)字化合規(guī)認(rèn)證、智能化屬性更新，構(gòu)建穩(wěn)定、安全、全面的文控系統(tǒng)。