前言

隨著業(yè)務擴大、客戶以及項目數(shù)量增長，不少公司的設計圖紙、文檔等文件會越來越多，大量的文件就會存在電腦各大硬盤之中，需要找文件時會不知所措，找不到相對應的文件。而且設計的圖紙需要在客戶、設計師等人之間進行傳遞、修改等操作，圖紙運轉起來十分麻煩，流轉周期也是十分長。

圖紙文檔管理混亂不到位，就會導致企業(yè)工作效率低下，許多工作就無法正常按時完成。

圖紙文檔管理存在的問題

要想解決圖紙文檔管理的這一大難題，那么就先要了解在管理過程中會有哪些困難和挑戰(zhàn)。目前主要有下面幾個方面的問題：

01大量圖紙文檔存放混亂

02檢索困難

03無法及時共享

04數(shù)據(jù)安全無法得到保障

05圖紙版本易出錯

06異地協(xié)同無法進行

07沒有備災容災機制，數(shù)據(jù)恢復困難

圖紙文檔管理措施

01數(shù)字化轉型

將紙質(zhì)圖紙文檔數(shù)字化，將其整合到電子文檔管理系統(tǒng)（EDM系統(tǒng)）中，使得文檔易于訪問和共享。

02統(tǒng)一命名和分類

建立統(tǒng)一的命名和分類規(guī)范，使得所有圖紙文檔都能按照規(guī)范進行命名和存儲，方便查找和管理。

03版本控制

確保對圖紙文檔進行嚴格的版本控制，避免混淆和重復文檔的存在。

04權限管理

設立權限管理機制，限制只有授權人員可以查看和修改圖紙文檔，提高信息安全性。

05權限管理

設立權限管理機制，限制只有授權人員可以查看和修改圖紙文檔，提高信息安全性。

06數(shù)字簽名和水印

為圖紙文檔添加數(shù)字簽名和水印，確保文檔的真實性和防止非授權復制。

07培訓和宣傳

對員工進行培訓，教育他們?nèi)绾握_使用和管理圖紙文檔，強調(diào)信息安全的重要性。

08備份和恢復

定期對圖紙文檔進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，確?？梢约皶r恢復。

09自動化流程

引入自動化流程，如自動審批和提醒機制，簡化圖紙文檔管理流程，減少人為錯誤。

10定期清理

引入自動化流程，如自動審批和提醒機制，簡化圖紙文檔管理流程，減少人為錯誤。

通過綜合以上措施，可以有效告別圖紙文檔管理混亂狀況，提高工作效率，降低錯誤率，并保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和敏感信息。

圖紙管理系統(tǒng)解決方案

三品EDM圖紙管理系統(tǒng)針對性地解決了圖紙管理過程中出現(xiàn)的多種問題，實現(xiàn)圖紙文檔的全生命周期管理，使得圖紙管理變得不再是企業(yè)發(fā)展的挑戰(zhàn)和困難。

01圖紙存儲和檢索

系統(tǒng)能夠集中存儲和管理各種類型的圖紙和設計文檔，并支持快速檢索。用戶可以按項目、圖紙類型等屬性進行搜索和過濾。

02版本控制

對于每個圖紙，系統(tǒng)應該能夠跟蹤不同版本的變更。這有助于確保在項目進行中能夠回溯到先前的設計。

03權限管理

系統(tǒng)應該允許管理員分配不同用戶的權限，以控制誰可以查看、編輯或刪除圖紙。通常會有不同的權限級別，如管理員、工程師、審批者等。

04模板管理

設置和管理企業(yè)各類圖文檔的標準模板，實現(xiàn)企業(yè)文檔格式標準化及統(tǒng)一管理。

05在線審批

對于圖紙和文件，系統(tǒng)可以支持審批流程。用戶可以提交圖紙以供審批，審批者可以查看、批準或拒絕圖紙，并留下審批意見。

06歷史記錄和審計

系統(tǒng)可以記錄所有與圖紙相關的活動，以便進行審計。這有助于跟蹤圖紙的更改歷史和了解誰做了什么。

07文件格式支持

支持多種文件格式，如CAD圖紙、PDF、圖片和文檔等，可在線瀏覽和批閱，實現(xiàn)無紙化運作。

08系統(tǒng)集成

能夠與設計軟件和其他項目管理工具集成，如ERP、CAD等。

09搜索和標簽

提供高級搜索功能，以便用戶可以使用關鍵詞和標簽快速找到所需的圖紙。

10報告和分析

提供生成報告和分析圖紙使用情況的功能，以便項目管理人員可以監(jiān)測項目進度和資源利用情況。

11安全性和備份

系統(tǒng)有強大的安全措施來保護敏感數(shù)據(jù)，并定期進行備份以防止數(shù)據(jù)丟失。

12通知和提醒

系統(tǒng)可以發(fā)送通知和提醒，以告知用戶關于審批、變更或截止日期的重要信息。

13用戶界面

提供用戶友好的界面，使用戶可以輕松地上傳、查看和管理圖紙文檔。

總結

三品EDM圖紙管理系統(tǒng)解決方案旨在在企業(yè)提供一套完善的圖紙文檔管理以及協(xié)同交流平臺，涵蓋了圖文文檔管理、變更管理、版本控制、數(shù)據(jù)安全管理、權限管理、在線審核、工作流程管理、模板管理、編碼管理等功能模塊。

三品EDM圖紙管理系統(tǒng)通過強大的系統(tǒng)管理能力徹底解決圖紙文檔管理混亂的局面，使得圖紙文檔管理變得十分輕松，從而提高辦公效率，控制企業(yè)成本，提升設計研發(fā)生產(chǎn)效率，進一步提升企業(yè)核心競爭力。