公文知識學(xué)習(xí)筆記

公務(wù)文書的簡稱，是國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在各種公務(wù)活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用、表達(dá)社會集團(tuán)意志的信息記錄。包括：通用公文（法定公文）和專用公文。

一、公文種類與分類

（一）種類

決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

公報：適用于公布重要決定或者重大事項。

公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。

通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

（二）分類

按照公文的行文方向分為：下行文（決議、決定、命令、公報、公告、通告、通知、通報、批復(fù)）、上行文（報告、請示）、平行文（函）、行文方向不限（意見）。

按照公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度和閱讀范圍分為：普通文件（對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用）、秘密文件（秘密、機密、絕密）。

按照公文處理時限要求分為：加急（一般也是涉及重要工作需要急速形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文）、特急（事關(guān)重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文）。

按照公文行文方式分類：逐級行文、越級行文、多級行文、直接行文。

二、公文的格式

（一）文面格式

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

黨政機關(guān)公文格式將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。

版頭：置于公文首頁紅色反線（黨的機關(guān)公文在紅色反線正中嵌一顆五角星）以上的各要素。

份號：公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份份號 數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼定格標(biāo)識在版心左上角第1行。公文份數(shù)序號的主要作用是便于公文的分發(fā)、清退和查找。一般情況下只適用于絕密、機密公文或需要清退的公文。如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

分割線：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。在發(fā)文機關(guān)、事由、文種三個要素中“文種”不可省略，在特殊情況下“發(fā)文機關(guān)”和“事由”可以省略。

一是省略“發(fā)文機關(guān)”，多見于上行文，其他因版頭印有發(fā)文機關(guān)而省略此項的情況也很常見。

二是省略“事由”，在命令、公告、通告等文種中較為常見。三是省略“發(fā)文機關(guān)”和“事由”，在公告、通告等公布性文件以及內(nèi)容單一的知照性通知經(jīng)常這樣處理。

15種行政機關(guān)公文中大多數(shù)標(biāo)題可以省略其中的一項或兩項，但議案、決定兩個文種的標(biāo)題不能省略。標(biāo)題末不加標(biāo)點；標(biāo)題中一般不使用標(biāo)點，標(biāo)題中出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章名稱可以使用書名號《》?！笆掠伞鼻懊嬉话慵印瓣P(guān)于”二字，表示涉及的范圍或事務(wù)。標(biāo)題的文字應(yīng)當(dāng)高度濃縮，準(zhǔn)確表達(dá)公文的內(nèi)容。

一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

主送機關(guān)：主送機關(guān)又稱抬頭、上款，指對公文負(fù)有主辦或答復(fù)責(zé)任的機關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記。

正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1)”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

附件說明：附件是指附屬于公文正文的其他公文、圖表、名單等材料。附件是公文的重要組成部分，與正文具有同等效力。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

發(fā)文機關(guān)署名成文日期印章：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

附注：附注用以說明公文的閱讀范圍、使用注意事項、請示和上行的意見的聯(lián)系人和電話等。正文中的名詞術(shù)語的解釋一般采用句內(nèi)括號或句外括注的辦法解決，不作為附注。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

版記：

分割線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm)，中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

印發(fā)機關(guān)：公文的送印機關(guān)和送印日期。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字。

頁碼：公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

三、公文的行文規(guī)則

（一）一般規(guī)則

1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。

可以越級行文的情況：

(1)遇有特殊重大緊急情況，如戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害等，如逐級上報，可能會延誤時機，造成

重大損失時；(2)經(jīng)多次請示直接上級，長期未得到解決的重大問題；

(3)上級領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)又辦，并指定越級直接上報的事項；

(4)對直接上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢舉、控告；

(5)直接上下級機關(guān)有爭議，而無法解決的重大問題；

(6)詢問、聯(lián)系無需經(jīng)過直接上級機關(guān)的一些工作問題等。

(7)在市場經(jīng)濟的今天，為使文件精神盡快與群眾見面，以便更好的貫徹執(zhí)行，采用電視、電腦、電話、廣播、報刊等方式行文。

（二）上行文規(guī)則

(1)原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不得抄送下級機關(guān)。

(2)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。

(3)下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。

(4)請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(5)除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。

(6)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。

（三）下行文規(guī)則

1.主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明己經(jīng)政府同意。

3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。

4.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。

5.上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。

聯(lián)合行文等其他規(guī)則

1.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。屬于同級機關(guān)的有：

(1)同級政府、同級政府各部門

(2)上級政府部門與下一級政府

(3)政府與同級黨委和軍隊機關(guān)

(4)政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)

(5)政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位

2.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

四、公文辦理

（一）公文辦理的含義和原則

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第四條：“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！?/p>

第五條：“公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則?！?/p>

（二）公文擬制

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

1.起草

第一，符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

第二，一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

第三，內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

第四，文種正確，格式規(guī)范。

第五，深入調(diào)查研宄，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

第六，公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。

第七，機關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

2.審核

公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點是：

第一，行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

第二，內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

第三，涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。第四，文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。

第五，其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核。

3.簽發(fā)

公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

（三）公文辦理

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

①發(fā)文辦理

復(fù)核：己經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。

登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

②收文辦理

簽收：對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

登記：對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

初審：對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否己經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。彳

傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

催辦：及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

③整理歸檔

清退：經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期返歸原發(fā)文機關(guān)或其指定的有關(guān)單位。公文清退工作的目的在于保證重要公文或機密公文的安全。清退的范圍如下：涉密文件；具有重大錯誤的文件；僅供征求意見或傳閱、審閱的公文；未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿；被明令撤銷的公文；其他由發(fā)文機關(guān)指定清退的公文。清退的程序一般是通知清退一一清點核對一一清退交接。涉密文件應(yīng)當(dāng)在發(fā)文時填寫“文件清退通知單”，收文機關(guān)按照文件清退通知單清退。發(fā)生重大錯誤的文件應(yīng)及時通知回收。其他需清退文件應(yīng)注明“閱后退回”等標(biāo)記。

銷毀:對失去留存價值或留存可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。銷毀的范圍主要有:不具備留存價值的公文；沒有必要立卷歸檔的重份公文；上級指定要銷毀的公文；涉密公文形成過程中的草稿等。公文銷毀首先應(yīng)經(jīng)文書部門進(jìn)行收集、清點、造冊、送交辦公部門領(lǐng)導(dǎo)審批、銷毀等步驟。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

暫存：指對既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫不宜銷毀的公文，仍需再留存一定時期以備查用。暫存的范圍：頻繁查閱的己整理歸檔公文的重份文本與復(fù)印本；具有參考價值的公文、簡報等；一時難以準(zhǔn)確判定是否留存或銷毀的公文；反映一般情況的公文、報表等。

立卷：將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷。

歸檔：需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

（四）公文管理

各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。具體來說有四個注意事項：

1.公文確定密級前后

公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。

2.公文的復(fù)制、匯編

復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。

3.公文的撤銷、廢止

公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。