文檔管理是組織數(shù)字化進(jìn)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》中要求“開發(fā)信息資源，釋放數(shù)字紅利”，“全面提升信息采集、處理、傳輸、利用、安全能力”。

組織在數(shù)字化的進(jìn)程中，產(chǎn)生了大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，包含：辦公文檔資料、外來的文件、電子郵件、網(wǎng)頁、圖片、音視頻、研發(fā)或設(shè)計(jì)類的圖紙等等，這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都是組織重要的資產(chǎn)，其存儲量級會(huì)占到組織數(shù)據(jù)量級的80%以上。

如何挖掘這些海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的價(jià)值，是組織在數(shù)字化進(jìn)程中繞不過去的一個(gè)難點(diǎn)。

泛微·采知連文檔協(xié)同平臺，在日常文檔管理的基礎(chǔ)上增加了協(xié)同協(xié)作功能，不僅能夠支持海量文件、大文件的傳輸存儲，還能夠充分將文檔的生成融于日常工作，收集、整合在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的高價(jià)值非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

輕松應(yīng)對日常文檔類協(xié)同工作，在共享流通的同時(shí)保障信息安全，發(fā)揮非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的生產(chǎn)力，融入業(yè)務(wù)生態(tài)。

采知連文檔協(xié)作系統(tǒng)

全面提升信息采集、處理、分享、安全能力

一、自動(dòng)采集、統(tǒng)一存儲

采知連靈活利用各類技術(shù)工具，全面獲取分散在各系統(tǒng)、各渠道以及歷史的數(shù)據(jù)，歸集到統(tǒng)一的文檔協(xié)同平臺。

1、本地文檔同步——過程自動(dòng)全面積累

通過桌面客戶端工具設(shè)置同步周期、選定路徑、選定文件格式等規(guī)則，讓本地文件與系統(tǒng)文件自動(dòng)雙向同步。

2、智能化組件——讓知識文檔高效采集

融入OCR、RPA、語義識別等多種智能技術(shù)，對外部數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)7*24小時(shí)智能化抓取，高效收集和利用知識文檔。

3、文檔集成接口——業(yè)務(wù)文檔便捷獲取

采知連能夠快速連接OA、ERP、PLM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)附件根據(jù)設(shè)定規(guī)則在采知連中存儲。

4、個(gè)人云盤-個(gè)人辦公資料存儲備份

提供用戶個(gè)人云存儲空間，用戶自定義云盤目錄結(jié)構(gòu)，用于個(gè)人辦公文檔管理。提供同步工具，支持云盤與用戶電腦路徑雙向同步，自動(dòng)化備份辦公文檔。瀏覽器、客戶端、APP，多端同步使用。

5、公共文檔庫-統(tǒng)一存儲組織不同來源的文檔資料

統(tǒng)一采集、整合、存儲來自各渠道的文檔資源，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)、外部、本地和歷史數(shù)據(jù)等。

并且可按照不同維度進(jìn)行靈活的多維度分類，例如組織架構(gòu)、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)屬性等。

6、提供多方式的文檔快捷上傳下載方式

支持文件、文件夾混合上傳，斷點(diǎn)續(xù)傳和大文件秒傳。批量下載支持自動(dòng)壓縮處理；實(shí)時(shí)監(jiān)控上傳進(jìn)度。

二、精準(zhǔn)搜索、智能推薦

提供多種搜索方式，融合業(yè)務(wù)場景、行為偏好，讓文檔查找和推薦更加精準(zhǔn)。

1、全文搜索

通過掃描文檔中的每一個(gè)詞并與前端搜索的關(guān)鍵詞做匹配，根據(jù)詞在文檔中出現(xiàn)的次數(shù)和位置提供檢索結(jié)果。

2、標(biāo)簽管理

標(biāo)簽是一種靈活的文件分類方式，用戶可對文件進(jìn)行自行添加標(biāo)簽，也可在標(biāo)簽庫中進(jìn)行選擇添加。采知連支持多種標(biāo)簽添加方式：

公共標(biāo)簽：系統(tǒng)定義標(biāo)簽庫，及標(biāo)簽的分級分類。

個(gè)人標(biāo)簽：用戶建立個(gè)人的標(biāo)簽庫，便于搜索利用。

智能標(biāo)簽：系統(tǒng)根據(jù)文檔的來源、業(yè)務(wù)屬性、文檔內(nèi)容自動(dòng)生成。

3、搜索聯(lián)想

輸入關(guān)鍵字后，系統(tǒng)可自動(dòng)聯(lián)想搜索意圖。

4、搜索推薦

系統(tǒng)會(huì)記錄所有用戶的搜索記錄，并根據(jù)搜索的關(guān)鍵詞、標(biāo)簽熱度進(jìn)行推薦。

5、搜索結(jié)果展示

搜索結(jié)果中，命中的關(guān)鍵詞會(huì)進(jìn)行高亮展示，標(biāo)題及摘要集中展示。

三、高效協(xié)作、內(nèi)外協(xié)同

采知連利用在線預(yù)覽、協(xié)同編輯、共享外發(fā)等基礎(chǔ)功能，有效支撐虛擬團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程協(xié)同合作、知識共創(chuàng)、成果積累。

1、在線預(yù)覽

支持多種格式的知識文檔在線預(yù)覽使用。知識庫中的網(wǎng)頁、Office文檔、WPS、PDF、音視頻、OFD等均支持在線預(yù)覽。

對于特殊格式，如dwg、dxf等2D/3D的研發(fā)設(shè)計(jì)文件也可以在線預(yù)覽使用。

在線對系統(tǒng)內(nèi)的知識文檔發(fā)起共享、評論、評分、更新等操作。

2、文檔分享

對文件可以進(jìn)行內(nèi)部點(diǎn)對點(diǎn)、群聊以及外部分享。

為了確保文件安全不泄密，在分享時(shí)可對文件的查看、下載、編輯權(quán)限及有效期限、使用次數(shù)等進(jìn)行控制。

3、協(xié)同編輯

word、excel、ppt等格式文件均可在線進(jìn)行多人共同編輯創(chuàng)作。可以鎖定編輯區(qū)域，實(shí)現(xiàn)人員的協(xié)同分工。在線編輯痕跡顯示，多版本留存。

4、文檔訂閱

對無權(quán)限查看的文檔可進(jìn)行訂閱發(fā)起，批準(zhǔn)后申請人方可查看。

5、文檔收藏

提供文檔收藏夾，常用工具文檔一鍵收藏，快速查閱。

四、安全保障、合規(guī)管控

多種安全保障措施及管控策略，分級分類管控信息，確保文檔自由流轉(zhuǎn)同時(shí)保障信息安全。

1、文檔屬性

文檔分類、編號、關(guān)鍵詞，以及文檔所關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)信息均可自定義管理。

2、文檔密級

對秘密、機(jī)密、公開等不同級別的文檔差異化管理，符合涉密要求。

3、文檔日志

文檔閱讀、下載、打印、分享等操作系統(tǒng)，以及用戶的系統(tǒng)操作均會(huì)有詳細(xì)的日志記錄，滿足審計(jì)需求?？山Y(jié)合日志數(shù)據(jù)定義分析工具，對異常事件實(shí)時(shí)消息提醒。

4、權(quán)限控制

提供數(shù)十種權(quán)限類型，對文檔上傳、下載、分享、刪除、打印等做精細(xì)化權(quán)限控制。

支持分級授權(quán)管理，對于不同下屬業(yè)務(wù)版本、部門可單獨(dú)設(shè)置文件分類的管理和使用權(quán)限;根據(jù)部門、崗位、職級、角色等維度進(jìn)行權(quán)限分配，不受組織變動(dòng)影響。

5、文檔版本

多版本規(guī)范化管理，詳細(xì)記錄文檔版本更新過程，支持版本追溯、版本對比。

6、審批流程

文檔新增、更新、作廢、刪除、權(quán)限申請等均可定義審批流程。

7、電子簽章

提供文件的防篡改能力，以及歸檔存證的能力，一旦文件被下載，修改，文件就自動(dòng)失效。

8、文檔分析

對文檔的采集、存儲、共享、使用進(jìn)行全面數(shù)字化分析。

五、靈活拓展、融于業(yè)務(wù)

針對個(gè)性化的業(yè)務(wù)場景，可以通過低代碼平臺進(jìn)行快速搭建，無需專業(yè)的開發(fā)人員即可快速靈活定制業(yè)務(wù)文檔管理場景的各類應(yīng)用。

總結(jié)

統(tǒng)一文檔存儲：全面覆蓋不同來源、不同類型的文檔，包含：辦公類、業(yè)務(wù)類、外部文檔等，統(tǒng)一文檔存儲結(jié)構(gòu)，便于查找利用；

合規(guī)管控支持：結(jié)合組織要求建立文檔管理體系標(biāo)準(zhǔn)，合規(guī)管理文檔全生命周期；

高效協(xié)作分享：打破組織內(nèi)外的溝通壁壘，在安全合規(guī)的保障下，全面提升文檔協(xié)作效率，過程完整留痕；

嚴(yán)格安全保障：遵從信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全要求，提供完整的安全管理方案，對于組織內(nèi)部以及組織外部的安全隱患有效屏蔽；

智能搜索服務(wù)：提供豐富的文檔搜索方式，快速定位所需文檔資料，提升辦公效率，可結(jié)合業(yè)務(wù)屬性精準(zhǔn)推薦；

文檔業(yè)務(wù)深度融合：融于組織業(yè)務(wù)，低代碼快速構(gòu)建滿足不同業(yè)務(wù)需要的個(gè)性化文檔管理及使用場景。