1、? 了解寫文章的目的

了解知識庫文章的使用對象以及使用方法，有目的性地編寫文章。

明確你的文章目的有助于傳達清晰、明確的信息。當你明確知道你希望用戶了解、掌握或?qū)崿F(xiàn)什么時，便可以更有針對性地選擇和組織所提供的信息，并以一種簡潔而明確的方式表達。

2、? 根據(jù)員工提出的問題編寫標題

您的員工和客戶通常會提出什么樣的問題？這些問題應該成為您知識庫文章的標題。通常，公司領(lǐng)導者試圖通過使用復雜的內(nèi)部術(shù)語或數(shù)字代碼來命名程序來組織知識庫。然而，這會讓您的客戶和員工感到困惑，并使他們在搜索時產(chǎn)生困難。

實際上，您的員工需要將他們的問題轉(zhuǎn)化為公司使用的術(shù)語，然后才能搜索并找到他們所需的答案。通過根據(jù)員工提出的問題來為知識庫文章命名，可以幫助員工更輕松地找到他們需要的文章。這樣，他們可以直接針對問題進行搜索，而不需要事先了解公司的術(shù)語和術(shù)語體系。

3、? 突出關(guān)鍵詞以便搜索

當用戶需要幫助時，他們會如何尋找他們所需要的答案？因此，文章有突出的關(guān)鍵詞是十分重要的。在您的知識庫文章標題中使用這些關(guān)鍵詞，當用戶搜索時，他們便知道這篇文章將解決他們的問題。

了解您的知識庫搜索功能的工作原理也很重要。它是從整篇文章中提取信息，還是僅僅從標題中獲取信息？每個知識庫都可能不同，所以了解其搜索功能的工作原理非常有幫助。

值得一提的是，有這樣一個知識管理工具【HelpLook】不僅支持知識庫的關(guān)鍵詞搜索，還接入了?ChatGPT，提供基于文檔的AI客服與AI搜索服務，這樣一來，用戶能夠更加精準迅速地在知識庫中搜索到他們所需的內(nèi)容。

4、? 調(diào)整文章呈現(xiàn)方式

有各種不同類型的知識庫文章。這意味著可以根據(jù)文檔的目的來調(diào)整文章的呈現(xiàn)方式，以不同的方式呈現(xiàn)你的信息。

此外，你還可以使用其他格式來呈現(xiàn)信息，如流程圖、樹狀圖或圖表。這些圖形化的表示形式可以更直觀地展示復雜流程或關(guān)系，使讀者更容易理解和應用。

根據(jù)文章的目的和讀者的需求，選擇適當?shù)母袷胶筒季?，以確保信息易于理解和消化。關(guān)注簡潔性、清晰度和可視化，使文章更具可讀性和可操作性。

5、? 必要時插入截圖

不要僅依靠文字文本來提供說明。因為你不僅需要告訴員工該做什么，還要向他們展示該做什么。

嘗試在文章中插入屏幕截圖，并且對屏幕截圖進行注釋，輔以文字說明，以便您的最終用戶確切地知道要單擊什么或在屏幕上查看什么位置，這會對工作起到非常大的幫助。

注意：做好圖文內(nèi)容的平衡。知識庫文字的目標是簡潔明了、簡化程序，而不是搞一堆文字或圖像造成過度擁擠。

6.?優(yōu)化文章格式

使用知識庫中的文本編輯功能，適當?shù)貙ξ恼逻M行格式優(yōu)化，有助于強調(diào)關(guān)鍵信息。

通過使用粗體、斜體、下劃線或顏色等格式工具，可以突出顯示關(guān)鍵信息和重要術(shù)語。這樣，讀者可以更快速地捕捉到核心概念，而不必在大量文字中搜索。合理的行間距和字體大小也有助于減輕閱讀負擔。

總結(jié)

撰寫知識庫文章可能需要花費大量時間和精力。但為了其內(nèi)容的有效性，讓知識庫正確發(fā)揮助力企業(yè)發(fā)展的作用，還需你遵循以上六個原則。

此外，正確地使用知識庫管理工具，也可以幫你更好地創(chuàng)建員工可以信賴、企業(yè)可以依賴的指南。

HelpLook便是一款簡單操作易上手的知識庫管理工具，無需代碼和編程，輕松建立知識庫站點，并且擁有富文本編輯器，你可以在幾分鐘內(nèi)編寫知識庫文章，完成上傳發(fā)布，還為員工提供ai智能搜索回答功能。如果你想為你的企業(yè)更好地搭建知識庫，不妨加入試試吧！