在如今這個(gè)數(shù)字化社會(huì)，很多人都開始漸漸走上“無紙化”的路。尤其是現(xiàn)在市面上出現(xiàn)了越來越多可以編輯信息、創(chuàng)作文章的軟件，這樣的話不用擔(dān)心數(shù)據(jù)會(huì)被丟失的同時(shí)又可以方便我們查找資料。但是這樣也隨之出現(xiàn)了一個(gè)問題，就是怎么樣去管理這些文檔。因?yàn)楫媹D的、寫作的、p圖的、資料的都是用不同軟件來制作的。各種文檔散亂地待在設(shè)備上各個(gè)地方，每次查找的時(shí)候就很花費(fèi)我們的時(shí)間和精力，所以我們需要有意識(shí)地去進(jìn)行文檔的整理。

怎么樣去選擇適合自己的文檔管理工具

1.文件格式的多樣化

因?yàn)楝F(xiàn)在市面上的文檔有很多種格式（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等），我們在找文檔管理工具的適合最后是可以找一下支持多種文檔格式的，要不我們上傳的時(shí)候還要自己去轉(zhuǎn)化格式。加大了我們自己的工作量的同時(shí)，現(xiàn)在很多轉(zhuǎn)換格式的工具還需要付費(fèi)，這樣就很不值得了。

2.文檔管理的排版設(shè)置

然后要去考慮的就是這個(gè)文檔管理工具能不能提供一個(gè)清晰的分類存儲(chǔ)。在面對很多、很雜的數(shù)據(jù)的時(shí)候，能否提供到一個(gè)方便、簡潔的分分類方式。就像是有沒有欄目的設(shè)置、欄目和文檔之間的關(guān)系設(shè)置、文檔和文檔之間的關(guān)系設(shè)置，這些對于排版來說都是很重要的。

3.搜索設(shè)置

當(dāng)我們把文檔數(shù)據(jù)都導(dǎo)進(jìn)去一個(gè)大文檔里面之后，能否在這么多內(nèi)容里面迅速找到自己想要的內(nèi)容也很重要。所以我們在編輯文檔的時(shí)候，要把關(guān)鍵詞放在標(biāo)題處，方便后續(xù)想找到資料的時(shí)候可以直接地查到相關(guān)的數(shù)據(jù)。

4.產(chǎn)品使用起來是否容易

作為一款文檔管理軟件，面向的受眾人群是很廣的，所以這個(gè)時(shí)候產(chǎn)品使用起來是否容易就是一個(gè)很重要的考量因素。產(chǎn)品肯定是設(shè)置得越簡單越好，最好是接近現(xiàn)在市面上比較常用的辦公軟件，這樣的話用戶就不需要再去適應(yīng)一個(gè)新的系統(tǒng)。而且產(chǎn)品最好設(shè)置得沒有技術(shù)門檻，不然的話會(huì)減少很多受眾人群。

5.產(chǎn)品的性價(jià)比高不高

目前基本上文檔管理軟件到一定內(nèi)存之后都是要收費(fèi)的，這個(gè)時(shí)候就要去對比一下價(jià)格，找到最實(shí)惠的套餐進(jìn)行購買。

6.可不可以自動(dòng)備份

因?yàn)槲臋n是包含著很多信息的，所以最好是有自動(dòng)備份功能，要不如果出現(xiàn)一些忘記保存、電腦死機(jī)的特殊情況的話，數(shù)據(jù)就很容易沒掉。那樣我們還得重新去導(dǎo)入和整理，時(shí)間成本太高了。不過其實(shí)目前大部分的文檔管理軟件都是有這個(gè)功能的，所以大家也可以放心。

總結(jié)

文檔管理軟件其實(shí)很早之前就有了，但是近年來隨著數(shù)字化的發(fā)展，很多企業(yè)也抓住了這個(gè)趨勢，去開發(fā)更多的文檔管理軟件。有一些像是HelpLook的甚至已經(jīng)嵌入了chatgpt系統(tǒng)，可以運(yùn)用ai來幫我們管理文檔，集成文檔中的所有相關(guān)信息。looklook真的不得不感嘆現(xiàn)在科技的發(fā)展，真的是造福了很多人?。?/p>