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想象一下在一個(gè)雜亂無章的辦公室中工作，你能高效率地完成工作嗎？你的工作場所的安全和你的服務(wù)或產(chǎn)品的品質(zhì)能得到保障嗎？很明顯，答案是否定的。

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為了創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，5S活動(dòng)應(yīng)運(yùn)而生。這種具體而實(shí)用的管理活動(dòng)不僅易于理解，而且易于實(shí)施，目的是為員工創(chuàng)造一個(gè)高效率、安全、高品質(zhì)的工作環(huán)境。

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5S管理的作用

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5S管理在日本、臺(tái)灣等國家和地區(qū)廣受推崇，其包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)這五項(xiàng)內(nèi)容，以S為首字母，因此被稱為5S管理。過去，它主要在制造業(yè)現(xiàn)場管理中被廣泛應(yīng)用，但現(xiàn)在各行各業(yè)都將其應(yīng)用于符合自己行業(yè)特點(diǎn)的領(lǐng)域?？梢詤⒖純?yōu)思學(xué)院精益管理（CLMP）課程中的視頻。

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以辦公室為例，如何通過推行5S活動(dòng)來營造一個(gè)良好的辦公室環(huán)境，建立良好的工作習(xí)慣，避免資源浪費(fèi)，并進(jìn)一步提高品質(zhì)和工作效率呢？讓我們來探討這個(gè)問題。

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(一) 整理SEIRI

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就是把東西區(qū)分為要與不要，是一種物流的管理概念。針對辦公環(huán)境整理通常區(qū)分為：

(1) 文件資料：資料、檔案卷宗、書籍分類歸劃存放位置，整理儲(chǔ)存于櫥柜、業(yè)務(wù)倉庫或物流倉庫，與每日常用資料做區(qū)分。

(2) 文具用品：必須使用的筆、美工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便條紙、釘書機(jī)針等，辦公桌面應(yīng)該整齊擺放，桌面需留1/2空間，為理想的工作環(huán)境。

(3) 辦公事務(wù)機(jī)器及設(shè)備：電算機(jī)、螢?zāi)弧㈦娫挋C(jī)、臺(tái)燈、電源線、網(wǎng)路線線路整理并固定妥當(dāng)。

(4) 個(gè)人用品：茶具、盆栽等。

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(二) 整頓SEITON

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整理后只留下必要的東西時(shí)，該把什么東西放在什么地方都明確規(guī)劃，擺放成有秩序的樣子就是整頓。每項(xiàng)物品應(yīng)有一個(gè)特定的位置，在需要的時(shí)候隨即可取用。整頓做得好的話，任何物品都有定位，就很容易看得出來。針對辦公環(huán)境整頓通常區(qū)分為：

(1) 文件資料：相關(guān)資料文件需整理裝箱，必要時(shí)加以標(biāo)示便于尋找使用。建議以電子資料代替書面或紙類文件為理想。

(2) 桌面下物品放置：物品堆放不可影響健康坐姿、私人使用物品，如拖鞋、運(yùn)動(dòng)鞋、不外露為宜。建議桌下必須保留1/2以上空間，離開座位時(shí)椅子應(yīng)該緊靠在桌面。

(3) 座位椅背、屏風(fēng)再下班后不可掛吊衣物、圍巾、雨傘等，還給辦公室環(huán)境的整齊劃一。

(4) 隔間屏風(fēng)：座位牌、月歷、電話表、便利貼等物品，須貼、釘整齊在適當(dāng)位置。

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(三) 清掃SEISO

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就是把辦公環(huán)境中，事務(wù)機(jī)器及設(shè)備的灰塵消除干凈，是檢查亦是裝備設(shè)備保養(yǎng)。落實(shí)辦公環(huán)境清掃要領(lǐng)為：

(1) 個(gè)人座位：除正使用中之物品、資料外，一概清除。垃圾、紙屑等，隨時(shí)清除不留在座位。

(2) 文件資料：過期不用公文、檔案，按時(shí)進(jìn)行銷毀。

(3) 辦公事務(wù)機(jī)器及設(shè)備：電腦、影印機(jī)、傳真機(jī)、電話、 飲水機(jī)、櫥柜等設(shè)備清洗擦拭干凈，遇故障立即叫修，隨時(shí)保持正常使用狀態(tài)。

(4) 公共區(qū)域：公布欄、記事欄，定期更換擦拭。

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(四) 清潔SEIKETSU

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就是對工作的場所、個(gè)人服裝儀容等，時(shí)時(shí)保持潔凈、衛(wèi)生的狀態(tài)，是一種精神教育亦是作業(yè)要求。

(1) 徹底執(zhí)行落實(shí)：整理、整頓、清掃3S工作。

(2) 工作場所及四周環(huán)境：保持整齊與干凈。桌椅、櫥柜、器具及機(jī)具、設(shè)備等，經(jīng)常擦拭、 清理、維護(hù)整潔美觀，杜絕污染來源。工作掉落地上之紙屑、回紋針、訂書針、橡皮筋等在地面時(shí)隨手撿拾。

(3) 公共區(qū)域：地面、門窗、墻壁、天花板等，保持清潔；墻壁、地毯、門窗或材等，表面破損剝落時(shí)，應(yīng)盡速報(bào)請負(fù)責(zé)單位修復(fù)；窗臺(tái)邊、樓梯間、走道、茶水間、影印機(jī)室等，公用區(qū)域不隨意堆放物品。

(4) 營造良好的工作環(huán)境：徹底做好垃圾、廢棄物分類；美化環(huán)境加強(qiáng)盆景綠化、養(yǎng)護(hù)及修剪，盆栽接水容器及其周邊隨時(shí)進(jìn)行清理。

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(五) 素養(yǎng)SHITSUKE

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就是以提供的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊，使大家遵守規(guī)定養(yǎng)成習(xí)慣，力行4S成為個(gè)人的氣質(zhì)。讓大家習(xí)慣成自然，在執(zhí)行上更為順暢。5S管理之推動(dòng)終極目標(biāo)為個(gè)人習(xí)慣的養(yǎng)成。

(1) 工作心情態(tài)度良好，待人及電話禮儀周到。對待長官、部屬、同事或客戶、民眾，均應(yīng)該注意禮節(jié)，親切微笑的問候招呼。

(2) 服裝保持適當(dāng)干凈整潔，并配戴識(shí)別證。維持良好企業(yè)形象。

(3) 自動(dòng)自發(fā)維護(hù)自己及鄰近辦公桌椅、櫥柜、工具、設(shè)備之整潔。

(4) 使用各項(xiàng)公用設(shè)施、辦公用品、會(huì)議室設(shè)施等，均應(yīng)該確實(shí)歸位保持整齊清潔。響應(yīng)節(jié)能措施，隨手關(guān)燈、關(guān)水、空調(diào)。

(5) 把5S管理活動(dòng)視為日常工作，隨時(shí)注意環(huán)境的干凈、整潔、舒適、合理的工作場所，讓全員參與并發(fā)揮自動(dòng)自發(fā)、團(tuán)結(jié)合作的精神，積極持續(xù)不斷的改善，創(chuàng)造良好井然有序的工作環(huán)境。

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5S管理落地和實(shí)踐

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5S活動(dòng)說來很簡單，容易流于常規(guī)的活動(dòng)，5S推動(dòng)需要持之以恒，并養(yǎng)成良好的習(xí)慣，不要認(rèn)為5S推動(dòng)占的工作比重很小，想把它省略掉，這是錯(cuò)誤的觀念。5S推動(dòng)須將其作為一個(gè)過程來看，遵循PDCA循環(huán)的原理，按照PDCA-Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的流程會(huì)相當(dāng)有效，做法如下：

(一) 籌組5S委員會(huì)，針對每個(gè)S計(jì)劃做出規(guī)范。(PLAN)

(二) 高階帶領(lǐng)公開性的宣布開始5S推動(dòng)計(jì)劃，提供員工訓(xùn)練和教育的機(jī)會(huì)，列出編組、責(zé)任區(qū)劃分、評(píng)分頻率、評(píng)分時(shí)間，讓全員整理、打掃自己的工作區(qū)域(DO)

(三) 競賽評(píng)核5S管理推動(dòng)的結(jié)果，先予設(shè)定期望之目標(biāo)，做為活動(dòng)努力之方向及便于活動(dòng)過程中之成果檢查。(CHECK)

(四) 自我檢查和持續(xù)改善，簡單的事持續(xù)做，將依5S推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)手冊規(guī)范執(zhí)行，讓全員習(xí)慣成自然，養(yǎng)成遵守規(guī)定事項(xiàng)的紀(jì)律與習(xí)慣。(ACTION)

因此將5S推動(dòng)過程，堅(jiān)持PDCA循環(huán)，不斷提高辦公環(huán)境的5S水準(zhǔn)，即要通過檢查，不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷解決問題。因此，在檢查考核后，還必須針對問題，提出改善的措施和計(jì)劃，使5S活動(dòng)堅(jiān)持不斷地發(fā)展下去，也就是遵循PDCA循環(huán)的原理，持續(xù)改善。對自身提出更高的要求。

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總結(jié)

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要?jiǎng)?chuàng)造良好的工作環(huán)境，需要全員共同參與養(yǎng)成良好習(xí)慣。以下是針對辦公環(huán)境5S推動(dòng)的重點(diǎn)：

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(一) 盤點(diǎn)辦公室必須使用的物品和設(shè)施。

(二) 不必要存在的物品不應(yīng)該出現(xiàn)在工作場所。

(三) 符合人體工學(xué)健康坐姿和工作操作考慮。

(四) 設(shè)計(jì)辦公室物品的擺放讓我們工作更方便。

(五) 辦公必需品應(yīng)該擺放在能夠方便操作的位置上。

(六) 辦公位置的擺放方式應(yīng)該呈現(xiàn)整體美感。

(七) 利用聲音、溫度和香味等元素來營造氣氛和心境。

(八) 制定標(biāo)準(zhǔn)并尋找方法使我們能夠持續(xù)維持這些標(biāo)準(zhǔn)。

(九) 通過全員參與，共同建立起工作生活價(jià)值觀的共識(shí)。

(十) 將5S管理視為日常工作，并隨時(shí)積極持續(xù)改善。

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讓全員都感受到5S管理推動(dòng)后帶來的美好改變，讓大家攜手共進(jìn)，提出一套共同參與的計(jì)劃，成立5S推行組織、制定推行方針及目標(biāo)，并設(shè)計(jì)檢核性的工作表、擬定工作計(jì)劃及實(shí)施方法、進(jìn)行全員教育、活動(dòng)前的宣傳造勢、確定評(píng)比辦法、進(jìn)行查核、評(píng)比和獎(jiǎng)懲、并檢討和修正，并將其納入定期管理活動(dòng)中，提供改善前、中、后的所有記錄。通過這些努力改善辦公室環(huán)境，我們一定能夠塑造高效率的工作環(huán)境。

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最后，員工需要根據(jù)制定的標(biāo)準(zhǔn)操作手冊共同落實(shí)，全員參與、遵守紀(jì)律、持續(xù)改善養(yǎng)成良好習(xí)慣。讓我們發(fā)揚(yáng)自發(fā)、團(tuán)隊(duì)合作的精神，創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公室環(huán)境，讓員工更加精神飽滿地投入每天的工作中，提升工作效率和安全，提供高品質(zhì)的服務(wù)和產(chǎn)品，更好地為公司創(chuàng)造效益。