導(dǎo)讀

本文作者是張航天，本文中他深入分享了自己使用標(biāo)簽的心得。我們不僅僅可以從本文學(xué)習(xí)張航天使用標(biāo)簽的心得，還要學(xué)習(xí)他學(xué)習(xí)探索的能力，以及深入思考問題的能力。

——李長太

一、前言

我使用OmniFocus以及GTD的時間管理方法，至今大約一年半。這大概是讓我改變最大的一個軟件了。

本文斷斷續(xù)續(xù)寫了十幾個晚上，算是對我過去一年半的一個總結(jié)。合計大約11200多字，可能是我寫過的最長的一篇文章了。如果你沒用過這個軟件，或者沒有了解過GTD這個軟件，那你可能根本讀不下去。對于了解過的，希望你覺得本文還算易讀。

當(dāng)然，文中基本是我個人的理解，如覺得有不當(dāng)之處，請指正。以下是正文。

在使用OmniFocus最初的一年多，我主要采用“截止日期”的方式，來推進(jìn)我的工作，并且卓有成效的。如下圖所示：

這幅圖，顯示的是我OmniFocus中，當(dāng)前的所有動作（左側(cè)），和剩余動作數(shù)量（右側(cè)）。注意：這個是我今年4月（印象中）壓縮過一次數(shù)據(jù)庫后的數(shù)據(jù)，因此可以認(rèn)為我半年完成了2906-778=2128個動作，平均每天完成10多個動作。

所以，在執(zhí)行方面，OmniFocus系統(tǒng)基本是讓我滿意的。然而，慢慢的，我感受到這種做法里面的一些問題，最近幾個月，我慢慢地從按照“截止日期”切換到了按照“情境”（也就是OmniFocus中的上下文，或者說標(biāo)簽）的轉(zhuǎn)換。

本文，就說一下我在其中的一些心得。

關(guān)于OmniFocus的標(biāo)簽（在OmniFocus2中叫上下文，3中叫標(biāo)簽；GTD的原文叫“Context”，最恰當(dāng)?shù)姆g，可以認(rèn)為是“情境”“場景”或者“環(huán)境”，這在長太老師的課程中有講解），一直是剛接觸這個軟件的人的最大難點。

但是，GTD的時間管理法，最倡導(dǎo)的就是清空大腦，并在“天時地利”時做適當(dāng)?shù)氖?/strong>。所以，標(biāo)簽是OmniFocus的核心。

我自己看過幾篇此方面的文章，深知由于各人的工作場景不相同，想“直接套用他人的經(jīng)驗”是絕無可能的。

因此，我并不想通過通過這篇文章來告訴你標(biāo)簽應(yīng)該怎么正確設(shè)置，而是通過說明我在改進(jìn)我的標(biāo)簽設(shè)置及使用方法的過程中的思考方式，希望能給你帶來一些啟發(fā)。

在談標(biāo)簽之前，我想先花點篇幅，說明一下我對GTD和OmniFocus的一些看法，因為平時看到太多童鞋在討論“到底哪個GTD軟件好”了，我覺得，在談工具之前，最好先分析自己的需求和痛點。

二、我的工作特點與用OmniFocus的歷史

我做的是裝備制造業(yè)的管理工作。所以，團(tuán)隊任務(wù)的管理，是我重要的一個需求。但是受制于身邊的人對“科技產(chǎn)品”、“各種App”的了解和使用情況，至今，我都沒有用協(xié)同軟件來管理過團(tuán)隊任務(wù)，一直是使用Excel等方式來跟蹤部門公共的事務(wù)。

在這種情況下，管好我自己，讓我“永不忘事”就很重要了。

之前很長一段時間內(nèi)（2011年-2017年），我一直使用Apple設(shè)備自帶的提醒事項來管理我的待辦工作。但是，隨著里面的任務(wù)越來越多，功能已經(jīng)捉襟見肘：

1. 不能進(jìn)行復(fù)雜任務(wù)的多層分解（類似于項目管理的WBS分解，或者OmniFocus的項目-動作-子動作層級）

2. 無法從標(biāo)簽、負(fù)責(zé)人、截止時間、優(yōu)先級等各種方式來“透視”（可以理解為“篩選”）我的任務(wù)，里面大量的工作難以跟蹤、推進(jìn)

在了解了GTD理念后（其實和選擇軟件是同時進(jìn)行的），我對我的任務(wù)管理的需求，成了如下幾點：

1. 我希望有一個可靠的系統(tǒng)，存放我所有的事情（工作、健康、學(xué)習(xí)、娛樂、理財?shù)热松懈鞔缶S度）——GTD的理念就是解放大腦，清空大腦，把所有的事務(wù)放到工具中去；因為人的大腦擅長的是分析事情，而不是記住事情，所以我們需要一個“第二大腦”來存放我們所有想記住的事情。我太喜歡GTD的這個理念了（成功解決了我從小記憶力差的難題_）

2. 這個系統(tǒng)必須在項目分解方面非常強(qiáng)大：能分解大項目（目標(biāo)、任務(wù)）至小工作包，因為，管理工作中，很多事情是比較復(fù)雜的，但是天下大事必作于細(xì)，天下難事必作于易，只要以大化小，沒有任何事是搞不定的。而OmniFocus的“文件夾-項目-動作-子動作”的層級，對我來說完全滿足。值得一提的是，關(guān)于如何分解項目至可以被立刻執(zhí)行的“動作”，很多童鞋有疑惑，其實你只要學(xué)習(xí)一下項目管理中如何分解WBS的，在OmniFocus中分解項目時就輕而易舉了

3. 能通過各種條件來篩選出我想要的任務(wù)類型，以便我靈活地執(zhí)行任務(wù)（OmniFocus的透視功能非常棒），比如有時我想從人的角度，有時想從時間角度，有時想從我工作方式的角度來推進(jìn)不同的事務(wù)……這些對OmniFocus來說都是輕而易舉

4. 通過第3點的篩選，我能將需要和團(tuán)隊分享的內(nèi)容，直接復(fù)制出來，在周例會中討論，或者發(fā)給對應(yīng)的負(fù)責(zé)人，核實開展進(jìn)度，或者在各種場景下執(zhí)行任務(wù)

5. 各種循環(huán)事務(wù)的靈活設(shè)置（比如每個月的第5-8天進(jìn)行工資績效核算，提醒相關(guān)人員發(fā)送交某項文件給我，以前我需要在腦中盤算這七八件事的通知、獲取、整理進(jìn)度，特別費神，后來用OmniFocus我只需要按照軟件提醒，直接發(fā)送微信跟蹤）——關(guān)于重復(fù)事項的規(guī)則，在OmniFocus3中也改的很棒了（靈活的循環(huán)時間設(shè)置+任務(wù)的單獨提醒功能）

大致對比之后，感覺OmniFocus簡直就是為我的人生定制的好軟件。完全滿足我上述所有需求。

值得一提的是，我在2013年左右用過一次OmniFocus，但是失敗了、棄用了。

失敗的原因大概是如下幾點：

1. 首先，我沒有花一些時間，將過去所有的任務(wù)放進(jìn)去

2. 我沒有養(yǎng)成一有新的任務(wù)，就列進(jìn)去的習(xí)慣（主要是那時手機(jī)上沒有用這個軟件）

3. 我沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)這個軟件，對其中一些功能的認(rèn)識不深刻，沒有掌握標(biāo)簽和透視的精髓。

尤其因為上述1、2兩點，這個軟件變成了一個“不可靠”的軟件（一部分任務(wù)在軟件中，一部分在腦子里，一部分則分散在其他地方比如提醒事項、Excel表）。這對GTD來說是致命的，因為，我依然需要費勁心思在腦中匯總問題，防止遺漏。

而因為1、2點，OmniFocus變成了簡單的分解-跟蹤工具，成了和提醒事項沒什么兩樣的工具，所以很快被棄用了。

當(dāng)然，還有很關(guān)鍵一點，當(dāng)時只在Mac上用了盜版軟件，棄用好不心疼。

2017年6月，考慮到上面提到的提醒事項的問題、使用OmniFocus失敗的教訓(xùn)，在幾乎沒怎么對比（因為OmniFocus是毫無疑問的GTD王牌軟件），我開始用OmniFocus，我做了如下幾點：

1. 網(wǎng)易云課堂購買了李長太老師的Omni全系列課程，最先系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了OmniFocus的用法——我近一年在各種地方看過不少OmniFocus的各種文章、課程，但可以說沒有一個能超越長太老師的課程，非常系統(tǒng)，最關(guān)鍵是長太老師自己就是個GTD的實踐者。課程學(xué)得差不多的時候，我才著手開始使用這個軟件。

2. 首先保證，這是可靠的系統(tǒng)，我一切想做的任務(wù)，都在里面，最開始，我花了不少時間將我分散在各個地方的任務(wù)全部收集進(jìn)OmniFocus系統(tǒng)，并再次從多維度考慮了我的職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)這點不需要一蹴而就，想到就往里面加

3. 之后，讓系統(tǒng)可靠的重要一環(huán)，隨手收集——這在iPhone上使用3DTouch來說輕而易舉。甚至在喝醉酒的情況下，同事提到一些工作問題時，我都能拿出手機(jī)，把問題加入收件箱。

4. 每周末回顧所有任務(wù)（利用OmniFocus的“檢查”功能），并將我下周打算做的關(guān)鍵工作做到日歷規(guī)劃，如果涉及大量和團(tuán)隊溝通的，我還會多做一份Excel的周計劃， Excel發(fā)給團(tuán)隊同事分享。對于近幾日需要特別關(guān)注的，加上旗標(biāo)。

5. 只有第4點回顧并不夠，每天時間空閑時，隨機(jī)挑一些項目，查看一下一些項目中的任務(wù)，進(jìn)行“下一步行動”安排、動作細(xì)化、截止日期或者上下文設(shè)置（以便自己能落實它，防止拖延癥）。

6. 上面做得再好，拖延癥也是存在的。當(dāng)任務(wù)延期時、當(dāng)有一些任務(wù)始終不想開始時，就找個時間，思考不想做的原因，然后分解動作。這點我會在上下文那里講

7. 當(dāng)我安排的工作做完后，就根據(jù)OmniFocus的上下文來做一些任務(wù)，或者做上述的第3-4點內(nèi)容

8. 值得一提的是，我的收件箱工作整理，是基于“項目”整理的，因為使用軟件前期考慮“盡量能全面回顧我職責(zé)范圍內(nèi)的工作、防止遺漏”，所以我的項目設(shè)置是比較全面的，幾乎所有的任務(wù)都能找到其歸屬的項目，偶爾幾個不好分的，放到雜項中。之所以這么做，是因為我不希望收件箱放置太多的內(nèi)容，我會快速地把收件箱清空，對于立刻能確認(rèn)行動的，項目、上下文或者截止日期，直接設(shè)置好；對于不那么好推進(jìn)的事情，則是大概分解下一步行動之后，設(shè)置好項目，以及部分動作的上下文，日后回顧的時候再細(xì)化執(zhí)行。

在各大論壇、交流群，你可能會看到很多人在討論，To-Do，Things3，Todoist，OmniFocus等各種GTD軟件，到底應(yīng)該怎么選擇？我似乎從沒有被這一點困擾（當(dāng)然，指的是系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了這個軟件之后），因為OmniFocus就是這個領(lǐng)域最好的。

不過我覺得軟件本身，并不那么重要，因為：

1. 談任務(wù)管理，必須搞清楚自己的目標(biāo)、需求、任務(wù)管理痛點在哪兒

2. 大部分軟件功能對我們都足夠了，所以關(guān)鍵是我什么寫的幾點，自己怎么做

3. 軟件不滿足的地方，完全可以用變通的方法用著（比如上面提到的每個月固定某幾天做某事，OmniFocus2是做不到的，我就設(shè)置一個任務(wù)模板+一個提醒任務(wù)，每個月月底我新建一個循環(huán)提醒任務(wù)）

4. 對于OmniFocus的高級功能（比如AppleScripts等），我使用并不多，但這一點不妨礙我。我也不太需要去體驗Things3，Todoist等其他軟件的功能，因為我想，時間管理/任務(wù)管理，最重要的還是自己的GTD的精神——畢竟戴維·艾倫多年前是用紙筆來做GTD?。?/p>

說完我對GTD的看法，以及對OmniFocus的選擇，下面來談?wù)勎以跇?biāo)簽（上下文）使用中的心得，畢竟這是OmniFocus和GTD的精髓。

三、我如何看待上下文到標(biāo)簽的轉(zhuǎn)變？

OmniFocus從2升級到3之后，用Tags（標(biāo)簽）取代了Context（上下文，或者說情境），不少人都認(rèn)為這是Omni公司隨大流的無奈之舉，認(rèn)為這是Omni向大眾的妥協(xié)（畢竟，其他軟件基本都是用Tags的了）。

很多人認(rèn)為，因為Tags可以設(shè)置任意多個，將會造成管理的極大混亂。

但，我則是非常非常歡迎這個改變的。有如下原因：

1. 經(jīng)過一年多對上下文的摸索，我基本上設(shè)置了滿足我需求的上下文（如果不經(jīng)歷這個，則會把標(biāo)簽用的非常亂，所以我建議OmniFocus的新人，最好系統(tǒng)性的思考、摸索適合自己的標(biāo)簽系統(tǒng)）。

2. 我認(rèn)為最早只能設(shè)置一個上下文，是因為戴維艾倫多年前是用紙筆來做GTD的，在紙上列出打電話清單，很自然。但是，現(xiàn)在使用軟件工具，完全可以多維度考量。這點，正如印象筆記中的“文件夾設(shè)置”和“標(biāo)簽設(shè)置”一樣，到底是細(xì)分文件夾，還是充分利用關(guān)鍵詞搜索和標(biāo)簽篩選？很多大神都是用后者方式，因為很多文檔，你很難決定他到底應(yīng)該放到哪個文件夾最合適。所以，與其花太多精力區(qū)分應(yīng)該歸入什么文件夾，不如設(shè)置好關(guān)鍵詞便于搜索，設(shè)置好相關(guān)標(biāo)簽輔助搜索提高搜索精度。文件夾，是唯一的，你可能會很糾結(jié)；而標(biāo)簽，是多維的。對于OmniFocus中的很多動作（任務(wù)），并非只能在一種情境下去做（或者去思考、跟蹤）。這就是標(biāo)簽的最大好處。

3. 這種只能設(shè)置一個“上下文”的糾結(jié)，在我使用OmniFocus初期（2017年6月），非常明顯：

當(dāng)時，我對上下文的設(shè)置，有這樣的實際問題：

• 由于我做的是管理工作，工作中60%以上涉及到分派工作給他人，然后我需要跟進(jìn)他的執(zhí)行進(jìn)度。在我的上下文中，其實很多是“等待”，他完成的時間，很多時候決定了我完成的時間。

• 因此，我最早的上下文設(shè)置中，都是把各個人（和我工作緊密相關(guān)的人或者部門）的名字一一列在WaitingFor中，這樣我可以方便地查閱哪個部門的什么人分派/協(xié)調(diào)了什么工作。好處是，誰一共分派了什么工作一目了然。我可以非常方便地篩選出給某人的所有任務(wù)，一次性發(fā)給他核對。

• 但這樣有個問題，就是我自己怎么才能高效地追蹤給各種人的工作情況？這點非常重要，因為其中的很多問題，是不易推進(jìn)的，需要長期跟蹤；新的管理改善想法不斷冒出，老的還沒有完全改善，那剩余任務(wù)就會越來越多。因此，如果我只是把某人的匯總給他，我推進(jìn)起來依然費勁。而如果我要大力推進(jìn)，我經(jīng)常使用的有如下手段：微信、電話詢問，部門的幾種例會，親自找他聊，組織臨時會議……等等，這些場景，在OmniFocus中，對我個人推進(jìn)工作，更重要，所以我后來把上下文都按照這個方式設(shè)置。然后在每個動作中，都加上了負(fù)責(zé)人的名字，這樣用搜索也能篩選出負(fù)責(zé)人。

當(dāng)OmniFocus 3出現(xiàn)后，這個問題就完美解決了，我可以同時設(shè)置多個維度，從不同的角度跟蹤。對于所有等待他人做某事的動作，我都把第一個標(biāo)簽設(shè)置成“我用什么方式來跟蹤”，第二個標(biāo)簽設(shè)置成“Waiting For誰”。

這樣的設(shè)置，感覺如虎添翼了——當(dāng)然，對大部分動作，尤其那些我自己做的工作，大部分還是一個標(biāo)簽。

下面，談?wù)勎以贠mniFocus中上下文/標(biāo)簽的定義方法。

四、我是這么定義我的標(biāo)簽的

原本的“上下文”，由于翻譯問題，很多人不理解，長太老師的課程中講過，可以理解為“情境”、“環(huán)境”、“標(biāo)簽”等。本文中，我?guī)讉€說法都有，對我來說都是一個概念，所以沒有去嚴(yán)格區(qū)分。

很多講上下文/標(biāo)簽的文章，都會告訴你，可以從一些維度思考上下文/標(biāo)簽，比如：

從“天時，地利，人和”的維度，可以定義為：時間，地點，人物。我想這三點也是必備的幾點了。

我還可以從全面質(zhì)量管理理論中的“人機(jī)料法環(huán)”的維度來分析，大概可以定義為：人，設(shè)備（工具），物料（資源），方法，環(huán)境（地點、精力）

在設(shè)置標(biāo)簽之前，我首先分析了一下我的各種工作場景，最典型的就是：

1. 我身邊的領(lǐng)導(dǎo)、同事告訴我一個問題或者安排，或者我在開會、培訓(xùn)、洗澡（我最有靈感時）突發(fā)奇想，然后把這件事錄入OmniFocus中，之后去跟蹤這個事情的解決進(jìn)度

2. 我的工作中，很多時間是在開會、和人交流、寫各種總結(jié)和規(guī)劃、隨時隨地思考……

3. 對于管理工作來說，最關(guān)鍵就是自己的責(zé)任感和主動性，如何反復(fù)思考自己的各個責(zé)任范圍、持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)推進(jìn)一些困難的工作

4. ……

上述幾點，其實早在我使用OmniFocus之處，我就進(jìn)行了一些分析，見當(dāng)時分析的手稿如下（應(yīng)該不是字寫得好看才能被成為“手稿”的吧？-_-! ——為免你問，我是用的Goodnotes寫的）：

此后的一年多，基于對自己的工作、生活情境的不斷思考，以及我在看《搞定3》時，突然的靈感。我又進(jìn)行了一些調(diào)整。

見下圖（請原諒我在看書特別興奮快速書寫時的難看字體），你可以從上面的劃改，體會到當(dāng)時我的心理變化。我把Tags分成了三級，當(dāng)需要設(shè)計多重Tags的時候，我會按照這個級別來設(shè)置，第一個標(biāo)簽永遠(yuǎn)是“我要怎么做”（當(dāng)然，說是這么說，有時我也隨性而來，也會把我要找誰放在第一個）。

當(dāng)前，我大概分成了下面截圖的幾大類……

我先解釋一下這些分類：

1. 請稍后

1. 這是好像系統(tǒng)默認(rèn)的標(biāo)簽。由于項目可以設(shè)置暫停狀態(tài)，但是動作不可以。所以對于那些我發(fā)現(xiàn)暫時無法執(zhí)行的動作，我會設(shè)置這個標(biāo)簽。

2. 最初我只使用“請稍后”這個默認(rèn)的，后來我參考別人的（下面會提到推特上看到的一個上下文設(shè)置），增加了“時機(jī)不成熟”這個選項，用來標(biāo)記那些我覺得當(dāng)前還無法推行的一些事情。這在管理中還是非常常見的；以前對于這種事，我一般是不添加標(biāo)簽，但是由于不添加標(biāo)簽的動作太多了，用“時機(jī)不成熟”標(biāo)簽可以讓我更準(zhǔn)確地區(qū)分那些現(xiàn)在確實不好推進(jìn)的事情

3. JustWait是針對那些，一旦我完成了我的工作，只需要耐心等待的，一般和政府、公司財務(wù)有關(guān)的，比如報銷，一旦我報賬了，只需要耐心等待到賬即可，催也沒用，這個標(biāo)簽里的動作存粹是為了自己不忘記還有這件事。

4. SomedayMaybe，是個有意思的標(biāo)簽，也是《搞定》中提到的；和“時機(jī)不成熟”的區(qū)別在于，我更多把它用于除了工作以外的方面

2. 人：WaitingFor

1. 這是標(biāo)簽的重點。很多人認(rèn)為，自己不是“領(lǐng)導(dǎo)”，所以沒法給他人“分派工作”，所以這個標(biāo)簽不重要。我想不是這樣，原因有二：第一，即便你是一個剛進(jìn)公司的實習(xí)生，你也有很多的事情可以和同事協(xié)作，比如，你希望師傅發(fā)給你一份培訓(xùn)資料，你提了一些建議給領(lǐng)導(dǎo)，需要等待他給你反饋……第二，即使你是個“領(lǐng)導(dǎo)”，也不是你說什么，別人都會一折不扣地按時執(zhí)行，很多事情都需要你自己付出巨大的努力去推進(jìn)。我們在這個社會上，就一定要和人打交道，有大量的協(xié)作工作。

2. 我發(fā)現(xiàn)很多寫OmniFocus經(jīng)驗文章的，都是學(xué)生，尤其是考研黨，他們的文章中，和人相關(guān)的標(biāo)簽是比較少的，但是我想大部分工作的人，尤其是管理、溝通類工作的，這一塊一定是極大的重點。值得強(qiáng)調(diào)的是，我上一句這么寫可能會引起誤解，實際上，我認(rèn)為幾乎所有崗位的人，都需要和他人大量地交互，如果沒有，那一定會有些方面做的不夠主動、不夠出色，說實話，我想不出我身邊有什么崗位，不需要和他人交互的……。出于隱私，我隱藏了我在這一類下面一長串的人名、部門名。

3. 這個標(biāo)簽，便于我快速的找到，我分配、協(xié)調(diào)了什么任務(wù)給誰。當(dāng)我需要和他單獨開會之前，我可以快速地過一一遍里面的所有動作，做到有的放矢；我也會不定期的找某人，和他確認(rèn)一遍我標(biāo)注了他名字的所有工作。尤其當(dāng)我需要和領(lǐng)導(dǎo)交流時，我可以一次性溝通里面的所有問題，防止遺漏

3. 地點：Location

1. 我原本并沒有體會到這個標(biāo)簽的巨大作用，直到有一段時間我需要大量的去廣州某幾個地方辦事。所以那時我快速地設(shè)置了廣州幾個我經(jīng)常去的區(qū)域。當(dāng)我前往那個區(qū)域之前，我會看一下，哪些事情我可以一起辦了。除非不得已，基本上我每次至少能辦2-3件事情以上才安排出門。

2. iPhone上，設(shè)置好具體的地點后（方法是在標(biāo)簽的設(shè)置中，你可以輸入具體地址，以及選擇方圓大小范圍內(nèi)），你就可以在對應(yīng)的地點得到提醒，或者在“附近”選項中看到所有的地址標(biāo)簽。不過，我并不經(jīng)常依賴這個功能，因為我大部分想外出辦的事情，都需要提前準(zhǔn)備點東西，所以我更多情況是如上一點a中所說，打算出去前就打開看一看。

3. 由于辦公室、車間是我最經(jīng)常在的地方。所以我專門為辦公室設(shè)置了包含“專注度”在內(nèi)的三個標(biāo)簽。分別在我清閑、專注以及預(yù)先安排好時間的時候做。但是這幾個標(biāo)簽我用了一年，效果并不理想，第四部分，我會講一下我是怎么結(jié)合其他標(biāo)簽，來改進(jìn)它的。

4. 我用了Out這個單詞，而非官方的Errand，最主要的原因是我不認(rèn)識Errand這個單詞……

4. 工具、方法：Way

1. 工具并非我常用的標(biāo)簽。最大的原因是，我的大部分工作并非一定要在某個設(shè)備上才能做

2. 方法中，我設(shè)置了：微信、約見、幾類會議、采購幾方面。這幾個都是我大量使用的，下面我一一解釋——

3. 微信Wechat，對于溝通最新進(jìn)度，這個遠(yuǎn)比打電話節(jié)約時間，也給對方充分的準(zhǔn)備時間。我可以快速地將需要確認(rèn)的事情發(fā)給相關(guān)的人，然后等待答復(fù)即可。對于文字的答復(fù)，還能快速轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。而如果是電話溝通，則需要我將所聽到的內(nèi)容自行整理成文字

4. 約見Appointment，這是針對我需要專門找某人商量某事的動作設(shè)置的標(biāo)簽。所以我在前面加了五角星，并且，通常我會也放到日歷中。一般針對復(fù)雜的事情，電話、文字說不清的，我會使用這個標(biāo)簽

5. 會議Meeting，在我的OmniFocus中，大量的動作，都是他人反饋給我的問題、我設(shè)想的改善工作等，很多都可以在部門、公司的例會中和相關(guān)人員確認(rèn)，因此，我設(shè)置這個標(biāo)簽，每次會議中，可以打開此標(biāo)簽，一一確認(rèn)。為此，我還特地設(shè)置了幾個專門的會議標(biāo)簽：例會、質(zhì)量會、普通會議等。

6. Shopping，這個完全就是個購物清單，任何想買的東西我就加上這個標(biāo)簽，便于剁手，或者僅僅是我看到別人推薦好東西時的備忘（估計自己短時間內(nèi)不會買的，我會多加個someday/maybe的標(biāo)簽，偶爾翻出來暢想一下）。

5. 時間

1. 我原本并沒有一個專門的時間標(biāo)簽，畢竟，時間都是按照截止日期來的

2. 我在最近幾個月，專門加入了這個標(biāo)簽，我在下一部分說明這么做的原因

6. 精力

1. 我原本對“精力”并不看重，最主要原因是，我很容易集中注意力，比如有時我連續(xù)工作兩三個小時，也絲毫不覺得腦子不夠用。

2. 但是，隨著拖延著不想執(zhí)行的項目增多，我開始反思，到底為什么有的事情我就想著拖延，應(yīng)該如何解決，所以逐步改進(jìn)了這個標(biāo)簽，我在下一部分說明這么做的原因

在老師的課程中，建議大家一開始先使用官方推薦的方式：

關(guān)于這個上下文的標(biāo)簽，我在本節(jié)開頭的“手稿”中，也在早期大概進(jìn)行了分類分析。

個人覺得，他并不那么適合我，比如，電話、計算機(jī)兩點是我使用率極低的標(biāo)簽?！?dāng)然，這也許和我還沒到那個“真正無時不刻不關(guān)心效率”的境界有關(guān)。

不過，雖然我的標(biāo)簽設(shè)置看起來相對這個比較復(fù)雜，但是萬變不離其宗。

我的標(biāo)簽，說到底就是：要完成這件事，我自己需要在什么地方，用什么工具或者方式去完成（地點，工具，方式）；和這件事有關(guān)的人是誰（等待）；對于那些不易推動或者可以消磨時間的事情，我應(yīng)該什么時候做（精力）。

上面，就是我分析、設(shè)置我的OmniFocus標(biāo)簽/上下文系統(tǒng)的一個思考過程。

如果你對自己的標(biāo)簽系統(tǒng)有所不滿，也可以按照我上述的思路，重新梳理一下自己的做事模式，找到適合自己的“情境”和“場景”。
最后，我想說的是，我看了數(shù)篇關(guān)于上下文的文章、推特之類的。每個人的方法都不一樣，有的人簡單，有的人復(fù)雜，你不需要完全模仿，可以從別人標(biāo)簽系統(tǒng)中，找到靈感。比如，下面這個我在推特看到的：

對我來說，這個標(biāo)簽實在是太多了，我無法想象我能在這么多情境下做事情。但是，其中依然有幾個給了我啟發(fā)的，比如：

1. 通過Progress標(biāo)注事情的完成百分比，在那個推特下的評論，也有不少人說有啟發(fā)，但是，我還沒有啟用，因為我希望我盡量把動作拆解到不需要跨度那么大

2. 比如通過“OnHold”來標(biāo)注動作的狀態(tài)，我在上面提到了，我開始是用的“請稍后”，但是這個確實有點粗泛了，我加入其他幾個狀態(tài)，尤其是針對那些我一直在當(dāng)前“不想去推進(jìn)”的項目和動作

3. 比如“Time of Day”，我開始只用了“Daily Review”，之后增加了早晨、中午、晚上三個點，因為我發(fā)現(xiàn)自己在這三個點自己可選擇去做的事情不少

五、兩個重要的標(biāo)簽改進(jìn)想法

最后，針對第三節(jié)提到的，講述一下，我是如何改進(jìn)幾個對我推進(jìn)力不強(qiáng)的標(biāo)簽的。

在長太老師的課程中，有這樣一張圖，建議少用截止，多用上下文。

過去很長一段時間，我對此是不以為然的，因為我有我“自以為是”的方法，我通常這么做：

1. 按照我在第一節(jié)中提到的回顧的方式回顧項目。尤其是每個周末，回顧所有動作，并將打算在下周執(zhí)行的動作，標(biāo)上截止日期****（也就是我打算做的那天）

2. 每天有空也會隨機(jī)回顧一些項目，所以針對那些想做的動作，我也會加上截止日期

3. 對于每天、每月、每年重復(fù)的動作，我也會使用截止日期的方式進(jìn)行提醒（關(guān)鍵是，不設(shè)置截止日期，也沒法設(shè)置重復(fù)提醒?。?/p>

4. 對于即將占用確定時間的動作，同時也會加入日歷中，防止時間沖突

5. 所以，每天我OmniFocus的預(yù)測中，都有15個左右的到期任務(wù)

6. 但，我并不為此覺得壓力大，因為完成后打鉤時，是非常有成就感的

7. 對于那些我當(dāng)天確實不能按時完成的（這種情況不在少數(shù)），我也毫無壓力。我會重新設(shè)置一個我計劃完成的時間，推遲它。所以我的預(yù)測里面，不太存在很多過期的任務(wù)。

正如文章開頭所說，這種方法，我執(zhí)行了一年。并且絕對是卓有成效的。

然而，慢慢的，我感受到這種做法里面的一些問題，并進(jìn)行了兩點的改進(jìn)。

1. 我用時間標(biāo)簽（早中晚、日周月回顧，合計六個標(biāo)簽）取代了截止時間到做法

2. 原本利用截止日期，提前規(guī)劃自己一天、一周工作計劃的方式，改為基于標(biāo)簽安排想做的事情

再次強(qiáng)調(diào)一下，由于我管理工作的特性：

1. 有大量的被打擾的時間（領(lǐng)導(dǎo)、同事突然找我談事情、安排工作給我；注意，不是只有你的領(lǐng)導(dǎo)才會安排工作給你）

2. 剩余的時間，我可以自己安排想做的事情

3. 很多事情，都很不容易推進(jìn)（任務(wù)執(zhí)行者的時間、牽扯的人多、我自己的精力等等）

4. 事情的輕重緩急，我比較清楚

先說第1點改進(jìn)，用時間標(biāo)簽，取代截止日期。

以前，我會對這些事情設(shè)置“截止時間”，比如：

1. 定期每天重復(fù)的事情：每天早上吃一個水果，每天沖一杯檸檬水（很多人看到這個動作，覺得搞笑，但是我利用這兩個動作，養(yǎng)成了吃水果、喝水的習(xí)慣。過去多年，我工作忙起來，可以一天不喝水，這導(dǎo)致我身體出現(xiàn)幾個問題）。現(xiàn)在，已經(jīng)堅持了半年多，可以說是個不會忘記的事項了。但是還會有各種情況出現(xiàn)，讓我不能執(zhí)行這兩個動作。比如，早上起床晚了，沒有吃水果，那么我一天都會看到這個動作的存在，這將激起我的強(qiáng)迫癥。

2. 不定期每天重復(fù)的事情（只是某個時間段）：針對工作中的幾個重點項目（這個項目不是指的OmniFocus的項目，而是我實際工作中那些訂單的執(zhí)行），我最好是每天了解一下最新進(jìn)度，車間查看現(xiàn)狀，以及關(guān)注重點問題的解決。但是有時當(dāng)天很多工作，我沒時間去看，這時我就要“昧著良心”地把這些動作點擊完成。

3. 如上一節(jié)所述，周末就計劃了下周哪天要做的事情。事實情況是，我的工作中很多時間被突然打擾（比如原計劃周三上午做某事，突然有人通知我開會），因此不少提前安排到某天做的事情，就要推遲到另一天（雖然我對此沒有負(fù)罪感和壓力）。

4. 很多事情，需要耗費極大的努力，才能推進(jìn)，而提前安排工作計劃，并不知道那一天我精力（心情）好不好，因此我常常有些事情拖著不做（這點在第2點再細(xì)說）

經(jīng)過思考之后，我發(fā)現(xiàn)我的幾個規(guī)律：

1. 我在早中晚的精力（以及心情）還是比較有規(guī)律的；早上我一般時間緊張，所以不會設(shè)置多少動作（多說一句，再牛逼的系統(tǒng)提醒，也頂不上“視覺系統(tǒng)”，設(shè)置N個提醒，都不如直接把想帶走的東西放在門口，穿鞋的時候順手拿走）；中午飯后適合看書；白天特別容易被打擾，很難做需要精心思考的工作；晚上適合安靜地思考工作、寫作（注意力特別集中）；所以我設(shè)置了Morning，Noon，Evening三個標(biāo)簽，把原本設(shè)置了截止日期的準(zhǔn)備檸檬水、吃水果、看書、寫日記等放在了對應(yīng)的標(biāo)簽中，**并且我沒有設(shè)置重復(fù)時間提醒，我只是在這個時間段，拿出手機(jī)看一下這些事做了沒有；打不打鉤對我不那么重要了。

2. 我需要定期檢查（但是偶爾不檢查也沒事）的那些事，我放在了Daily、Weekly、MonthlyReview的標(biāo)簽中**，比如每周末整理公司OA郵件系統(tǒng)、整理下載文件夾；比如每天看一下重點項目的進(jìn)度；比如每月初查看、 整理某個報表等

這樣做的結(jié)果就是，這些動作對我純粹就是“備忘”，即使我偶爾忘了，也不會有任何上面說的心理負(fù)擔(dān)。

現(xiàn)在，只有那些必須在某日、某個時間點做、錯過了就很麻煩的事情，我才設(shè)置提醒。比如信用卡還款、收集工資核算表等，這樣的事情并不多。

PS：我的日歷、OmniFocus的區(qū)分還是比較明確的，日歷一般針對確定日期、時間段、且持續(xù)半小時以的事件（比如會議、出差、外出、寫總結(jié)等）；OmniFocus一般只是一個時點（一個動作，雖然很多也會持續(xù)數(shù)個小時，但是我安排在哪天、哪個時間段并不重要）。

第2點，是針對那些“總是想拖著不做”的事情。

我在第1點中，已經(jīng)提到了“拖延癥”的一個原因，就是某些事情，在我“事先計劃好的時間點”，我并沒有心情去做。

我原來一直不重視“Energy”這個標(biāo)簽，我也從來不用番茄鐘（用過一段時間不想用了），因為我一直覺得，我做起事情來，很容易集中注意力，比如我現(xiàn)在寫這篇文章，從晚上8點到11點，大腦可以一直高速運轉(zhuǎn)而不覺得累（上高中時，我同桌做作業(yè)經(jīng)常進(jìn)入忘我境界，我喊他都聽不見，沒想到我現(xiàn)在也經(jīng)常會這樣）。

PS：我知道有人看到這里會提醒我番茄鐘的好處。事實上，我打算后面要啟用這個方法，不為精力，也要為了身體能更好地調(diào)整。連續(xù)坐著工作，很容易造成頸椎疾病等。

但是，“High Energy”的含義，并不是“需要集中注意力就能完成”，而是“如何讓自己進(jìn)入注意力高度集中，不畏懼任何瑣碎、困難事情”的狀態(tài)后，才能完成的動作——因為我們并不是每天隨時都能進(jìn)入精神高度集中的狀態(tài)。

所以正確的做法，不是“計劃好時間”做這個“注意力需要高度集中”的動作，而是“當(dāng)感覺到我自己現(xiàn)在狀態(tài)非常好時，選擇去做這一類的事情”。

這是我以前的做法（要求自己進(jìn)入這種狀態(tài)去做某事）和現(xiàn)在的做法（抓住可遇而不可求的機(jī)會）的本質(zhì)區(qū)別——這不就是GTD的“合適的情境下做合適的事情”嗎，我之前一直知道在合適的地點、時間做某事，但是對最重要“精力”卻沒有想清楚？

因此，我設(shè)置了一個標(biāo)簽“High Energy-Difficult to Push”，來區(qū)分這一類的動作。

人類“拖延癥”真是個很奇妙的東西，因為很多時候，拖延并不是這件事有多難，純粹就是“我現(xiàn)在心情不好”、“我現(xiàn)在就懶得做這件事”（我沒有去研究過心理學(xué)，至少對我來說是這樣）。

比如，我以前拖延的事情，有一些是那種需要打電話或者約見某人的事情。因為我這個人一直“怕打擾、麻煩別人”（即便是我的下屬），外加“社交恐懼癥”，就很容易因為這個拖延某件事。而使用了能量標(biāo)簽后，我一下子就解決了不少以前拖著的工作。

那么，我怎么區(qū)分我什么時候用這個能量標(biāo)簽?zāi)兀?/strong>

一般是在我每周回顧時，我會把以前沒設(shè)置過標(biāo)簽的動作，找一些來作為接下來的工作（這點前面已經(jīng)提到幾次了），如果這個工作方案都還沒有（也就是動作都還沒分解）、牽涉的人多（需要我和大家討論）、需要我集中注意力（比如學(xué)習(xí)某本書，或者看某個需要做筆記的課程）……我就會設(shè)置這個標(biāo)簽。

我依然保留了地點中的Office+能量的三個標(biāo)簽（Office Focus，F(xiàn)ree，Agenda），主要是出于習(xí)慣，但是針對Focus的通常還會配上能量標(biāo)簽。

上述就是近幾個月我的兩點改進(jìn)。

正如GTD的理念，我改進(jìn)的目的不是為了“按時完成工作”，而是通過“合適的時候做合適的事情”，讓自己能夠更加“無壓工作”。

也許你早知道了這些（或者根本就沒對你造成任何困惑），沒關(guān)系，希望如文章開頭說的，我希望的只是帶來一種思路，我是如何發(fā)現(xiàn)我的問題，并改進(jìn)我的系統(tǒng)的。

文章的最后，我想說，這些并不表示我是一個效率極高、極度珍惜時間的人。

我曾經(jīng)用過aTimelogger記錄時間，半個月（了解了自己的大概時間分布）后就放棄了，因為我總覺得“偶爾放縱自己浪費點時間，虛度一下年華”才是我這樣的普通人類該做的，我完全不會因為晚上我玩了3個小時游戲，而有負(fù)罪感。

我用OmniFocus對自己的要求就是“不忘事、盡可能更高效、盡可能多做些事”而已。目前離《搞定3》提出的“平衡工作與生活的藝術(shù)”還差得遠(yuǎn)。

所以即使你覺得“本文看起來似乎有點牛逼”，你也完全不需要有壓力。

全文完