采購中的異常支出是指合同外支出，或在預(yù)先制定的采購政策之外從非首選供應(yīng)商處購買的支出。不同組織中異常支出的差異會(huì)很大，異常支出的比例取決于管理下的支出、采購政策實(shí)施的成功程度和采購成熟度。
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異常支出會(huì)給企業(yè)帶來多少損失？
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曾有報(bào)告調(diào)查稱，中型企業(yè)每年花在供應(yīng)商身上的費(fèi)用約為40.25萬元。如果 80% 是異常的支出，那么平均每家中型企業(yè)每年在未追蹤支出上的花費(fèi)為 32.2萬元。
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這在采購過程中是一筆不小的現(xiàn)金流失。三年來，將近一百萬元損失或?yàn)E用。
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關(guān)于異常支出造成的后果，企業(yè)報(bào)告稱，最顯著的影響是失去了本可以從談判合同中節(jié)省下來的資金。一些組織報(bào)告稱，談判節(jié)省的費(fèi)用損失高達(dá) 16%。
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除直接成本外，由于員工通過其他供應(yīng)商采購，異常支出還可能違反與供應(yīng)商的合同。這會(huì)削弱與供應(yīng)商的關(guān)系，使合同管理復(fù)雜化，并減緩訂單執(zhí)行速度。
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如果財(cái)務(wù)人員無法將支出與采購相匹配，他們也無法正確結(jié)賬，從而造成另一個(gè)流程瓶頸。更重要的是，當(dāng)你的采購團(tuán)隊(duì)花費(fèi)數(shù)小時(shí)審查交易和供應(yīng)商時(shí)，他們就浪費(fèi)了可以專注于更具戰(zhàn)略性事務(wù)的時(shí)間。

消除異常支出的 5 個(gè)技巧
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不良的公司開支文化和低效的技術(shù)，是造成異常支出的兩個(gè)最常見原因。因此，消除異常支出的最佳方法就是解決這兩個(gè)問題，以提高運(yùn)營(yíng)效率。
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1. 制定書面的支出政策
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管理層應(yīng)為買家提供明確的合規(guī)途徑，讓每次采購有理有據(jù)。采購部門可以通過制定企業(yè)采購政策來確保這一點(diǎn)。
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● 概述提交請(qǐng)購單或接收單的流程
● 確定所有采購的部門先決條件
● 指定部門審批人審查采購申請(qǐng)
● 制定戰(zhàn)略采購準(zhǔn)則和首選供應(yīng)商名單
● 概述訂單、發(fā)票和付款流程
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有了定義明確和充分記錄的流程，每個(gè)人都有了遵循采購流程所需的依據(jù)。
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2. 讓團(tuán)隊(duì)了解異常支出的問題
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控制異常支出應(yīng)該整個(gè)企業(yè)共同努力。先讓管理層了解異常支出和上述違規(guī)成本，意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，并確保他們反過來教育自己的部門。
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另外，企業(yè)還應(yīng)該多多宣傳異常支出的負(fù)面影響和消除異常支出的積極成果。向員工說明企業(yè)采購政策背后的 "原因"，為新員工提供采購入職培訓(xùn)，解釋 "從采購到付款"（P2P）流程如何運(yùn)作等等。
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3. 通過采購管理系統(tǒng)進(jìn)行采購
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75%的企業(yè)表示，缺乏自助服務(wù)的采購工具是造成異常支出的主要原因之一。使用直觀的采購管理系統(tǒng)集中采購，可避免員工在正式合同之外花費(fèi)。
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像 8Manage SRM?這樣的集中采購管理系統(tǒng)不僅用戶界面友好，還能整合支出。團(tuán)隊(duì)成員只需登錄賬戶，在工具的指導(dǎo)下完成整個(gè)采購流程，并在一個(gè)地方提出所有采購申請(qǐng)和訂單。
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你不僅可以在該系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)算和執(zhí)行審批，還可以在平臺(tái)中實(shí)現(xiàn) 100% 的支出可見性。這意味著你可以按組織架構(gòu)、開支類型、產(chǎn)品類型或供應(yīng)商類型查看支出情況，確保員工沒有超出合同規(guī)定的支出。
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8Manage SRM可以建立自定義報(bào)告來標(biāo)記異常支出，并為采購訂單、交貨單和發(fā)票之間的三向匹配建立和審計(jì)跟蹤，以確保企業(yè)只支付經(jīng)過驗(yàn)證的發(fā)票，而不會(huì)支付重復(fù)的發(fā)票。
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4. 圍繞合規(guī)性改變企業(yè)文化
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根據(jù)哈克特集團(tuán)（The Hackett Group）的一項(xiàng)研究，69% 的企業(yè)表示員工的 "不合規(guī)心態(tài) "是造成異常開支的另一個(gè)主要原因。這個(gè)問題的核心是企業(yè)文化問題。
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員工可能不是故意逃避合規(guī)，例如，他們有時(shí)會(huì)相信自己找到了更好的供應(yīng)商。但這仍然意味著企業(yè)資金的使用超出了正式的采購政策范圍。
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而且這種不合規(guī)的采購行為并不總是顯而易見的。由于各自為政的采購行為和部門支出，許多首席財(cái)務(wù)官無法獲得他們所需的支出可見性。
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通過改變支出文化并創(chuàng)建自動(dòng)化和預(yù)算限制，企業(yè)可以鼓勵(lì)員工遵守規(guī)定并以更好的可見性支持政策。
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5. 確定既滿足需求又省錢的供應(yīng)商
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63%的企業(yè)表示，采購節(jié)省的實(shí)現(xiàn)率降低（即錯(cuò)過了談判合同帶來的節(jié)?。┦钱惓ＶС鏊鶐淼淖顕?yán)重后果之一。但是，員工經(jīng)常在協(xié)商合同之外采購，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為自己找到了更好的選擇，或更喜歡選擇不同的供應(yīng)商。
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這就是問題所在：你希望采購既能滿足員工需求，又能最大限度地節(jié)約成本。一些采購工具可以按供應(yīng)商分析你所需的產(chǎn)品，幫助你找到最佳交易。
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8Manage SRM采購管理系統(tǒng)會(huì)對(duì)不同的供應(yīng)商進(jìn)行分析，部分依據(jù)是你過去的采購歷史。它能找出為貴公司節(jié)約成本最多的供應(yīng)商，甚至是產(chǎn)品替代品。
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通過8Manage SRM消除異常支出
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異常支出與其他不符合要求的流程一樣，會(huì)導(dǎo)致節(jié)約減少，風(fēng)險(xiǎn)增加。優(yōu)先減少異常支出的組織可實(shí)現(xiàn) 90% 的員工合規(guī)率（合同內(nèi)支出）。