管理職責

采購部是公司采購管理部門，負責公司各項采購管理規(guī)定及流程的制定及列入集中采購范圍采購項目的執(zhí)行；

公司其它部門亦是采購管理的重要組成部分，參與采購過程與供應商評價等工作，同時負責自主采購范圍采購項目的執(zhí)行。

管理內容

公司實行集中采購與自主采購相結合的采購管理體制，所有采購行為均應按照公司采購管理規(guī)定及各項采購程序執(zhí)行。

集中采購

采購部負責公司的設備、物料、服務、工程項目等有關的采購管理工作，亦稱集中采購。

2.1.2內容：包括設備、原輔材料、生產及非生產性低值易耗品、各類與日常生產運行相關的服務、新建改造工程、修繕工程及其它與工程建設有關的采購。

自主采購

2.2.1公司其它部門根據(jù)各自職責分別負責專業(yè)性強、功能定向的某些特殊采購，亦稱自主采購。

2.2.2內容：如咨詢、培訓、IT系統(tǒng)新建維護、黨群工會費類采購、業(yè)務招待用品等。

采購方式

根據(jù)采購項目內容、采購限額標準以及所購產品對服務、安全的影響程度，公司將采購分為三種方式：招標采購、直接采購、競爭性談判或詢價采購。公司所有的采購都應遵照以上的采購方式進行。

招標采購：凡符合招標條件的都應采用招標的方式進行采購。詳見公司《招投標管理規(guī)定》。

直接采購：簡稱“直采”，是指向一家供應商直接購買產品的采購方式。采用該種方式必須符合以下情況之一：

3.2.1只能從特定供應商處采購，或供應商擁有產品專有權，且無其它合適替代產品；

3.2.2原采購產品的后續(xù)維修、零配件供應、更換或補充，必須由原供應商提供的；

3.2.3對于服務采購項目，供應商在上一年度評價中為合格，所提供服務質量、價格均得到用戶及相關部門的認可，可在下一年度考慮經談判后直接與其簽定合約；

3.2.4框架協(xié)議中的產品。

詢價采購：是指通過對兩家或兩家以上的潛在供應商的報價及其所提供產品性能等因素進行比較的基礎上，確定性價比最優(yōu)供應商的采購方式。包括：比價、競爭性談判、評審等方式。

3.3.1比價：

3.3.1.1比價定義：根據(jù)確定的需求，由采購人員在市場中的一定范圍內選出若干供應商，請其對所提出的需求進行報價，采購人員根據(jù)其所報價格,對其需求的響應程度、資質、產品質量等進行綜合評定，選出相對性價比最優(yōu)供應商進行合作。該采購方式適用于需求明確、市場競爭充分、產品或服務較為成熟的采購項目。

3.3.1.2比價適用條件：

ａ、設備類：

??市場標準性設備類；

??為保證公司現(xiàn)有系統(tǒng)延續(xù)性與一貫性，已確認品牌的產品；

??總價不超過100萬元的其他設備。

b、物料類：已確定品牌的物料產品；總價不超過100萬元的物料采購項目。

c、服務類：除采用直采方式采購外總價不超過100萬元的服務采購項目。

3.3.2競爭性談判適用條件：市場競爭不充分，符合條件的潛在供應商只有兩家的采購項目。

3.3.3評審適用條件：50-100萬的項目；需求不易清晰描述，市場競爭充分的采購項目。

3.3.4在進行詢價采購時應考慮產品價格、質量、供貨商資質、信譽、服務質量、售后服務等因素。

采購策略

采購策略是為區(qū)分公司關鍵采購行為，合理運用采購方式，提高工作效率、控制采購風險而制定的相關辦法，具體包括：

協(xié)議供應策略：針對采購頻次高且采購內容及市場價格相對穩(wěn)定的采購項目，為保證采購效率，通過運用合理的采購方式，選定相應供應商，與其簽訂較長期限（不低于一年）的產品采購協(xié)議（又稱框架協(xié)議），在協(xié)議中約定采購產品范圍、產品價格及付款方式等，有采購需求時，可直接對其下采購訂單。

4.1.1協(xié)議供應策略的優(yōu)點是：減少了每次采購詢價比較過程，提高了執(zhí)行效率；通過與供應商的長期合作，增加互信，提高總體供貨品質，降低采購成本；

4.1.2協(xié)議供應策略的缺點是：不適用價格變動較快的產品，價格的確定只能周期性進行，不能完全反映市場狀況，解決措施是建立查價制度，對產品價格定期或不定期作市場調查，依據(jù)市場作價格調整。

有限競爭采購策略：針對具有行業(yè)特點且市場競爭并不充分的采購項目，以及涉及核心業(yè)務系統(tǒng)、需求復雜、技術含量較高，需反復論證才能實施的采購項目，經采購部同使用部門協(xié)商后，與一定范圍內的潛在供應商進行談判從而確定最終合作供應商。有限競爭采購策略適用于競爭性談判或詢價采購方式。

4.2.1該策略的應用范圍，需由技術采購部與使用部門共同確定，并在一段時間內（如：一年）保持穩(wěn)定。

4.2.2確定此類供應商范圍時，應著重考慮此類供應商的以下方面：

4.2.2.1行業(yè)認證資質；

4.2.2.2某類設備的代理資質；

4.2.2.3從事相關行業(yè)的資歷；

4.2.2.4進貨渠道，應能保證從廠商正規(guī)渠道及分銷處獲得產品，并提供相應證明。

4.2.3有限競爭采購策略的優(yōu)點是：采購過程時間可隨需求緊急程度由采購部門掌握；技術方案經過逐輪談判更加符合公司實際需求；通過談判及潛在供應商之間的競爭使最終價格更趨近于公司期望值；

拆分與組合策略：針對某些單個項目中不同類別的采購細目或多個項目中相同類別的采購細目，為體現(xiàn)采購優(yōu)勢可以根據(jù)實際情況進行合理的拆分與整合，重新組合后再運用合適的采購方式執(zhí)行。該策略適用于內容較復雜的采購項目。

4.3.1拆分與組合策略可以合理規(guī)避公司的采購風險，將項目中不同層次、類別的采購區(qū)分開來，分別選擇行業(yè)中較高水平的供應商來提供產品或服務，充分體現(xiàn)采購優(yōu)勢，保證各項采購細目的質量，維護公司的利益；

4.3.2根據(jù)項目的規(guī)模及子項目的重要程度，對公司生產運行的影響及用戶需求、技術需要等方面來判定是否需要進行拆分與組合；

4.3.3由采購部協(xié)同用戶部門對項目進行拆分，拆分后形成相關記錄，技術采購部根據(jù)現(xiàn)有需求，據(jù)實際情況對子項目進行整合執(zhí)行或直接執(zhí)行。

采購流程

采購流程是公司所有對外采購活動執(zhí)行的規(guī)范，也是監(jiān)督檢查采購活動的依據(jù)。采購部門和用戶均應按照規(guī)定的采購流程進行采購。

采購流程根據(jù)相應的采購內容分為四項子程序：

5.2.1物料采購程序，對公司所有物料采購活動進行規(guī)范-具體執(zhí)行程序參見《物料采購程序》；

5.2.2設備采購程序，對公司所有設備采購活動進行規(guī)范-具體執(zhí)行程序參見《設備采購程序》；

5.2.3服務采購程序，對公司所有服務采購活動進行規(guī)范-具體執(zhí)行程序參見《服務采購程序》；

5.2.4工程采購程序，對公司所有工程采購活動進行規(guī)范-具體執(zhí)行程序參見《工程改造前期準備程序》、《工程改造項目實施程序》、《工程改造竣工驗收程序》。

采購需求

采購需求分為：物料采購申請、設備采購申請、服務采購申請及項目交接單（工程項目采購申請），分別對應為物料采購程序、設備采購程序、服務采購程序及工程采購程序。

采購需求由用戶提出，應包括功能要求、技術參數(shù)要求、供應商資質要求、售后服務要求、培訓要求、技術文件要求、驗收要求、備品工具要求等（具體詳見《產品采購需求表（設備專用）》、《一般產品采購明細表》、《服務采購需求表》）。

采購需求需經用戶部門經理審批、簽字確認方可生效，生效后作為采購動作開始的標志。

采購需求將作為擬定采購合同即制作采購訂單的重要依據(jù)。

需進行招標采購的項目，用戶負責提出基本需求，采購部負責組織標書的編寫，最終由用戶確認標書中技術部分的內容。

供應商選擇

采購部在經過對各用戶部門的采購需求確認之后，需在批準級以上供應商中進行合理的選擇。

詢價采購供應商的選擇

7.1.1只有批準級供應商才能進入供應商選擇程序（供應商級別詳見《供應商管理規(guī)定》）；

7.1.2原則上同一個項目的備選供應商不少于三家，特殊情況除外（如某些特種設備、備件等）；

7.1.3供應商選擇應從業(yè)務角度出發(fā)進行多因素評估；

如：對沒有國家或行業(yè)標準的服務供應商應做以下檢視：

7.1.3.1其在所從事行業(yè)中的歷史；

7.1.3.2其為機場行業(yè)提供服務的歷史；

7.1.3.3在相關行業(yè)中的成功案例；

7.1.3.4實際經營能力；

7.1.3.5人員結構及專業(yè)素質；

對以上各條進行綜合考察，以確保提供服務的資質等；

7.1.4供應商的確定應遵守采購流程，主要依據(jù)技術采購部的產品詢價記錄及供應商評價結果等。

招標采購供應商選擇

7.2.1在公司批準級以上供應商中選擇相應類別供應商發(fā)放標書，根據(jù)評標委員會出具的評標報告確定供應商（詳見《招投標管理程序》）。

直接采購供應商選擇

7.3.1針對直接采購的特殊性，對相應的供應商進行資格審核，原則上審核通過后即可確定。對直采供應商的約束與要求，可以通過與之進行談判的方式進行溝通、解決。

采購合同的管理及使用

合同在此為廣義合同，包括產品買賣合同、服務采購合同、工程采購合同及框架協(xié)議。

定義及使用范圍

8.1.1產品買賣合同是指在設備、物料采購活動中金額在十萬元以上（包括十萬元），所簽訂的合同；（十萬元以下的設備、物料采購可不簽產品買賣合同，直接作采購訂單，（詳見《設備采購程序》及《物料采購程序》）

8.1.2服務采購合同是在進行服務采購活動時簽訂的合同，服務采購的性質決定了任何一項服務采購都必須有合同約束；

8.1.3工程項目采購合同是在進行工程采購活動時簽訂的合同，對工程采購項目的和約雙方的權利及義務進行約定；

8.1.4 框架協(xié)議又稱產品采購協(xié)議，是指將確定可以進入目錄的產品通過詢價或招標方式確定價格后與相應供應商簽訂的合同。合同中規(guī)定產品采購范圍、確定產品單價，結算之時以實際發(fā)生金額為準。

合同的談判與簽訂

8.2.1合同談判由采購部組織，與用戶、潛在供應商（以下簡稱談判對象）共同參加；

8.2.2談判分為商務條款和技術條款兩部分內容，采購部主要側重商務條款，包括：價格、價格構成、到貨時間、售后服務、付款方式、培訓、驗收條款等。用戶則主要側重詳細的技術條款部分；

8.2.3 談判的原則：

8.2.3.1 在有效保證公司利益的基礎上，對所有參與談判的潛在供應商（以下簡稱談判對象）均須公正、公平的對待，在同一項目中應給不同的談判對象提供相同的信息；

8.2.3.2 同一項目的談判過程中，任何情況下都不得透露有關其它談判對象的報價及技術方案等相關保密信息；

8.2.3.3 與談判對象進行的所有談判均應做好記錄。

8.2.4 談判雙方達成一致后，技術采購部負責起草合同文本，起草合同文本時除基本的商務條款及技術條款外，應將已確認的采購需求及談判內容在合同中作充分描述。

8.2.5合同的審核和簽訂應按公司的合同管理規(guī)定執(zhí)行（詳見《合同管理規(guī)定》）。用戶負責審核合同中所體現(xiàn)需求的全面性和準確性；規(guī)劃發(fā)展部負責審核合同法律條款的正確性及合同報批文件的完整性，財務部門負責審核項目的預算情況、財務支付條款的合理性等。

合同的變更

根據(jù)變更的性質和重要性，用戶和采購部，應當在適當?shù)那闆r下與其他相關部門、供應商進行磋商后，對實施變更要采取的措施以及確定價格要采取的方法達成一致意見后，方可進行變更，具體變更流程詳見《合同管理規(guī)定》。

合同的終止與暫停

8.4.1除了緊急情況或為了保證符合法律規(guī)定，無論任何理由，任何有中止或暫停合同的措施都應該由技術采購部和用戶雙方共同提出，對提出的措施應當咨詢法律事務和其他部門后將相應內容通知供應商，并與之進行磋商達成一致。

8.4.2當合同的中止或暫停是由于供貨商的違約時，用戶和采購部應該考慮并決定是否要根據(jù)合同要求供貨商做出賠償。

應急采購

定義：包括計劃外因緊急情況需啟動的項目以及?屬計劃內但由于突發(fā)情況須應急啟動項目。

分類：

9.2.1第一類：?凡對運行造成嚴重影響或中斷，須立即搶修實施的項目；

9.2.2第二類：?凡屬安全、運行存在重大隱患，須盡快實施的項目；

9.2.3第三類：?屬于政府指令的緊急項目。

應急采購項目啟動程序

9.3.1第一類應急項目：由用戶部門在公司限定的供應商范圍內選擇供應商實施搶修，并做好實施過程記錄以備結算審核，同時在第一時間報知技采部；

9.3.2第二、三類應急項目：需由用戶部門以紙件形式報送分管領導，批準后技采部啟動應急程序。

應急采購供應商選擇

9.4.1應急采購項目供貨單位的選擇：

9.4.1.1應急采購項目的供應商應從公司合格級以上（包含）供應商中選取，但應由高到低進行選擇；

9.4.1.2如在公司供應商名錄中的供應商不能提供相關產品或服務，則由技術采購部在市場中選定符合條件者。

9.4.2應急工程項目施工單位的選擇：

9.4.2.1直接選擇供應商評價中符合專業(yè)資質要求的分數(shù)最高的承包商實施。

9.4.3若項目投資超出公司招標限額的，按公司招標管理規(guī)定啟動不招標審批程序。

應急采購時候評估

9.5.1由規(guī)劃、紀委、及相關職能部門對已完成的應急采購項目進行評估、審計，確定是否屬應急范圍，若不符，則對需求發(fā)起者進行相應處理。

驗收

采購部組織各相關部門進行驗收，參加驗收單位一般包括用戶部門的主管領導或被授權人員、技術人員、采購部資產管理人員、相關職能主管部門人員等（具體驗收標準及流程詳見各項采購程序）。

付款

各類采購均經驗收合格后，方能辦理付款手續(xù)（預付款除外）。付款手續(xù)的辦理應遵守公司財務相關規(guī)定，具體方法及流程詳見各項采購程序。