一位全職網(wǎng)絡(luò)講師的工作流分享
在上次分享知識庫前，有很多同學在問我關(guān)于怎么管理個人工作事項、待辦任務(wù)的問題。正好我最近也在優(yōu)化自己的工作流，所以借此機會做個簡單的分享。
首先，我們明確下個人工作流的概念，即制定自己的工作（打工和日常任務(wù)都算）任務(wù)，并有效實踐和完成的方法系統(tǒng)。
一個有效的工作流，可以避免我們迷失于生活、工作中的瑣事，每天的精力和時間都被不知名的黑洞吞噬，渾渾噩噩地度過。
GTD 原則創(chuàng)始人戴維·艾倫在 《搞定》 一書中說過：
“輕松自如控制一切的關(guān)鍵是，1.明確判斷工作的預期結(jié)果以及為實現(xiàn)目標所需要執(zhí)行的下一步具體行動。2.把一切尚待解決的工作的提示信息安置在一個完善可靠的系統(tǒng)中，并定期回顧和審閱?！?/p>
簡單來講，就是想好你要做的工作有什么收益，并確定要執(zhí)行的方法，然后用一個固定的工具做記錄。
雖然工作流的應(yīng)用有一些比較底層的邏輯去支撐，作為為何那么行事的依據(jù)。不過我不打算寫得太啰嗦，直接告訴大家我的做法，后面有機會再追本溯源，長篇大論解釋一番。
下面是我的流程：
劃分工作的類型
在軟件中建立待辦項
任務(wù)的執(zhí)行過程
階段性工作復盤
1.劃分工作類型
我首先會把我所有的工作劃分成三個基礎(chǔ)大類，生活、學習、工作。和娛樂不同，這是需要我進行具體規(guī)劃和完成的事項。
生活任務(wù)，相對容易解釋一點，包括健身、做飯、收拾、打掃之類的瑣事，我就不一一介紹了。
學習任務(wù)，則是有目的性的進行一些學習的規(guī)劃，比如之前知識庫中，我就有專門放一欄學習的任務(wù)卡片，包括要看的書，要學的軟件，要掌握的技能。
工作任務(wù)，則是有關(guān)工作任務(wù)的內(nèi)容。工作包含項目和零碎的日常大分類，每個分類都可以進行拆分，比如不同的項目，項目下不同的階段還是分類工作。
在這個步驟中，最重要的就是理解每個項目的收益和權(quán)重，然后再具體拆分成可以執(zhí)行的任務(wù)。比如我要完成一套軟件課程的錄制：
準備整體教學大綱和課程對應(yīng)內(nèi)容目錄
準備對應(yīng)的課程演示案例 1-8
準備課程需要提供的學習素材 XX
準備課程1的 PPT
完成課程1的錄制
準備課程2的PPT
準備課程2的錄制
……
上傳課程到 XX 平臺
拆解完任務(wù)，并了解其收益的情況下，我就可以有效的制定相關(guān)的排期，這個項目整體什么時間截止，里面的具體任務(wù)應(yīng)該哪個時間點以前完成。
2.在軟件中建立待辦事項
接下來，就是找個固定的軟件，來記錄自己的待辦事項了。
我使用過數(shù)十款個人待辦事項的軟件，最終選擇了 Things 這個蘋果 Appstore 重磅推薦的管理工具。
如果不是重度效率軟件使用者的話，就推薦使用滴答清單或者 Wunderlist 之類的，Things 售價還是偏貴，平臺獨立收費，Mac 版 328，iPhone 版 68，iPad 版 128。
在軟件里，我會將生活和學習作為一個項目來創(chuàng)建，將工作創(chuàng)建一個獨立的分區(qū)（可以包含多個項目）。然后再在每個項目下方羅列工作的明細。
針對工作的項目，每個項目根據(jù)不同的性質(zhì)會羅列不同的子任務(wù)數(shù)量。比如一期課程任務(wù)數(shù)量實際上是特別多的，而且時間跨度大任務(wù)類型相似，我就沒必要把所有任務(wù)一次列出來。每次增加一到兩個大章的任務(wù)即可。
至于添加任務(wù)的時間，一般我會在每周天晚上或周一規(guī)劃整周的任務(wù)，或者中途增加了新項目的時候會有一定的時間思考整個項目的拆分。
只要不是非常硬性的外部因素，我就不會直接給每條任務(wù)添加具體的截止日期，而是只在項目下方備注整個項目大概什么時候做完。
而在每天開始工作前，我會將今天要做的事情篩選出來，添加今天完成的設(shè)置，將它們同步進 “今天” 的標簽中。這個標簽內(nèi)的列表，就是我今天要做完的所有事情。
要記得，我們一整天的精力是要分配給生活、工作和學習的。不要讓一天的任務(wù)量遠超你可以接受的地步，要合理進行優(yōu)化。
3.任務(wù)的執(zhí)行過程
有了今天所有待辦的事項，我就可以展開當日的工作了。
我一般都建議，有些生活上的瑣事或者工作上的瑣事，盡量能在早上處理。比如什么曬衣服、換貓砂、回消息、查郵件之類的。
大早上是多數(shù)人精力比較分散的時候（不排除少部分人專注度極高），所以用松散的狀態(tài)應(yīng)對這些不需要腦力的工作是最好的。所以，到下午再開始進行最困難和最重要的工作、學習。
而在提醒我自己完成任務(wù)這件事上，我是充分借助 Apple watch 的一些特性的。其中一款表盤可以將主區(qū)域設(shè)置成 Things 的今日待辦同步，我就可以在舉手的過程看見我應(yīng)該完成工作。
同時，因為我有用番茄鐘和記錄睡眠的習慣，所以我索性做了這個工作專用表盤。
左上角的環(huán)，代表我睡眠的對應(yīng)質(zhì)量，如果環(huán)沒滿，代表我睡不太好（7個半小時都不到），今天的精力是受限的。這里我用的是 Autosleep 的睡眠記錄工具，應(yīng)該是 iOS 平臺里最好的。
睡眠質(zhì)量決定了我今天可以投入的大致工作時長和質(zhì)量，不管我愿意還不愿意。如果睡得太差，當天的工作時長就要降低，應(yīng)對晚上直播課程的精力投入。
下面的三個表盤，則是搬磚、閱讀、學習三個番茄鐘。這里我是用 Off Screen 這款軟件來實現(xiàn)的，它允許你創(chuàng)建任意的專注類型，并進行計時和計數(shù)。
當我要開始投入到其中一種類型時，就可以點擊直接進行計時，在到點后會有提示再停止。一方面作為番茄使用，另一方面作為一天精力開銷的賬單，要保證當天需要直播的情況下賬單不超支。
所以，每天安排的任務(wù)我能用越短的番茄鐘數(shù)量來完成越好，這樣我就可以有更多精力來分配給其它的事情。不管是學習，還是健身、做飯、娛樂。
4.階段性工作復盤
最后，就是階段性工作復盤了。每周末，每月末，最好都會空出一點時間來做一下任務(wù)的回滾（別光顧著 EMO 了）。
Things 有個設(shè)置可以保持完成的任務(wù)不自動消除，我會在復盤的時候?qū)η懊孀龅墓ぷ鬟M行簡單的檢查反思，看有沒有要改進和遺漏的地方。
然后，一次性歸檔所有已完成任務(wù)。再思考下不同項目現(xiàn)在的進度，對它們進行更新。
這個階段最重要的，就是確保每過一段時間你的工具里記錄的任務(wù)全是最新的，符合你當前狀態(tài)的，這樣你才可以完全信任自己的待辦清單（GTD基本要求），執(zhí)行工作就會更堅決、更清晰。
以上就是我關(guān)于個人任務(wù)流的相關(guān)分享了，每個人都可以自己去建立屬于自己的工作流，而不同完全照搬別人的方法。
雖然我的方法還有很多不足，中間也會涉及到一定的執(zhí)行力不足，其它方面的阻力。但只要你有目的性的去建立工作流，形成習慣，那么你的生活一定會有非常大的變化和改進。
想要更好的生活和娛樂，就要更好的規(guī)劃和工作。
“自驅(qū)” 讓人自由！
